Ein Filmfestival Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Filmfestival entscheidet nicht nur die Filmauswahl über den Ablauf. Rechte, Vorführtechnik, Untertitel, Einlass und Pausenverpflegung müssen in einer festen Reihenfolge geklärt werden. Beginne mit Programm und Veranstaltungsort, prüfe danach die technischen Anforderungen und plane erst dann Einladungen, Tickets und Catering. Die häufigsten Probleme entstehen in den letzten Tagen: Dateien werden zu spät getestet, Adapter fehlen oder gekühltes Catering kann nicht rechtzeitig gelagert werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Filme auswählen
3 Personen
- 2
Aufführungsrechte überprüfen
2 Personen
- 3
Filmprogramm zusammenstellen
3 Personen
- 4
Ablaufplan für Vorführungen erstellen
2 Personen
- 5
Location und Räume reservieren
2 Personen
- 6
Ausrüstungsreservierungen vornehmen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Festival online veröffentlichen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 12
Gastredner bestätigen
2 Personen
- 13
Filmdateien sammeln
2 Personen
- 14
Filmdateien technisch testen
2 Personen
- 15
Untertitel überprüfen
2 Personen
- 16
Programmhefte gestalten
2 Personen
- 17
Beschilderung entwerfen
- 18
Armbänder und Tickets bestellen
- 19
Catering bestellen
2 Personen
- 20
Technische Sicherungskopien erstellen
2 Personen
- 21
Publikumsinformationen drucken
2 Personen
- 22
Volunteer-Briefing vorbereiten
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Filme auf das Abspielgerät laden
2 Personen
- 25
Catering gekühlt lagern
2 Personen
- 26
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 27
Projektoren und Bildschirme testen
3 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Technik vollständig anschließen
3 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 32
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 33
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 34
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 35
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 36
Eingang und Ticketkasse besetzen
3 Personen
- 37
Besucher empfangen
3 Personen
- 38
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 39
Ersten Film starten
2 Personen
- 40
Raumwechsel begleiten
3 Personen
- 41
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Zweiten Film starten
2 Personen
- 44
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
- 45
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
- 46
Dritten Film starten
2 Personen
- 47
Abendpause organisieren
3 Personen
- 48
Publikumsabstimmung austeilen
2 Personen
- 49
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 50
Letzten Film starten
2 Personen
- 51
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 52
Kasse und Ticketverkauf schließen
2 Personen
- 53
Ausrüstung sicher abschalten
2 Personen
- 54
Abfall sofort einsammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 56
Technik abbauen
3 Personen
- 57
Räume reinigen
4 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 59
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
- 60
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 61
Übrig gebliebenes Catering sortieren
2 Personen
- 62
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
- 63
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 64
Location sauber übergeben
2 Personen
- 65
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 260
- KlappischeAnz. 18
- Eingangsbereich
- BuffetischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 12
Ausstattung
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- MedienplayerAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Ersatz-USB-SticksAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- KopfhörerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 6
- BatterieladegeräteAnz. 4
Beleuchtung
- LED-PanelsAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- ErsatzbatterienAnz. 24
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- WeingläserAnz. 80
- TellerAnz. 280
- GabelnAnz. 280
- MesserAnz. 280
- LöffelAnz. 280
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- SchälchenAnz. 20
- ServierschalenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 4
Dekoration
- FestivalplakateAnz. 20
- FilmplakateAnz. 12
- Roter Teppich
- Fotowand
- TischdeckenAnz. 8
- WegweiserAnz. 16
- KabelbinderAnz. 100
- AbdeckbandAnz. 8
- NamensschilderAnz. 300
- StifteAnz. 40
- StimmzettelAnz. 300
- ProgrammhefteAnz. 300
- TicketsAnz. 300
- ArmbänderAnz. 300
- KlemmbretterAnz. 6
- KleberAnz. 10
- PapierklebebandAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- PapierhandtücherAnz. 12
Tipps
- Kläre die Aufführungsrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Plane für jeden Film eine schriftliche Bestätigung ein und halte Titel, Laufzeit und Untertitelversion in einer Programmliste fest.
- Teste jede Filmdatei spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Festival auf dem tatsächlichen Medienplayer. Prüfe dabei Bild, Ton, Untertitel und das Zusammenspiel von Projektor, HDMI-Kabeln und Adaptern; speichere zusätzlich eine technische Sicherungskopie.
- Erstelle pro Vorführung einen Ablauf mit Einlass, Startzeit, Filmlänge, Pause und anschließender Gesprächsrunde. Plane mindestens 15 Minuten Wechselzeit zwischen zwei Vorführungen ein, damit der nächste Film geladen und die Technik kontrolliert werden kann.
- Briefe Freiwillige spätestens am Vortag mit festen Einsatzzeiten und Zuständigkeiten. Am Einlass braucht ihr klare Informationen zu Tickets und Armbändern, während im Saal Beschilderung, Mikrofone und Lautsprecher rechtzeitig geprüft werden müssen.
- Bestelle Catering und Geschirr nach dem endgültigen Anmeldestand und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher. Kläre vorab, wo Kühlboxen stehen und wann gekühlte Speisen angeliefert werden, damit sie nicht während der ersten Vorführung ungekühlt herumstehen.
Häufige Fragen
- Wie lange braucht man, um ein Filmfestival zu organisieren?
- Für ein kleines Filmfestival solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen einplanen. Rechte, Raumreservierungen und Technik können mehrere Wochen dauern; die Filmdateien sollten spätestens 3 bis 5 Tage vor Beginn vollständig getestet sein.
- Wann muss man die Aufführungsrechte für ein Filmfestival klären?
- Kläre die Rechte, bevor du das Festival online veröffentlichst oder Einladungen verschickst. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, damit Rückfragen zu einzelnen Filmen nicht den Programmstart verzögern.
- Wann sollte man die Filmdateien testen?
- Teste jede Datei spätestens 3 bis 5 Tage vor der ersten Vorführung auf der vorgesehenen Abspieltechnik. Eine kurze Kontrolle am Veranstaltungstag reicht nicht aus, weil Untertitel, Tonspuren und Adapterfehler dann kaum noch zu beheben sind.
- Wie viel Wechselzeit braucht man zwischen zwei Filmvorführungen?
- Plane mindestens 15 Minuten zwischen zwei Vorführungen ein, bei unterschiedlichen Formaten besser 20 bis 30 Minuten. Diese Zeit brauchst du für Saalwechsel, Technikprüfung, das Laden der nächsten Datei und verspätete Gäste.
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