Zo organiseer je een filmfestival zonder verrassingen

Begin met het programma, de locatie en de vertoningsrechten; pas daarna leg je techniek en publiekscommunicatie vast. Een filmfestival loopt meestal mis doordat bestanden, adapters of geluidsinstellingen pas op de dag zelf worden gecontroleerd. Plan daarom een volledige technische test en houd een USB-back-up van elke film bij de hand. Werk vervolgens toe naar bezoekersinformatie, vrijwilligersindeling, catering en een duidelijke opbouwvolgorde op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en filmtitels vastleggen
2 personen
2
Films en vertoningsrechten controleren
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Projector en scherm reserveren
5
Filmprogramma ontwerpen
6
Uitnodigingen opstellen
7
Aanmeldformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Programma online publiceren
10
Posters ophangen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
14
Bezoekersinformatie versturen
15
Films downloaden en controleren
2 personen
16
Technische test plannen
17
Technieklevering bevestigen
18
Cateringbestelling plaatsen
19
Printwerk voorbereiden
20
Films op USB-back-up zetten
21
Bezoekerslijst printen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Techniek en materialen ophalen
2 personen
24
Houdbare catering klaarzetten
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Techniek uitpakken
2 personen
27
Zaal indelen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Scherm en projector plaatsen
2 personen
30
Speakers aansluiten
2 personen
31
Verlichting instellen
2 personen
32
Films technisch testen
2 personen
33
Reserveapparatuur klaarzetten
34
Entreebalie inrichten
2 personen
35
Programma's en naambadges klaarleggen
2 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Dranken koelen
2 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Toiletten controleren
41
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
43
Deuren en entree voorbereiden
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Aanmeldingen afvinken
2 personen
46
Programma's uitdelen
2 personen
47
Openingswoord verzorgen
48
Eerste film starten
49
Filmvertoning begeleiden
2 personen
50
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
53
Tweede film aankondigen
54
Tweede film starten
55
Filmvertoning begeleiden
2 personen
56
Warme hapjes serveren
3 personen
57
Avondpauze begeleiden
3 personen
58
Derde film aankondigen
59
Derde film starten
60
Filmvertoning begeleiden
2 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Publieksvragen verzamelen
63
Afsluiting verzorgen
64
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

66
Projector veilig uitschakelen
67
Films en bestanden veiligstellen
68
Catering afruimen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval sorteren
2 personen
71
Zaal schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Meubilair terugplaatsen
4 personen
74
Techniek inpakken
2 personen
75
Locatie afsluiten
2 personen
76
Techniek retourneren
2 personen
77
Overgebleven boodschappen opruimen
78
Bezoekerslijst archiveren
79
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Entreebalie
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectorlamp
Filmscherm
Laptopsaantal 2
USB-sticksaantal 3
Speakersaantal 2
Audiomixer
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Afstandsbedieningenaantal 2

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare koffiebekersaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Schalenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3

Decoratie

Filmpostersaantal 12
Pijlenbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Naambadgesaantal 30
Badgehoudersaantal 30

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6
Handschoenenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg filmtitels en speelduur eerst vast en controleer daarna per film de vertoningsrechten. Zo ontwerp je geen programma rond een titel die uiteindelijk niet vertoond mag worden.
Reserveer projector, filmscherm, speakers, audiomixer en microfoon samen met de locatie. Controleer ook vooraf welke HDMI-kabels, adapters, verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn; die ontbreken vaak op het laatste moment.
Plan de technische test vóór de festivaldag met de echte laptops, bestanden en geluidsopstelling. Test iedere film volledig op beeld, geluid en ondertiteling en zet daarna een USB-back-up klaar.
Open de aanmeldingen pas wanneer het programma en de bezoekersinformatie klaar zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding, zodat de cateringbestelling niet op de laatste dag hoeft te worden aangepast.
Werk op de festivaldag met een vaste volgorde: techniek en materialen ophalen, locatie openen, entree en garderobe inrichten, catering klaarzetten en pas daarna de bezoekerslijst en zaalopstelling afronden. Neem zaklampen mee voor controle in een verduisterde zaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met programma, locatie en vertoningsrechten. Reserveer projector, scherm en geluidsapparatuur zodra de datum en locatie vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 6 weken van tevoren.
Wanneer moet je de films testen voor een filmfestival?: Plan de volledige technische test 3 tot 7 dagen vóór het festival. Controleer elke film op de gebruikte laptop, projector, speakers en HDMI-adapter en bewaar daarna een USB-back-up.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een filmfestival?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor entree en bezoekerslijst, 1 voor zaal en garderobe en 1 voor techniek per gelijktijdige zaal. Bij één zaal zijn 3 vrijwilligers een praktisch startpunt.
Wanneer verstuur je bezoekersinformatie voor een filmfestival?: Stuur de praktische informatie 5 tot 7 dagen vooraf en vermeld programma, aanvangstijd, locatie, route, catering en eventuele dieetafspraken. Zo kunnen bezoekers vragen nog vóór de festivaldag stellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.