Ein Filmfestival organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Filmfestival steht und fällt mit drei Dingen: einem belastbaren Programm, geklärten Vorführrechten und Technik, die vor dem Einlass getestet wurde. Beginne mit Filmtiteln, Termin und Veranstaltungsort, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Besucherinformationen und Catering. Die letzten Tage gehören nicht mehr der Programmplanung, sondern dem Testen, Sichern und Bereitlegen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Filmtitel festlegen
2 Personen
- 2
Filme und Vorführrechte prüfen
2 Personen
- 3
Location reservieren
- 4
Projektor und Leinwand reservieren
- 5
Filmprogramm entwerfen
- 6
Einladungen erstellen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Programm online veröffentlichen
- 10
Poster aufhängen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige einteilen
- 14
Besucherinformationen versenden
- 15
Filme herunterladen und prüfen
2 Personen
- 16
Technischen Test planen
- 17
Techniklieferung bestätigen
- 18
Cateringbestellung aufgeben
- 19
Drucksachen vorbereiten
- 20
Filme auf USB-Backup sichern
- 21
Besucherliste drucken
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Technik und Materialien abholen
2 Personen
- 24
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Technik auspacken
2 Personen
- 27
Saal einteilen
4 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Leinwand und Projektor aufstellen
2 Personen
- 30
Lautsprecher anschließen
2 Personen
- 31
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 32
Filme technisch testen
2 Personen
- 33
Ersatzgeräte bereitstellen
- 34
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 35
Programme und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 36
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 37
Getränke kühlen
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 39
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 40
Toiletten kontrollieren
- 41
Fluchtwege freihalten
2 Personen
- 42
Freiwillige einweisen
- 43
Türen und Eingang vorbereiten
2 Personen
- 44
Besucher empfangen
3 Personen
- 45
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 46
Programme ausgeben
2 Personen
- 47
Eröffnungsrede halten
- 48
Ersten Film starten
- 49
Filmvorführung begleiten
2 Personen
- 50
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Pausenraum sauber halten
2 Personen
- 53
Zweiten Film ankündigen
- 54
Zweiten Film starten
- 55
Filmvorführung begleiten
2 Personen
- 56
Warme Snacks servieren
3 Personen
- 57
Abendpause begleiten
3 Personen
- 58
Den dritten Film ankündigen
- 59
Dritten Film starten
- 60
Filmvorführung begleiten
2 Personen
- 61
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 62
Publikumsfragen sammeln
- 63
Abschluss organisieren
- 64
Besucher verabschieden
3 Personen
- 65
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 66
Projektor sicher ausschalten
- 67
Filme und Dateien sichern
- 68
Catering abräumen
3 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 70
Abfall trennen
2 Personen
- 71
Saal reinigen
4 Personen
- 72
Toiletten reinigen
2 Personen
- 73
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 74
Technik einpacken
2 Personen
- 75
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 76
Technik zurückbringen
2 Personen
- 77
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
- 78
Besucherliste archivieren
- 79
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- BuffetischeAnz. 3
- Eingangsbereich
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Projektor
- Projektorlampe
- Leinwand
- LaptopsAnz. 2
- USB-SticksAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- MikrofonAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- FernbedienungenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-PanelsAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 3
- TeekannenAnz. 2
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- SchüsselnAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 3
Dekoration
- FilmplakateAnz. 12
- PfeiltafelnAnz. 8
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 30
- BadgehalterAnz. 30
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandschuheAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Vorführrechte, bevor du Filmtitel öffentlich ankündigst. Plane für jeden Film eine bestätigte Quelle und speichere die Dateien zusätzlich auf einem USB-Backup.
- Reserviere Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und passende Kabel gemeinsam. Ein technischer Test sollte spätestens am Vortag mit genau dem Laptop und den Adaptern stattfinden, die vor Ort verwendet werden.
- Öffne die Anmeldung nicht, bevor das Programm, der Ort und die wichtigsten Besucherinformationen feststehen. Verschicke die finalen Details spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Festival, damit Rückfragen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
- Teile Freiwillige nicht nur für den Einlass ein. Du brauchst außerdem eine Person für Technik und Filmwechsel, eine für den Saal sowie Unterstützung beim Catering und beim Aufräumen.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Location öffnen, Technik anschließen, Bild und Ton prüfen, Sitzplätze und Eingangsbereich vorbereiten, Catering bereitstellen und erst danach die Besucherliste auslegen. Halte Taschenlampen für dunkle Übergänge und eine Ersatz-Projektorlampe bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Filmfestival organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Termin, Location und Vorführrechten. Öffne die Anmeldung erst, wenn diese Grundlagen bestätigt sind.
- Wann sollte die Technik für ein Filmfestival getestet werden?
- Plane den vollständigen technischen Test spätestens 24 Stunden vor dem Einlass. Prüfe jeden Film, das Bildformat, den Ton, HDMI-Kabel, Adapter und die Lautsprecher mit der tatsächlichen Abspielquelle.
- Wie viele Helfer braucht ein Filmfestival?
- Für ein kleines Festival solltest du mindestens 4 Rollen besetzen: Einlass, Saal, Technik und Catering beziehungsweise Aufräumen. Bei mehreren Sälen oder parallelen Vorführungen brauchst du pro zusätzlichem Saal mindestens eine weitere Person.
- Wann verschickt man die Besucherinformationen?
- Sende Anfahrt, Einlasszeit, Programm, Hinweise zur Anmeldung und Kontaktmöglichkeit 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. So bleibt Zeit, Namenslisten zu korrigieren und Ernährungswünsche an das Catering weiterzugeben.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!