Organiser un festival du film sans improviser

Un festival du film se prépare dans un ordre précis : valider les œuvres et leurs droits, réserver le lieu et le matériel, puis construire la programmation. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles doivent être suivis assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Prévoyez aussi une copie de secours des films et un vrai test technique avant l’ouverture. Le jour même, l’accueil du public dépend autant d’une liste imprimée que d’une projection fiable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer le programme et les titres des films
2 personnes
2
Vérifier les films et les droits de projection
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le projecteur et l'écran
5
Concevoir le programme de films
6
Rédiger les invitations
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier le programme en ligne
10
Accrocher les affiches
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
14
Envoyer les informations aux visiteurs
15
Télécharger et vérifier les films
2 personnes
16
Planifier un test technique
17
Confirmer la livraison du matériel technique
18
Passer la commande traiteur
19
Préparer les impressions
20
Sauvegarder les films sur USB
21
Imprimer la liste des visiteurs
22
Faire les courses
2 personnes
23
Récupérer la technique et le matériel
2 personnes
24
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Déballer le matériel technique
2 personnes
27
Répartir la salle
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer l’écran et le projecteur
2 personnes
30
Brancher les enceintes
2 personnes
31
Régler l’éclairage
2 personnes
32
Tester techniquement les films
2 personnes
33
Mettre en place le matériel de réserve
34
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
35
Préparer les programmes et les badges nominatifs
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Refroidir les boissons
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
43
Préparer les portes et l'entrée
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Cocher les inscriptions
2 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Lancer le premier film
49
Animer la projection du film
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
53
Annoncer le deuxième film
54
Lancer le deuxième film
55
Animer la projection du film
2 personnes
56
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
57
Animer la pause du soir
3 personnes
58
Annoncer le troisième film
59
Lancer le troisième film
60
Animer la projection du film
2 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Recueillir les questions du public
63
Assurer la clôture
64
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
65
Rassembler les objets trouvés

Suivi

66
Éteindre le projecteur en toute sécurité
67
Sécuriser les films et les fichiers
68
Débarrasser le service traiteur
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Trier les déchets
2 personnes
71
Nettoyer la salle
4 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Remettre le mobilier en place
4 personnes
74
Ranger le matériel technique
2 personnes
75
Fermer le lieu
2 personnes
76
Retourner le matériel technique
2 personnes
77
Ranger les provisions restantes
78
Archiver la liste des visiteurs
79
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Bureau d’accueil
Portantsqté 2

Équipement

Projecteur
Lampe de projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Clés USBqté 3
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Télécommandesqté 2

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Gobelets à café réutilisablesqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3

Décoration

Affiches de filmqté 12
Panneaux de directionqté 8
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 6
Gantsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les films et les droits de projection, avant de publier un programme ou d’envoyer les invitations. Tant que les titres, les fichiers et les autorisations ne sont pas confirmés, la communication reste fragile.
Réservez le lieu, le projecteur et l’écran dès que les dates sont fixées. Demandez aussi les câbles HDMI, adaptateurs, rallonges et multiprises nécessaires : ces petits éléments manquent souvent lors du montage.
Fermez les inscriptions avec suffisamment d’avance pour traiter les besoins alimentaires et répartir les bénévoles. Envoyez ensuite les horaires, l’adresse et les consignes aux visiteurs au moins 3 jours avant la séance.
Téléchargez chaque film et testez-le sur l’ordinateur qui servira le jour J. Gardez une copie sur clé USB et prévoyez un test technique complet au moins 24 heures avant l’ouverture.
Préparez l’accueil et la restauration séparément de la projection : liste imprimée des visiteurs, bureau d’accueil, tables de buffet, gobelets et vaisselle doivent être prêts avant l’arrivée du premier spectateur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour un festival avec plusieurs films. Ce délai permet de sécuriser les droits, réserver le lieu et le matériel, ouvrir les inscriptions et organiser un test technique.
Quand faut-il vérifier les droits de projection des films ?: Vérifiez les droits avant toute publication du programme, idéalement 6 semaines avant l’événement. Conservez une confirmation écrite pour chaque film et ne remplacez pas cette étape par une simple vérification du fichier vidéo.
Quand faire le test technique d’un festival du film ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, avec le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, le mixeur, les câbles et chaque film. Testez aussi la copie de secours sur clé USB.
Quand envoyer les informations aux visiteurs ?: Envoyez les horaires, les titres, l’accès au lieu et les informations pratiques 3 à 5 jours avant le festival. Après la clôture des inscriptions, ajoutez si nécessaire les indications liées aux repas ou aux besoins particuliers.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.