Zo organiseer je een filmfestival zonder verrassingen

Begin met het programma en de datum, want die bepalen vrijwel alle volgende keuzes. Reserveer daarna de locatie en controleer meteen of er plaats is voor projectiescherm, stoelen, registratie en catering. Filmrechten, techniek en communicatie hebben langere doorlooptijden dan je misschien verwacht. Werk vervolgens terug vanaf de festivaldag: open aanmeldingen, verzamel dieetwensen, deel vrijwilligers in en test alle films en aansluitingen vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Filmrechten aanvragen
4
Projector en scherm reserveren
5
Cateringafspraken vastleggen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie online plaatsen
2 personen
9
Aanmeldingen openen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Presentatoren bevestigen
14
Films en tijden publiceren
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Programmaboekjes maken
2 personen
17
Toegangskaarten klaarzetten
2 personen
18
Techniek vooraf testen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Voorraad servies controleren
21
Films downloaden en ordenen
2 personen
22
Back-upfilms klaarzetten
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Programmaboekjes vouwen
3 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Projectiescherm opbouwen
3 personen
31
Projector aansluiten
2 personen
32
Geluid aansluiten
2 personen
33
Techniek volledig testen
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Routebordjes plaatsen
2 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Hapjes uitstallen
3 personen
39
Stoelrijen controleren
2 personen
40
Medewerkers instrueren
2 personen
41
Registratielijst klaarleggen
2 personen

Event

42
Deuren openen
3 personen
43
Bezoekers registreren
4 personen
44
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
45
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Eerste film starten
2 personen
48
Pauzebuffet serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Tweede film starten
2 personen
51
Filmwissel voorbereiden
2 personen
52
Derde film starten
2 personen
53
Koffie en thee bijvullen
2 personen
54
Hapjes opnieuw aanvullen
3 personen
55
Afval tussentijds legen
2 personen
56
Publieksvragen verzamelen
57
Nagesprek begeleiden
2 personen
58
Laatste film starten
2 personen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Catering afruimen
3 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Afval sorteren
2 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Apparatuur inpakken
3 personen
70
Apparatuur retourneren
2 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Restanten opbergen
2 personen
73
Locatie opleveren
2 personen
74
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
USB-sticksaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 12
Presentatieklikker

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Decoratie

Filmsterrenpostersaantal 12
Filmfestivalbanneraantal 2
Rode loper
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 80
Filmklappersaantal 4
Fotowand
Fotopropsaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Kaarshoudersaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksgrijpersaantal 4
Messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Serveerdienbladenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Toegangsbewijzenaantal 180
Programmaboekjesaantal 180
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 180
Servettenaantal 500
Koffiefiltersaantal 100
Rietjesaantal 200
Afhaalbakjesaantal 100
Voedselhandschoenenaantal 2
Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Publiceer per film de titel, starttijd en verwachte eindtijd, zodat bezoekers weten of ze een hele avond of een afzonderlijk blok bijwonen.
Vraag filmrechten vroeg aan en bewaar de bevestigingen bij het programma. Controleer per film ook het bestandsformaat en zet naast de hoofdkopie een back-upfilm klaar op een andere USB-stick of laptop.
Plan de techniekstest niet op de festivaldag, maar enkele dagen eerder. Test beamer, scherm, speakers, microfoons, HDMI-kabels en adapters in dezelfde opstelling; markeer kabels daarna met gaffer tape.
Sluit aanmeldingen af zodra je het aantal stoelen en de catering definitief moet doorgeven. Verwerk dieetwensen in één overzicht en houd bij wie een toegangskaart, naamkaartje en programmaboekje nodig heeft.
Maak voor de openingsdag een tijdschema met overdracht tussen registratie, presentatie en filmstart. Laat vrijwilligers minstens 30 minuten vóór de eerste ontvangst aanwezig zijn en koel dranken pas nadat de voorraad en serviescontrole klaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Filmrechten, locatie, presentatoren en techniek kunnen meerdere weken kosten; houd minimaal 1 week over voor de definitieve test en het programma.
Wanneer moet je filmrechten aanvragen voor een festival?: Vraag de rechten aan zodra de films voorlopig zijn geselecteerd, meestal 6 tot 10 weken voor het festival. Wacht niet tot na het publiceren van de uitnodigingen, want toestemming en voorwaarden kunnen de filmlijst nog veranderen.
Hoeveel tijd kost een techniekstest voor een filmfestival?: Reserveer 2 tot 3 uur voor een volledige test. Speel minstens één film helemaal af en controleer daarnaast beeld, geluid, microfoons, aansluitingen, reserveapparatuur en de overgang naar de volgende film.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een filmfestival?: Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de eerste festivaldag als je catering, naamkaartjes en programmaboekjes moet voorbereiden. Zo kun je aantallen, dieetwensen en toegangskaarten nog één keer controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.