Organiser un festival du film, étape par étape

Un festival du film se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, le programme et le lieu, puis sécurisez les droits de diffusion et le matériel technique. Les inscriptions, la restauration et les bénévoles viennent ensuite, avec des quantités basées sur le nombre de participants. Gardez du temps pour tester chaque film, préparer les supports d’accueil et prévoir une solution de secours. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les droits, les adaptateurs et les fichiers vidéo réellement lisibles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Demander les droits de diffusion du film
4
Réserver le projecteur et l'écran
5
Finaliser les accords de restauration
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Confirmer les présentateurs
14
Publier les films et les horaires
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Réaliser les livrets du programme
2 personnes
17
Préparer les billets d’entrée
2 personnes
18
Tester la technique à l’avance
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Vérifier le stock de vaisselle
21
Télécharger et classer les films
2 personnes
22
Préparer les films de secours
23
Faire les courses
3 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Plier les livrets du programme
3 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter l’écran de projection
3 personnes
31
Brancher le projecteur
2 personnes
32
Brancher le son
2 personnes
33
Tester entièrement la technique
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
39
Vérifier les rangées de chaises
2 personnes
40
Instruire les employés
2 personnes
41
Préparer la liste d’inscription
2 personnes

Événement

42
Ouvrir les portes
3 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
45
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Lancer le premier film
2 personnes
48
Servir le buffet de pause
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Lancer le deuxième film
2 personnes
51
Préparer le changement de film
2 personnes
52
Lancer le troisième film
2 personnes
53
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
54
Réapprovisionner les amuse-bouches
3 personnes
55
Vider les déchets au fur et à mesure
2 personnes
56
Recueillir les questions du public
57
Animer le débriefing
2 personnes
58
Lancer le dernier film
2 personnes
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
60
Rassembler les objets trouvés

Suivi

61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Débarrasser le service traiteur
3 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Trier les déchets
2 personnes
67
Nettoyer la salle
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Emballer le matériel
3 personnes
70
Retourner le matériel
2 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Ranger les restes
2 personnes
73
Remettre le lieu en état
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tablesqté 12
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Clés USBqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 4
Piles de rechangeqté 12
Cliqueur de présentation

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Décoration

Affiches de stars de cinémaqté 12
Bannière du festival de cinémaqté 2
Tapis rouge
Nappesqté 12
Ballonsqté 80
Clap de tournageqté 4
Mur photo
Accessoires photoqté 12
Numéros de tableqté 12
Bougeoirsqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Pinces de cuisineqté 4
Couteauxqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 8

Catering

Billets d’entréeqté 180
Brochures du programmeqté 180
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 180
Serviettesqté 500
Filtres à caféqté 100
Paillesqté 200
Barquettes à emporterqté 100
Gants alimentairesqté 2
Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Demandez les droits de diffusion dès que les films sont choisis : certaines autorisations prennent plusieurs semaines.
Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones et les câbles en même temps. Prévoyez au moins un adaptateur HDMI compatible avec chaque ordinateur utilisé.
Testez chaque film sur le matériel prévu au moins 7 jours avant la séance. Téléchargez aussi une copie de secours sur une deuxième clé USB et vérifiez les sous-titres, le son et le format d’image.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour établir les badges, les billets, les livrets et les besoins alimentaires. Gardez une liste séparée des inscrits à traiter en dernier.
Organisez l’accueil et le buffet avant l’arrivée du public : installez la table d’inscription, numérotez les espaces si nécessaire et refroidissez les boissons au moins 4 heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les droits de diffusion, réserver le lieu et le matériel, ouvrir les inscriptions, organiser la restauration et tester les films.
Quand demander les droits de diffusion d’un film ?: Faites la demande dès que la programmation est arrêtée, au moins 6 à 8 semaines avant le festival. N’annoncez pas définitivement un film tant que l’autorisation et ses conditions ne sont pas confirmées.
Quand tester le projecteur et les films ?: Effectuez un test complet 7 jours avant l’événement, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez chaque fichier, les sous-titres, le son, les câbles, les adaptateurs et la présence d’une copie de secours.
Quand fermer les inscriptions à un festival du film ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement si vous devez préparer des badges, des billets, des livrets et un buffet. Vous pourrez ainsi ajuster les quantités et traiter les demandes alimentaires sans précipitation.

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