Cómo organizar un festival de cine sin fallos de última hora
Un festival de cine se organiza mejor en fases: primero cierras fecha, programa, sala y derechos; después resuelves invitaciones, inscripciones y colaboradores. La parte técnica necesita una prueba completa, no solo comprobar que el proyector enciende. En los días previos debes ordenar las películas, preparar copias de respaldo, revisar el material y dejar listas las acreditaciones, el programa y la comida. Este orden evita llegar al primer pase con archivos sin probar, cables que faltan o información incompleta de los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Solicitar los derechos de la película
- 4
Reservar proyector y pantalla
- 5
Cerrar acuerdos de catering
- 6
Diseñar invitaciones
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar la promoción en línea
2 personas
- 9
Abrir inscripciones
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Confirmar presentadores
- 14
Publicar películas y horarios
- 15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 16
Hacer los folletos del programa
2 personas
- 17
Preparar las tarjetas de acceso
2 personas
- 18
Probar la técnica con antelación
2 personas
- 19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 20
Comprobar el stock de vajilla
- 21
Descargar y ordenar las películas
2 personas
- 22
Preparar las películas de respaldo
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Preparar aperitivos
4 personas
- 25
Enfriar bebidas
2 personas
- 26
Doblar los folletos del programa
3 personas
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 30
Montar la pantalla de proyección
3 personas
- 31
Conectar el proyector
2 personas
- 32
Conectar el sonido
2 personas
- 33
Probar toda la técnica
2 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Colocar señales de ruta
2 personas
- 36
Montar el buffet de catering
3 personas
- 37
Preparar café y té
2 personas
- 38
Montar aperitivos
3 personas
- 39
Comprobar las filas de sillas
2 personas
- 40
Instruir al personal
2 personas
- 41
Preparar la lista de registro
2 personas
Evento
- 42
Abrir las puertas
3 personas
- 43
Registrar a los visitantes
4 personas
- 44
Repartir los programas
2 personas
- 45
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
- 46
Dar el discurso de apertura
- 47
Empezar la primera película
2 personas
- 48
Servir el buffet del descanso
4 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Empezar la segunda película
2 personas
- 51
Preparar el cambio de película
2 personas
- 52
Iniciar la tercera película
2 personas
- 53
Reponer café y té
2 personas
- 54
Reponer los aperitivos
3 personas
- 55
Vaciar la basura durante el evento
2 personas
- 56
Recoger preguntas del público
- 57
Moderación de la charla posterior
2 personas
- 58
Poner en marcha la última película
2 personas
- 59
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 60
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 61
Apagar la técnica
2 personas
- 62
Retirar el catering
3 personas
- 63
Recoger la vajilla
3 personas
- 64
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 65
Retirar la decoración
3 personas
- 66
Clasificar residuos
2 personas
- 67
Limpiar la sala
4 personas
- 68
Limpiar los baños
2 personas
- 69
Empacar el equipo
3 personas
- 70
Devolver el equipo
2 personas
- 71
Lavar la vajilla
3 personas
- 72
Guardar lo sobrante
2 personas
- 73
Entregar la ubicación
2 personas
- 74
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 170
- Mesascant. 12
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Memorias USBcant. 3
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Cinta gaffercant. 4
- Baterías de repuestocant. 12
- Clic de presentación
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 180
- Cucharascant. 180
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 4
Decoración
- Pósteres de estrellas de cinecant. 12
- Banner del festival de cinecant. 2
- Alfombra roja
- Mantelescant. 12
- Globoscant. 80
- Claquetascant. 4
- Photowall
- Accesorios para fotoscant. 12
- Números de mesacant. 12
- Portavelascant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Pinzas de cocinacant. 4
- Cuchilloscant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Papel de aluminiocant. 3
- Film transparentecant. 3
- Bandejas de serviciocant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Escobillas de bañocant. 3
- Guantes de gomacant. 8
Catering
- Entradascant. 180
- Programascant. 180
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Pulserascant. 180
- Servilletascant. 500
- Filtros de cafécant. 100
- Pajitascant. 200
- Envases para llevarcant. 100
- Guantes para alimentoscant. 2
- Compras
Consejos
- Cierra los derechos de exhibición antes de publicar las películas y los horarios. Reserva también el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos con suficiente antelación para que el programa no dependa de material disponible a última hora.
- Haz una prueba técnica completa varios días antes: reproduce cada película desde el portátil previsto, comprueba la conexión HDMI, el sonido, los adaptadores y la iluminación de la sala. Guarda cada título en una memoria USB y prepara una copia de respaldo.
- Abre las inscripciones cuando ya tengas fecha, lugar y programa provisional. Pide las preferencias dietéticas desde el primer formulario y cierra el recuento de asistentes con varios días de margen para ajustar el catering, las sillas y la vajilla.
- Asigna a los voluntarios por turnos y entrega a cada persona una función concreta: registro, acceso, sala, presentaciones o apoyo técnico. Prepara las tarjetas de acceso, las tarjetas de nombre y los folletos del programa antes del día del festival, no durante la llegada del público.
- Revisa la compra y el inventario el día anterior. Enfría las bebidas con tiempo, prepara los aperitivos y cuenta vasos, tazas, platos y cubiertos; también comprueba regletas, alargadores, cinta gaffer y baterías de repuesto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cine?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas solicitar derechos, reservar una sala y coordinar varias películas. Deja la prueba técnica y la preparación de copias para los 3 a 5 días previos.
- ¿Cuándo hay que solicitar los derechos de una película?
- Solicítalos antes de anunciar el título y, como mínimo, 6 semanas antes del festival cuando sea posible. No cierres el programa público hasta confirmar por escrito qué películas puedes proyectar.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica del festival?
- Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes, usando el mismo proyector, pantalla, portátil, cables y sistema de sonido del evento. Reproduce al menos unos minutos de cada película y verifica también las copias de respaldo.
- ¿Cuándo cerrar el número de asistentes y el catering?
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Con ese número puedes confirmar las cantidades del catering, preparar la mesa de registro y comprobar que hay suficientes sillas, vasos y cubiertos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!