Een filmcongres organiseren: begin bij het programma en test alles vooraf

Een filmcongres staat of valt met de combinatie van inhoud, rechten en techniek. Leg eerst de datum, locatie en zaalindeling vast en bouw daarna het programma met films en sprekers op. Regel filmrechten en technische eisen vroeg, omdat een wijziging vlak voor het congres direct gevolgen heeft voor planning en apparatuur. Open de aanmeldingen zodra programma en locatie voldoende vaststaan. Plan in de laatste week een volledige technische test en controleer op de congresdag zelf de registratie, badges en presentaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Congresdatum vastleggen
2 personen
2
Locatie bevestigen
2 personen
3
Zaalindeling bepalen
2 personen
4
Programma samenstellen
3 personen
5
Films selecteren
3 personen
6
Sprekers benaderen
2 personen
7
Filmrechten controleren
2 personen
8
Technische eisen verzamelen
2 personen
9
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldformulier openen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Sprekersinformatie verzamelen
15
Programma publiceren
2 personen
16
Catering reserveren
2 personen
17
Dranken bestellen
18
Apparatuur reserveren
2 personen
19
Badges voorbereiden
2 personen
20
Aanwezigheidslijst afdrukken
21
Sprekersbevestiging versturen
22
Presentaties verzamelen
2 personen
23
Films downloaden
2 personen
24
Films technisch testen
2 personen
25
Draaiboek afdrukken
26
Routebeschrijving versturen
27
Naamkaartjes sorteren
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Catering ontvangen
3 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Zaal schoonmaken
3 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen plaatsen
4 personen
34
Registratiebalie opbouwen
2 personen
35
Badges klaarleggen
2 personen
36
Projector aansluiten
2 personen
37
Scherm opstellen
2 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Presentaties klaarzetten
2 personen
41
Films klaarzetten
2 personen
42
Licht instellen
2 personen
43
Podiumtafel inrichten
2 personen
44
Koffiepunt inrichten
2 personen
45
Buffet klaarzetten
3 personen
46
Hapjes voorbereiden
3 personen
47
Afvalpunten plaatsen
2 personen
48
Entree bewegwijzeren
2 personen
49
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

50
Sprekers ontvangen
2 personen
51
Bezoekers registreren
4 personen
52
Badges uitdelen
2 personen
53
Welkomstkoffie serveren
3 personen
54
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
55
Sprekers aankondigen
56
Projectie bedienen
2 personen
57
Microfoons beheren
2 personen
58
Pauzehapjes serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
3 personen
60
Koffie en thee bijvullen
2 personen
61
Vragenronde begeleiden
2 personen
62
Dinerbuffet openen
3 personen
63
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
64
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
67
Borrelhapjes serveren
3 personen
68
Dranken blijven aanvullen
2 personen
69
Slotwoord begeleiden
2 personen
70
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

71
Afval verzamelen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Buffet opruimen
3 personen
74
Meubilair afbreken
4 personen
75
Apparatuur afkoppelen
2 personen
76
Films en presentaties archiveren
2 personen
77
Locatie schoonmaken
4 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Materialen inventariseren
2 personen
80
Apparatuur retourneren
2 personen
81
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
82
Leveranciersfacturen controleren
83
Bedankbericht versturen
84
Foto's met toestemming delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafelaantal 2
Podiumtafel
Kapstokkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 110
Koffielepelsaantal 110
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveertraysaantal 10

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
USB-sticksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Ducttapeaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Decoratie

Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Tafelkleedjesaantal 14
Programmafoldersaantal 120
A4 bewegwijzeringsbordenaantal 12
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Naamkaartstandaardsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Buffetschalenaantal 12
Warmhoudschalenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksle messenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma pas definitief nadat je van iedere spreker de inhoud, benodigde apparatuur en presentatieduur hebt ontvangen. Zo voorkom je dat een filmvertoning, gesprek of pauze uitloopt.
Controleer filmrechten voordat je films publiceert of downloadt. Zet per film vast welke versie je gebruikt en test het bestand uiterlijk een week vooraf op de laptop, projector en het projectiescherm.
Plan de techniek als een apart blok: test projector, HDMI-kabels, adapters, microfoons, luidsprekers en audiomixer samen. Leg kabels daarna vast met kabelbinders en ducttape, zodat niemand tijdens de inloop struikelt.
Verzamel dieetwensen en sprekersinformatie direct bij de aanmelding of bevestiging. Geef de cateraar een definitief aantal en houd een actuele aanwezigheidslijst bij voordat je badges en programmamateriaal afdrukt.
Maak een draaiboek met tijden voor ontvangst, filmstart, sprekerswissels, pauzes en catering. Print het draaiboek en de aanwezigheidslijst vooraf; op de congresdag wil je niet afhankelijk zijn van één laptop of een laatste e-mail.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmcongres organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Filmrechten, catering en apparatuur leg je bij voorkeur uiterlijk 6 weken voor de congresdatum vast.
Wanneer moet je filmrechten regelen voor een congres?: Controleer de rechten voordat je het programma publiceert en de film downloadt. Reken op minstens 6 weken voor eventuele toestemming, voorwaarden of een alternatief programmaonderdeel.
Hoeveel tijd kost de technische voorbereiding van een filmcongres?: Plan minimaal 2 uur voor een volledige test van films, presentaties, geluid en aansluitingen. Doe die test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal de belangrijkste controle op de congresdag.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een filmcongres?: Verstuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 werkdagen voor het congres af, zodat catering en badges op tijd geregeld zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.