Organiser un congrès du film, étape par étape

Un congrès du film se prépare d’abord comme un programme, puis comme une expérience technique et logistique. Commencez par fixer la date et le lieu, avant de confirmer les films, les intervenants et les droits de diffusion. Ensuite, ouvrez les inscriptions, recueillez les besoins alimentaires et verrouillez le matériel de projection. Les derniers jours servent surtout aux essais, aux confirmations et à l’impression des documents d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du congrès
2 personnes
2
Confirmer le lieu
2 personnes
3
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
4
Établir le programme
3 personnes
5
Sélectionner les films
3 personnes
6
Contacter les intervenants
2 personnes
7
Vérifier les droits de diffusion du film
2 personnes
8
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
9
Concevoir les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Rassembler les informations sur les intervenants
15
Publier le programme
2 personnes
16
Réserver le catering
2 personnes
17
Commander des boissons
18
Réserver l’équipement
2 personnes
19
Préparer les badges
2 personnes
20
Imprimer la liste de présence
21
Envoyer la confirmation aux intervenants
22
Rassembler les présentations
2 personnes
23
Télécharger les films
2 personnes
24
Tester techniquement les films
2 personnes
25
Imprimer le déroulé
26
Envoyer les indications d'accès
27
Trier les badges nominatifs
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Réception du catering
3 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Nettoyer la salle
3 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
35
Préparer les badges
2 personnes
36
Brancher le projecteur
2 personnes
37
Installer l’écran
2 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes
40
Préparer les présentations
2 personnes
41
Préparer les films
2 personnes
42
Régler l’éclairage
2 personnes
43
Aménager la table de scène
2 personnes
44
Mettre en place le point café
2 personnes
45
Mettre le buffet en place
3 personnes
46
Préparer les en-cas
3 personnes
47
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
48
Balisage de l'entrée
2 personnes
49
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

50
Accueillir les intervenants
2 personnes
51
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
52
Distribuer les badges
2 personnes
53
Servir le café de bienvenue
3 personnes
54
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
55
Annoncer les intervenants
56
Gérer la projection
2 personnes
57
Gérer les micros
2 personnes
58
Servir les en-cas de pause
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
60
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
61
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
62
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
63
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
64
Servir les repas diététiques
2 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
67
Servir les amuse-bouches
3 personnes
68
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
69
Prononcer le mot de clôture
2 personnes
70
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Démonter le buffet
3 personnes
74
Démonter le mobilier
4 personnes
75
Débrancher l’équipement
2 personnes
76
Archiver les films et les présentations
2 personnes
77
Nettoyer le lieu
4 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
79
Inventorier le matériel
2 personnes
80
Retourner le matériel
2 personnes
81
Ranger le stock restant
2 personnes
82
Vérifier les factures des fournisseurs
83
Envoyer un message de remerciement
84
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscriptionqté 2
Table de scène
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 110
Cuillères à caféqté 110
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Clés USBqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 100

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Nappesqté 14
Brochures du programmeqté 120
Panneaux de signalisation A4qté 12
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 120
Présentoirs pour cartes nominativesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de buffetqté 12
Plats de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle avant de contacter les intervenants : l’aménagement, le nombre de chaises et les horaires du programme en dépendent. Prévoyez aussi une table d’inscription et un espace pour les manteaux.
Vérifiez les droits de diffusion dès que les films sont sélectionnés, idéalement 8 à 10 semaines avant le congrès. Un fichier vidéo disponible ne signifie pas automatiquement que sa projection publique est autorisée.
Demandez aux intervenants leurs besoins techniques au moins 4 semaines à l’avance. Rassemblez leurs présentations, puis testez chaque film sur l’ordinateur, le projecteur, l’écran et les câbles qui seront utilisés le jour même.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Demandez en même temps les informations alimentaires afin de donner au traiteur un nombre fiable de repas et de boissons.
Préparez les badges, la liste de présence et le déroulé imprimé la veille. Gardez les films et présentations sur deux clés USB distinctes et prévoyez des adaptateurs, rallonges et multiprises de secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès du film ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un congrès avec plusieurs films et intervenants. Ce délai permet de régler les droits de diffusion, les inscriptions, le traiteur et les essais techniques sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il réserver la salle pour un congrès du film ?: Réservez la salle 3 à 6 mois avant la date prévue, surtout si vous avez besoin d’un écran, d’un projecteur, d’une scène et d’une configuration précise des tables et des chaises. Confirmez aussi les horaires d’installation et de démontage.
Quand tester les films avant le congrès ?: Effectuez un premier test technique 7 à 10 jours avant l’événement, puis un contrôle rapide le matin même. Testez le son, les sous-titres, le format d’image et la compatibilité avec l’ordinateur et le projecteur utilisés.
Combien de boissons prévoir pour un congrès du film ?: Pour le premier accueil, comptez environ 2 à 3 boissons par personne sur la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajustez la quantité selon la durée des pauses et le nombre de repas servis.

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