Einen Filmkongress Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Filmkongress hängen Programm, Filmrechte und Technik eng zusammen. Lege zuerst Termin, Veranstaltungsort und Raumaufteilung fest, bevor du Filme und Referenten verbindlich einplanst. Danach folgen Anmeldung, Catering und die technische Vorbereitung. Plane spätestens vier Wochen vor dem Termin einen vollständigen Testlauf ein: Filme, Präsentationen, Projektor, Ton, Mikrofone und alle Adapter müssen unter realen Bedingungen funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Kongressdatum festlegen
2 Personen
2
Location bestätigen
2 Personen
3
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
4
Programm zusammenstellen
3 Personen
5
Filme auswählen
3 Personen
6
Referenten ansprechen
2 Personen
7
Filmrechte prüfen
2 Personen
8
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
9
Einladungen gestalten
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldeformular öffnen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Sprecherinformationen sammeln
15
Programm veröffentlichen
2 Personen
16
Catering reservieren
2 Personen
17
Getränke bestellen
18
Ausrüstung reservieren
2 Personen
19
Badges vorbereiten
2 Personen
20
Anwesenheitsliste drucken
21
Sprecherbestätigung versenden
22
Präsentationen sammeln
2 Personen
23
Filme herunterladen
2 Personen
24
Filme technisch testen
2 Personen
25
Drehbuch ausdrucken
26
Wegbeschreibung versenden
27
Namenskarten sortieren
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Catering entgegennehmen
3 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Saal reinigen
3 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
35
Badges bereitlegen
2 Personen
36
Projektor anschließen
2 Personen
37
Bildschirm aufstellen
2 Personen
38
Musikanlage anschließen
2 Personen
39
Mikrofone testen
2 Personen
40
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
41
Filme bereitlegen
2 Personen
42
Licht einstellen
2 Personen
43
Podiumstisch herrichten
2 Personen
44
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
45
Buffet vorbereiten
3 Personen
46
Snacks vorbereiten
3 Personen
47
Müllstationen aufstellen
2 Personen
48
Eingang beschildern
2 Personen
49
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

50
Referenten empfangen
2 Personen
51
Besucher registrieren
4 Personen
52
Namensschilder ausgeben
2 Personen
53
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
54
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
55
Redner ankündigen
56
Projektion bedienen
2 Personen
57
Mikrofone verwalten
2 Personen
58
Pausensnacks servieren
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
3 Personen
60
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
61
Fragerunde moderieren
2 Personen
62
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
63
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
64
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
65
Geschirr sammeln
3 Personen
66
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
67
Snacks servieren
3 Personen
68
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
69
Schlusswort moderieren
2 Personen
70
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Buffet aufräumen
3 Personen
74
Möbel abbauen
4 Personen
75
Geräte abkoppeln
2 Personen
76
Filme und Präsentationen archivieren
2 Personen
77
Location reinigen
4 Personen
78
Fundsachen sammeln
79
Materialien inventarisieren
2 Personen
80
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
81
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
82
Lieferantenrechnungen prüfen
83
Dankesnachricht versenden
84
Fotos mit Zustimmung teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 14
RegistrierungstischAnz. 2
Podiumstisch
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 110
KaffeelöffelAnz. 110
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 10

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
USB-SticksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
GewebeklebebandAnz. 4
KabelbinderAnz. 100

Dekoration

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
TischdeckenAnz. 14
ProgrammhefteAnz. 120
A4 Wegweiser-SchilderAnz. 12
StifteAnz. 120
NotizblöckeAnz. 120
NamenskartenständerAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
BuffetschalenAnz. 12
WarmhalteschalenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Termin, Location und Raumaufteilung. Plane Sitzplätze, Registrierungstisch, Podium und Projektionsfläche so, dass Wege und Sichtlinien auch während der Diskussion funktionieren.
Sammle Filme und Referenten frühzeitig und prüfe die Filmrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an und speichere Filme zusätzlich auf USB-Sticks.
Erfasse technische Anforderungen direkt bei den Referenten. Prüfe mindestens 14 Tage vorher Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher und Funkmikrofone gemeinsam mit dem Veranstaltungsort.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm und Ablauf belastbar sind. Schließe die Erfassung von Ernährungswünschen spätestens 5 Tage vor dem Kongress ab, damit das Catering korrekt bestellt werden kann.
Bereite für den Veranstaltungstag eine Anwesenheitsliste, Namensschilder, Sprecherbestätigungen und ein ausgedrucktes Drehbuch vor. Teste die Filme am Vortag noch einmal und sichere Kabel mit Gewebeklebeband oder Kabelbindern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Filmkongress organisieren?: Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Termin, Location und Programmrahmen. Filmrechte, Referenten und Technik sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann muss man die Filmrechte für einen Kongress prüfen?: Prüfe die Rechte, sobald die Filmauswahl feststeht, also vor der Veröffentlichung des Programms. Plane für Rückfragen und Genehmigungen mindestens 4 Wochen Puffer ein.
Wann sollte man die Technik für einen Filmkongress testen?: Führe einen vollständigen Testlauf spätestens 14 Tage vorher durch und teste Filme sowie Präsentationen zusätzlich am Vortag. Prüfe dabei Bild, Ton, Mikrofone, Anschlüsse, HDMI-Adapter und Ersatzmedien.
Bis wann müssen die Catering-Zahlen feststehen?: Schließe die Anmeldung und die Erfassung von Ernährungswünschen spätestens 5 Tage vor dem Kongress ab. Bestelle Getränke und Speisen danach mit einer belastbaren Teilnehmerzahl.

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