Zo organiseer je een filmconferentie zonder gaten in het programma

Begin met het programma en werk daarna pas de uitvoering uit. Leg datum, zalen, films en sprekers vast voordat je uitnodigingen en registratie opent. Filmrechten, ondertiteling en het juiste filmformaat vragen vaak meer tijd dan verwacht. Plan daarnaast een aparte technische controle voor projector, geluid en presentaties. Met een duidelijke taakverdeling houd je registratie, catering en zaalwissels beheersbaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Filmrechten controleren
2 personen
5
Films voor vertoning selecteren
3 personen
6
Programma online publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Registratieformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sprekersinformatie verzamelen
12
Presentaties opvragen
13
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
14
Techniek reserveren
2 personen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Taakverdeling maken
2 personen
17
Naamkaartjes ontwerpen
18
Programmafolders ontwerpen
19
Naamkaartjes afdrukken
20
Programmafolders afdrukken
21
Sprekersbio's afdrukken
22
Presentaties technisch controleren
2 personen
23
Filmformaten controleren
2 personen
24
Routebeschrijving versturen
25
Aanwezigheidslijst maken
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Techniek ophalen
2 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Zaalindeling uitzetten
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Registratiebalie opbouwen
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
33
Programmaborden plaatsen
2 personen
34
Projectiescherm opstellen
2 personen
35
Projector aansluiten
2 personen
36
Microfoons aansluiten
2 personen
37
Presentaties klaarzetten
2 personen
38
Films klaarzetten
2 personen
39
Technische generale test uitvoeren
3 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
42
Pauzesignalen klaarleggen
43
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

44
Sprekers ontvangen
2 personen
45
Bezoekers registreren
3 personen
46
Programmafolders uitdelen
2 personen
47
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
48
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
49
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
50
Tijdschema bewaken
51
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Filmvertoning starten
2 personen
55
Pauzesnacks serveren
3 personen
56
Lunchbuffet serveren
4 personen
57
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
58
Servies naar afwaspunt brengen
2 personen
59
Panelgesprek begeleiden
2 personen
60
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
61
Netwerkborrel serveren
4 personen
62
Avondvertoning begeleiden
2 personen
63
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

64
Overgebleven catering koelen
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Films en presentaties veiligstellen
69
Zalen schoonmaken
4 personen
70
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
71
Techniek inpakken
3 personen
72
Materialen terugbrengen
2 personen
73
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
74
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
75
Registratiegegevens archiveren
76
Bedankbericht aan sprekers sturen
77
Bezoekersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratiebalieaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Spreektafel
Krukkenaantal 6
Kledingrek

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Audio-mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 6
Afstandsbedieningenaantal 2
Laserpointeraantal 2

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Staande lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 160
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesseaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Serveerplateausaantal 10

Decoratie

Programmapostersaantal 8
Richtingsbordenaantal 10
Naamkaarthoudersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Filmklapbordenaantal 3
Fotowand
Decoratieve filmrollenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per filmblok een technisch controlemoment. Controleer minimaal enkele dagen vooraf de bestandsformaten, ondertiteling, beeldverhouding en geluidsuitvoer op de laptop en projector waarmee je werkt.
Open registratie pas nadat programma, locatie en routebeschrijving definitief zijn. Vraag dieetwensen meteen uit en sluit de inschrijving op een vast moment, zodat catering en naamkaartjes niet op het laatste moment veranderen.
Reserveer voor elke spreker een eigen deadline voor bio, presentatie en technische wensen. Vraag presentaties uiterlijk 48 uur vóór de conferentie op en bewaar een kopie op een USB-stick én op de presentatielaptop.
Maak een draaiboek met blokken van 15 minuten voor opbouw, registratie, filmwissels en zaalwissels. Wijs per zaal één verantwoordelijke aan voor microfoons, kabels, licht en het starten van de vertoning.
Test niet alleen de projector, maar de hele keten: laptop, HDMI-adapter, kabel, audio-mengpaneel, luidsprekers en microfoon. Leg kabels vast met kabelgoten en houd minstens één reserve-adapter en enkele opgeladen powerbanks bij de registratiebalie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Filmrechten, sprekers, zalen en catering lopen vaak parallel en hebben elk hun eigen deadline. Plan de definitieve technische controle uiterlijk 48 uur voor de start.
Wanneer moet je filmrechten regelen voor een conferentie?: Controleer de rechten voordat je het programma online publiceert of uitnodigingen verstuurt. Neem voor elke geselecteerde film contact op met de rechthebbende en leg toestemming en vertoningsvoorwaarden minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een filmvertoning?: Reken per zaal op minstens 60 minuten voor opbouw en testen. Controleer projector, scherm, laptop, HDMI-adapters, geluid en ondertiteling met het exacte filmbestand; doe daarna vóór aanvang nog een korte starttest.
Wanneer sluit je de registratie voor een filmconferentie?: Sluit de registratie meestal 5 tot 7 dagen vóór de conferentie, afhankelijk van je cateringdeadline. Gebruik daarna de definitieve aanwezigheidslijst voor naamkaartjes, dieetwensen, programmamateriaal en de indeling van de registratiebalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.