Organiser une conférence cinéma, étape par étape

Une conférence cinéma combine des projections, des échanges avec des intervenants et un accueil fluide du public. Commence par fixer la date, le programme et les salles, puis sécurise les droits de diffusion avant d’annoncer les films. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques se préparent plusieurs semaines à l’avance. La dernière étape consiste à tester chaque présentation, chaque format vidéo et toute la chaîne audio sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Vérifier les droits de diffusion du film
2 personnes
5
Sélectionner les films pour la projection
3 personnes
6
Publier le programme en ligne
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les intervenants
12
Demander les présentations
13
Passer la commande traiteur
2 personnes
14
Réserver la technique
2 personnes
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Établir la répartition des tâches
2 personnes
17
Concevoir les badges nominatifs
18
Concevoir les brochures du programme
19
Imprimer les badges nominatifs
20
Imprimer les programmes
21
Imprimer les biographies des intervenants
22
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
23
Vérifier les formats vidéo
2 personnes
24
Envoyer les indications d'accès
25
Faire la liste des présences
26
Faire les courses
2 personnes
27
Récupérer le matériel technique
2 personnes
28
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
29
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Installer les panneaux du programme
2 personnes
34
Installer l’écran de projection
2 personnes
35
Brancher le projecteur
2 personnes
36
Brancher les microphones
2 personnes
37
Préparer les présentations
2 personnes
38
Préparer les films
2 personnes
39
Effectuer le test technique général
3 personnes
40
Mettre en place le point café
2 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Préparer les signaux de pause
43
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

44
Accueillir les intervenants
2 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
48
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
49
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
50
Veiller au planning
51
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
52
Servir le café et le thé
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Lancer la projection du film
2 personnes
55
Servir les snacks de pause
3 personnes
56
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
57
Servir les repas diététiques
2 personnes
58
Apporter la vaisselle au point de lavage
2 personnes
59
Animer le débat
2 personnes
60
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
61
Servir le cocktail réseau
4 personnes
62
Animer la projection du soir
2 personnes
63
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

64
Refroidir le catering restant
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Sécuriser les films et les présentations
69
Nettoyer les salles
4 personnes
70
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
71
Ranger le matériel technique
3 personnes
72
Rapporter le matériel
2 personnes
73
Retourner le matériel loué
2 personnes
74
Stocker le matériel restant
2 personnes
75
Archiver les données d'inscription
76
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
77
Envoyer l’e-mail aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Portant à vêtements

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Console de mixage audio
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 6
Télécommandesqté 2
Pointeur laserqté 2

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Lampadairesqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 160
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères à caféqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Planches à découperqté 4
Salon des chefsqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Affiches du programmeqté 8
Panneaux directionnelsqté 10
Porte-nomsqté 8
Nappesqté 10
Claquettes de cinémaqté 3
Mur photo
Rouleaux de film décoratifqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 2
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévois les horaires de projection, les temps d’échange et au moins 15 minutes entre deux séquences pour les changements de salle ou de matériel.
Vérifie les droits de diffusion avant de publier le titre d’un film. Demande aussi les fichiers vidéo définitifs au moins 7 jours avant l’événement afin de tester les formats sur l’ordinateur et le projecteur prévus.
Demande aux intervenants leur biographie, leur présentation et leurs besoins techniques au plus tard 10 jours avant la conférence. Regroupe ensuite les fichiers et fais un test complet des vidéos, diapositives, microphones et haut-parleurs.
Dimensionne l’accueil à partir des inscriptions : prépare les badges nominatifs, la liste des présences et les indications d’accès au moins 3 jours avant. Installe un comptoir d’inscription visible et prévois une personne dédiée pendant les 30 premières minutes.
Passe la commande traiteur après avoir recueilli les régimes alimentaires, idéalement 5 à 7 jours avant. Pour la salle, vérifie les chaises, les tables, les rallonges, les multiprises et les câbles HDMI avant l’arrivée du public, pas le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence cinéma ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour une petite conférence et davantage si plusieurs films ou intervenants sont concernés. Les droits de diffusion, la réservation des salles et les disponibilités des invités sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Quand faut-il vérifier les droits de diffusion d’un film ?: Lance la vérification dès que la sélection des films est envisagée, idéalement 6 semaines avant la projection. N’ouvre pas les inscriptions et ne publie pas le programme définitif tant que l’autorisation n’est pas confirmée par écrit.
Quand ouvrir les inscriptions pour une conférence cinéma ?: Ouvre le formulaire environ 3 à 4 semaines avant l’événement, une fois le lieu, les horaires et les films confirmés. Ferme les inscriptions 2 à 3 jours avant si tu dois préparer les badges, la liste des présences et la commande traiteur.
Comment tester le matériel avant une projection ?: Organise un test sur place 1 à 2 jours avant, avec le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et le système audio. Lance chaque vidéo jusqu’à la bande-son et garde une clé USB contenant les fichiers de secours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.