Eine Filmkonferenz strukturiert organisieren

Bei einer Filmkonferenz müssen Programm, Vorführungen, Referenten und Technik früh zusammenpassen. Beginnen Sie mit Datum, Räumen und Ablauf, bevor Sie Einladungen verschicken oder Filme ankündigen. Danach klären Sie Filmrechte, Präsentationsformate, Anmeldungen und Ernährungswünsche. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Adapter, geprüfte Dateien, klare Zuständigkeiten oder Informationen für die Referenten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Räume reservieren
2 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Filmrechte prüfen
2 Personen
5
Filme für die Vorführung auswählen
3 Personen
6
Programm online veröffentlichen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Sprecherinformationen sammeln
12
Präsentationen anfordern
13
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
14
Technik reservieren
2 Personen
15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
16
Aufgabenverteilung erstellen
2 Personen
17
Namensschilder entwerfen
18
Programmhefte gestalten
19
Namensschilder drucken
20
Programmhefte drucken
21
Sprecher-Bios ausdrucken
22
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
23
Filmformate prüfen
2 Personen
24
Wegbeschreibung versenden
25
Anwesenheitsliste erstellen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Technik abholen
2 Personen
28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
29
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
32
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
33
Programmschilder aufstellen
2 Personen
34
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
35
Projektor anschließen
2 Personen
36
Mikrofone anschließen
2 Personen
37
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
38
Filme bereitlegen
2 Personen
39
Technische Generalprobe durchführen
3 Personen
40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
41
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
42
Pausensignale bereitlegen
43
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

44
Referenten empfangen
2 Personen
45
Besucher registrieren
3 Personen
46
Programmhefte verteilen
2 Personen
47
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
48
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
49
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
50
Zeitplan überwachen
51
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Filmvorführung starten
2 Personen
55
Pausensnacks servieren
3 Personen
56
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
57
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
58
Geschirr zur Spülstelle bringen
2 Personen
59
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
60
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
61
Netzwerk-Getränke servieren
4 Personen
62
Abendvorführung betreuen
2 Personen
63
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen

Nachbereitung

64
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Geräte ausschalten
2 Personen
68
Filme und Präsentationen sichern
69
Räume reinigen
4 Personen
70
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
71
Technik einpacken
3 Personen
72
Materialien zurückbringen
2 Personen
73
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
75
Registrierungsdaten archivieren
76
Dankesnachricht an Sprecher senden
77
Besucher-E-Mail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 14
RegistrierungsthekeAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
Rednertisch
HockerAnz. 6
Kleiderständer

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Audiomischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
PowerbanksAnz. 4
USB-SticksAnz. 6
FernbedienungenAnz. 2
LaserpointerAnz. 2

Beleuchtung

LED-PanelsAnz. 4
StehlampenAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 160
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
ServierplattenAnz. 10

Dekoration

Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 10
NamensschildhalterAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
Film-KlappenAnz. 3
Fotowand
Dekorative FilmrollenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
SpülbeckenAnz. 3
SchwämmeAnz. 8
SpülbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst Datum, Räume und das genaue Programm fest. Planen Sie für jede Filmvorführung feste Wechselzeiten ein und prüfen Sie, ob Sitzplätze, Projektion und Diskussion in denselben oder getrennten Räumen stattfinden.
Klären Sie die Filmrechte, bevor Sie Titel online veröffentlichen. Prüfen Sie außerdem jedes Filmformat mindestens 7 Tage vor der Konferenz auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor.
Sprechen Sie Referenten früh an und fordern Sie Bios sowie Präsentationen spätestens 5 Werktage vor dem Termin an. Testen Sie die Dateien anschließend mit HDMI-Kabel, Adaptern und dem tatsächlichen Audiomischpult.
Öffnen Sie die Anmeldung erst, wenn Programm, Wegbeschreibung und Raumaufteilung feststehen. Erfassen Sie Ernährungswünsche laufend und übergeben Sie dem Catering spätestens 3 Tage vor der Konferenz eine aktualisierte Zahl.
Teilen Sie Aufgaben für Registrierung, Technik, Einlass und Referentenbetreuung schriftlich ein. Halten Sie mindestens 2 Personen für die Anmeldung und eine technische Ansprechperson während jeder Vorführung bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Filmkonferenz organisieren?: Starten Sie idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Räumen, Programm und Referenten. Filmrechte, Technik und Catering sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann muss man die Filmrechte für eine Konferenz prüfen?: Prüfen Sie die Rechte, bevor das Programm veröffentlicht oder Einladungen verschickt werden, idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher. So bleibt Zeit, einen Titel auszutauschen oder fehlende Genehmigungen einzuholen.
Wie viele Helfer braucht eine Filmkonferenz?: Für eine kleine Konferenz sollten mindestens 4 bis 6 Helfer eingeplant werden: zwei für die Registrierung, eine Person für die Technik und weitere für Referenten, Einlass und Raumwechsel. Bei parallelen Räumen benötigen Sie pro Raum mindestens eine zusätzliche Betreuung.
Wann sollte das Catering für eine Filmkonferenz bestellt werden?: Geben Sie die erste Cateringbestellung etwa 2 bis 3 Wochen vorher auf. Aktualisieren Sie die Personenzahl und Ernährungswünsche spätestens 3 Werktage vor Beginn, damit Sonderkost und Getränke eingeplant werden können.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.