Een fietszoektocht organiseren: zo pak je het aan

Begin met het thema en de route, en werk daarna pas de opdrachten en praktische details uit. Een fietszoektocht valt of staat met een route die je vooraf volledig fietst: controleer afstand, wegdek, kruisingen en de plekken waar deelnemers moeten stoppen. Leg vervolgens controlepunten, vragen en opdrachten vast en regel de communicatie met deelnemers. Plan ook tijd voor fietsencontrole, routepijlen, startpakketten en een duidelijke briefing op de startlocatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en thema bepalen
2 personen
2
Fietsroute uitwerken
2 personen
3
Route op de fiets testen
2 personen
4
Controlepunten vastleggen
2 personen
5
Vragen en opdrachten maken
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Routekaarten en scorekaarten maken
2 personen
11
Cluekaarten en opdrachten printen
2 personen
12
Prijzen en spelmaterialen inkopen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Fietsen en reparatiemateriaal controleren
2 personen
15
Start- en finishlocatie controleren
2 personen
16
Starttafel opbouwen
3 personen
17
Controlepunten voorbereiden
4 personen
18
Pijlen en routeborden plaatsen
3 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
23
Startpakketten samenstellen
3 personen
24
Techniek en verlichting testen
2 personen
25
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Startuitleg geven
2 personen
28
Teams laten starten
2 personen
29
Controlepunten bemannen
4 personen
30
Scorekaarten controleren
2 personen
31
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Binnenkomende teams registreren
2 personen
34
Winnaars berekenen
2 personen
35
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

36
Routeborden en pijlen ophalen
3 personen
37
Materialen en meubels opruimen
4 personen
38
Servies en materialen afwassen
2 personen
39
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Geleende materialen retourneren
2 personen
42
Overgebleven routeborden verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 24
Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 6
Reflectievestenaantal 12
Startnummersaantal 50
Routekaartenaantal 50
Scorekaartenaantal 50
Cluekaartenaantal 60
Klembordenaantal 8
Pennensetsaantal 8
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Megafoon
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Scharenaantal 4
Watertonnenaantal 2

Decoratie

Routepijlenaantal 36
Routebordenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Startfinishbanner

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 4
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route uiterlijk één week vooraf en nogmaals kort voor de tocht. Controleer onderweg of routepijlen en routeborden zichtbaar zijn en noteer omleidingen of onveilige kruisingen.
Plan per controlepunt minimaal 10 minuten voorbereidingstijd en wijs vooraf een verantwoordelijke aan. Leg vragen, opdrachten, cluekaarten en eventueel een telefoonnummer van de organisatie klaar.
Stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf de starttijd, startlocatie, verwachte duur, route-informatie en wat ze zelf moeten meenemen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, niet pas bij de lunch.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal de dag ervoor. Reken per groep minstens één fietspomp, één fietsreparatieset en voldoende reserve binnenbanden; laat deelnemers weten waar hulp beschikbaar is.
Bouw de starttafel minimaal 60 minuten voor vertrek op. Sorteer startnummers, routekaarten en scorekaarten per deelnemer of team en test speaker, megafoon, verlichting en powerbanks voordat de briefing begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een fietszoektocht organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met thema, route en datum. Test de route uiterlijk 1 week voor de tocht en rond printwerk, boodschappen en startpakketten in de laatste 2 dagen af.
Hoeveel kilometer moet een fietszoektocht zijn?: Plan voor een recreatieve tocht ongeveer 15 tot 25 kilometer, afhankelijk van de deelnemers. Trek naast de fietstijd 10 tot 15 minuten per controlepunt uit voor vragen en opdrachten.
Hoeveel controlepunten heeft een fietszoektocht nodig?: Gebruik meestal 4 tot 6 controlepunten voor een tocht van 2 tot 3 uur. Zet controlepunten bij herkenbare, veilige plekken en controleer elk punt vooraf op bereikbaarheid en zichtbaarheid.
Wanneer stuur je de informatie naar deelnemers?: Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de start. Vermeld daarin starttijd, locatie, route- en veiligheidsafspraken, groepsindeling, lunchinformatie en een contactnummer voor onderweg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.