Organiser une chasse au trésor à vélo, étape par étape

Une chasse au trésor à vélo réussie commence par un parcours réaliste, pas par les énigmes. Définissez d’abord le thème, la distance et les points de contrôle, puis testez l’itinéraire à vélo dans les mêmes conditions que le jour J. Préparez ensuite les cartes, feuilles de score et kits de départ avant d’installer la signalisation et les postes. Les oublis les plus fréquents concernent la sécurité, les réparations, les besoins alimentaires et les informations pratiques envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et le thème
2 personnes
2
Élaborer le parcours vélo
2 personnes
3
Tester l’itinéraire à vélo
2 personnes
4
Définir les points de contrôle
2 personnes
5
Créer les questions et les задания
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les informations aux participants
10
Créer les cartes de parcours et les feuilles de score
2 personnes
11
Imprimer les cartes-indices et les missions
2 personnes
12
Acheter les prix et le matériel de jeu
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier les vélos et le matériel de réparation
2 personnes
15
Vérifier le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
16
Monter la table de départ
3 personnes
17
Préparer les points de contrôle
4 personnes
18
Installer les flèches et les panneaux d’itinéraire
3 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Suspendre la décoration
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer les encas et le déjeuner
3 personnes
23
Composer les kits de démarrage
3 personnes
24
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
25
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Donner les consignes de départ
2 personnes
28
Faire partir les équipes
2 personnes
29
Assurer les points de contrôle
4 personnes
30
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
31
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Enregistrer les équipes arrivantes
2 personnes
34
Calculer les gagnants
2 personnes
35
Remettre les prix
2 personnes

Suivi

36
Récupérer les panneaux de signalisation et les flèches
3 personnes
37
Ranger le matériel et les meubles
4 personnes
38
Laver la vaisselle et le matériel
2 personnes
39
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
42
Retirer les panneaux de signalisation restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 12
Nappesqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 24
Pompes à véloqté 4
Kits de réparation véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Numéros de départqté 50
Cartes d'itinéraireqté 50
Fiches de scoreqté 50
Cartes d’indicesqté 60
Presse-papiersqté 8
Sets de stylosqté 8
Prixqté 6

Équipement

Enceinte portable
Mégaphone
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Ciseauxqté 4
Fûts d’eauqté 2

Décoration

Flèches de directionqté 36
Panneaux de directionqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Bannière départ-arrivée

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire à vélo au moins une fois avant les inscriptions, en vérifiant les montées, les traversées et le temps nécessaire entre chaque point de contrôle. Prévoyez aussi une solution si un passage devient impraticable.
Fixez un nombre précis de points de contrôle et attribuez à chacun une mission, une personne responsable et le matériel nécessaire. Sans cette répartition, les bénévoles cherchent souvent les consignes au dernier moment.
Envoyez les informations aux participants au moins 7 jours avant le départ : heure, lieu, distance, règles, équipement conseillé et numéro à appeler en cas de problème. Demandez les besoins alimentaires dans le même message.
Préparez les kits de départ, les numéros, les cartes-indices et les feuilles de score par équipe, puis vérifiez chaque kit avec une liste. Gardez plusieurs exemplaires vierges pour remplacer une feuille mouillée ou perdue.
Contrôlez les vélos et le matériel de réparation avant l’accueil, notamment les pompes, les kits et les chambres à air de rechange. Installez les flèches et panneaux avant l’arrivée des participants et faites un briefing court aux bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une chasse au trésor à vélo ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de tester le parcours, recueillir les inscriptions et besoins alimentaires, imprimer les documents et briefer les bénévoles.
Quelle distance choisir pour une chasse au trésor à vélo ?: Pour un groupe familial, partez sur environ 10 à 20 kilomètres, selon le dénivelé et le nombre de missions. Testez le trajet avant de fixer la durée annoncée aux participants.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez-les au minimum 7 jours avant le départ, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez clairement le lieu, l’heure, la distance, le matériel à prévoir et les consignes de sécurité.
Que prévoir en cas de panne de vélo ?: Prévoyez au moins une pompe, un kit de réparation et plusieurs chambres à air de rechange pour le groupe. Désignez aussi une personne capable d’intervenir ou d’organiser le retour d’un participant immobilisé.

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