Zo organiseer je een fietsultratocht

Begin niet met de inschrijving, maar met de route: leg afstand, hoogtemeters, start- en finishlocatie en een realistische tijdsplanning vast. Werk de route digitaal uit, test de bestanden en controleer elk traject op veiligheid en bereikbaarheid. Regel daarna vergunningen, verzekering, hulpdiensten en controleposten. Pas wanneer de logistiek staat, werf je vrijwilligers en open je de inschrijving. Deelnemers moeten vooraf precies weten waar ze starten, welke ondersteuning er is en wat ze zelf meenemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Route digitaal uitwerken
2 personen
3
Route op veiligheid controleren
3 personen
4
Startlocatie reserveren
5
Controleposten reserveren
6
Vergunningen aanvragen
7
Verzekering controleren
8
Hulpdiensten informeren
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Starttijden indelen
2 personen
15
Deelnemersbrief versturen
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
19
Controleposten plannen
2 personen
20
Fietsservice regelen
21
Routebestanden testen
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Startnummers sorteren
2 personen
26
Routeborden voorbereiden
3 personen
27
Controlepostpakketten maken
3 personen
28
Fietsen en voertuigen controleren
2 personen

Event

29
Startterrein markeren
3 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
33
Routeborden plaatsen
4 personen
34
Afzetlint plaatsen
2 personen
35
Verlichting installeren
2 personen
36
Inschrijftafel inrichten
2 personen
37
Cateringtafel inrichten
3 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie en thee zetten
2 personen
40
Controleposten bevoorraden
4 personen
41
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
42
Fietsreparatiemateriaal klaarzetten
2 personen
43
Deelnemers aanmelden
4 personen
44
Startnummers uitdelen
3 personen
45
Route-uitleg geven
2 personen
46
Fietsverlichting controleren
2 personen
47
Startgroepen begeleiden
3 personen
48
Deelnemers registreren bij posten
6 personen
49
Water en snacks uitdelen
6 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Routecontrole uitvoeren
3 personen
53
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
54
Eerste hulp verlenen
2 personen
55
Finishers registreren
3 personen
56
Finishers ontvangen
3 personen
57
Medaille of aandenken uitdelen
2 personen
58
Afsluitende maaltijd serveren
4 personen
59
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
60
Finishregistratie afsluiten
2 personen

Nazorg

61
Routeborden verzamelen
4 personen
62
Startterrein afbouwen
4 personen
63
Controleposten afbouwen
4 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Terrein schoonmaken
3 personen
67
Overgebleven eten sorteren
2 personen
68
Materiaal inventariseren
2 personen
69
Geleend materiaal retourneren
2 personen
70
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
71
Deelnemersbedankje versturen
72
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Partytentenaantal 3
Start- en finishboog
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiebekersaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterjerrycansaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Handportofoonsaantal 10
Megafon
Powerbanksaantal 8

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Routebordenaantal 45
Pijlbordenaantal 30
Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Polsbandjesaantal 130
Medaillesaantal 120
Fietsstandaardsaantal 12
Fietspompenaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 30
Bandenlichtersaantal 12
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Fietslampenaantal 12
Reflectievestenaantal 20
Regenponcho'saantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 100
Afzetlintaantal 8
Waarschuwingslampenaantal 8
Zaklampenaantal 10

Decoratie

Vlaggenaantal 20
Bannersaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Batterijenaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 60
Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Theedoekenaantal 20
Handzeepaantal 6
Desinfecterende sprayaantal 4
Afwasmiddelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan controleposten op basis van afstand en verwachte rijtijd. Leg per post vooraf vast hoeveel water, voedsel, route-informatie en vrijwilligers nodig zijn, zodat een post niet alleen een tafel langs de weg wordt.
Controleer de route twee keer: eerst digitaal en daarna fysiek op kruisingen, wegwerkzaamheden en onduidelijke passages. Test ook de routebestanden op de apparaten die deelnemers waarschijnlijk gebruiken.
Stuur de deelnemersbrief niet pas enkele dagen voor de tocht. Verstuur hem uiterlijk 7 dagen vooraf met starttijd, routebestand, controleposten, veiligheidsafspraken en een telefoonnummer voor problemen onderweg.
De start vraagt meer sorteerwerk dan je verwacht. Leg startnummers en houders per starttijd klaar en deel deelnemers in blokken in, zodat niet iedereen tegelijk bij registratie, fietsenrekken en de eerste routeborden staat.
Maak vrijwilligersinstructies per functie en geef portofoons en powerbanks op een vast uitgiftemoment. Neem reservebinnenbanden, fietspompen en bandenlichters mee naar de plekken waar hulp onderweg daadwerkelijk bereikbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsultratocht organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met route, startlocatie, controleposten en vergunningen. Plan de vrijwilligers, materiaalcontrole en deelnemersbrief in de laatste 3 tot 4 weken.
Wanneer moet ik de vergunning voor een fietsultratocht aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route en locaties voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken voor de tocht. Controleer bij de bevoegde instantie welke termijn voor jouw route geldt.
Hoeveel controleposten heeft een fietsultratocht nodig?: Plan meestal één controlepost per 40 tot 60 kilometer, met extra aandacht voor lange of afgelegen trajecten. Bereken per post de benodigde watervoorraad en bezetting op basis van het aantal deelnemers en de doorkomsttijd.
Wanneer stuur ik de deelnemersbrief voor een fietsultratocht?: Stuur de brief uiterlijk 7 dagen voor de start en stuur een korte weers- en route-update 24 tot 48 uur vooraf. Vermeld daarin ook wijzigingen, starttijd, routebestand en contactgegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.