Organiser une randonnée ultra à vélo, étape par étape

Une randonnée ultra à vélo se prépare d’abord autour du parcours, de la sécurité et des points de contrôle, bien avant l’ouverture des inscriptions. Commence par consigner précisément la distance, tester l’itinéraire numériquement et vérifier chaque zone à risque. Ensuite, réserve le départ et les postes de contrôle, demande les autorisations et vérifie l’assurance. Les dernières semaines servent surtout à fiabiliser les inscriptions, répartir les départs et donner aux bénévoles des consignes utilisables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
2 personnes
3
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
4
Réserver le lieu de départ
5
Réserver des postes de contrôle
6
Demander les autorisations
7
Vérifier l’assurance
8
Informer les services de secours
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Vérifier les données des participants
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les heures de départ
2 personnes
15
Envoyer la lettre aux participants
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
19
Planifier les postes de contrôle
2 personnes
20
Organiser le service vélo
21
Tester les fichiers d’itinéraire
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Trier les dossards
2 personnes
26
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
27
Préparer les kits de poste de contrôle
3 personnes
28
Vérifier les vélos et les véhicules
2 personnes

Événement

29
Marquer l’aire de départ
3 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
33
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
34
Installer des rubans de signalisation
2 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Installer la table traiteur
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Approvisionner les postes de contrôle
4 personnes
41
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
42
Préparer le matériel de réparation de vélo
2 personnes
43
Inscrire les participants
4 personnes
44
Distribuer les dossards
3 personnes
45
Donner les explications du parcours
2 personnes
46
Vérifier l’éclairage des vélos
2 personnes
47
Accompagner les groupes de départ
3 personnes
48
Enregistrer les participants aux postes
6 personnes
49
Distribuer de l'eau et des snacks
6 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
53
Aider les incidents
2 personnes
54
Fournir les premiers secours
2 personnes
55
Enregistrer les arrivants
3 personnes
56
Accueillir les finisseurs
3 personnes
57
Distribuer la médaille ou le souvenir
2 personnes
58
Servir le repas de clôture
4 personnes
59
Accueillir les derniers participants
3 personnes
60
Clôturer l’enregistrement de l’arrivée
2 personnes

Suivi

61
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
62
Démonter la zone de départ
4 personnes
63
Démonter les postes de contrôle
4 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le site
3 personnes
67
Trier les restes
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
71
Envoyer un message de remerciement aux participants
72
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 20
Tentes de réceptionqté 3
Arche de départ et d’arrivée
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Gobelets à caféqté 100
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Bidons d'eauqté 12
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Batteries externesqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 20
Panneaux de directionqté 45
Panneaux indicateursqté 30
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Braceletsqté 130
Médaillesqté 120
Supports à vélosqté 12
Pompes à véloqté 6
Chambres à air de rechangeqté 30
Démonte-pneusqté 12
Kits d’outils pour véloqté 4
Phares de véloqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Ponchos de pluieqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants en nitrileqté 100
Ruban de balisageqté 8
Lampes d’avertissementqté 8
Lampes de pocheqté 10

Décoration

Drapeauxqté 20
Bannièresqté 6
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 10
Pilesqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Sacs poubelleqté 60
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Torchonsqté 20
Savon pour les mainsqté 6
Spray désinfectantqté 4
Liquide vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Verrouille le parcours avant de communiquer la distance : teste les fichiers d’itinéraire sur au moins deux appareils et repère les passages dangereux, les zones sans réseau et les points où une déviation serait nécessaire.
Lance les démarches administratives plusieurs semaines avant le départ. Les autorisations, l’assurance et l’information des services de secours ne doivent pas attendre que les inscriptions soient closes.
Répartis les heures de départ plutôt que de faire partir tout le monde en même temps. Utilise les données d’inscription pour prévoir les besoins alimentaires et dimensionner les postes de contrôle.
Pour chaque poste de contrôle, attribue un responsable, une heure d’ouverture et un moyen de communication. Prévois des talkies-walkies, des batteries externes et une solution claire en cas de retard ou d’abandon.
Fais un contrôle matériel la veille : panneaux, cônes, numéros de départ, supports à vélos et équipement de réparation. Les chambres à air, démonte-pneus et pompes sont souvent oubliés jusqu’au premier incident mécanique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée ultra à vélo ?: Prévois au minimum trois mois pour un parcours déjà connu et davantage si des autorisations ou plusieurs postes de contrôle sont nécessaires. Les inscriptions et le recrutement des bénévoles doivent être lancés assez tôt pour pouvoir ajuster les moyens.
Quand faut-il demander les autorisations pour une randonnée à vélo ?: Dépose les demandes dès que le parcours et le lieu de départ sont suffisamment définis, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Attendre la dernière semaine peut empêcher de modifier le tracé ou d’informer correctement les secours.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée ultra à vélo ?: Le nombre dépend du nombre de postes de contrôle et de leurs horaires, mais prévois au moins deux personnes par poste pour assurer les pauses et les imprévus. Ajoute une équipe mobile pour le départ, l’arrivée et les incidents sur le parcours.
Que faut-il envoyer aux participants avant le départ ?: Envoie une lettre aux participants au plus tard une semaine avant l’événement. Elle doit rappeler l’heure attribuée, le parcours, les points de contrôle, les consignes de sécurité et les informations pratiques liées au ravitaillement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.