Eine Fahrrad-Ultratour sicher und ohne Lücken organisieren

Bei einer Fahrrad-Ultratour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst früh eine geprüfte Route, feste Kontrollposten, erreichbare Helfer und klare Informationen für alle Teilnehmenden. Beginne mit Entfernung und Sicherheitsprüfung, bevor du Startort, Genehmigungen und Anmeldung festlegst. Plane außerdem Reserven für Wetter, Pannen und verspätete Fahrer ein – genau dort entstehen am Veranstaltungstag die meisten Probleme.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
2
Route digital ausarbeiten
2 Personen
3
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
4
Startort reservieren
5
Kontrollposten reservieren
6
Genehmigungen beantragen
7
Versicherung prüfen
8
Rettungsdienste informieren
9
Anmeldeformular veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Startzeiten einteilen
2 Personen
15
Teilnehmerbrief versenden
16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Freiwilligenanweisungen erstellen
2 Personen
19
Kontrollposten planen
2 Personen
20
Fahrradservice organisieren
21
Routendateien testen
2 Personen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Materialbestand überprüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Startnummern sortieren
2 Personen
26
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
27
Kontrollpostenpakete zusammenstellen
3 Personen
28
Fahrräder und Fahrzeuge kontrollieren
2 Personen

Event

29
Startbereich markieren
3 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
32
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
33
Wegweiser aufstellen
4 Personen
34
Absperrband anbringen
2 Personen
35
Beleuchtung installieren
2 Personen
36
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
37
Cateringtisch einrichten
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
40
Kontrollposten mit Material versorgen
4 Personen
41
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
42
Fahrradreparaturmaterial bereitstellen
2 Personen
43
Teilnehmer anmelden
4 Personen
44
Startnummern ausgeben
3 Personen
45
Routenbeschreibung geben
2 Personen
46
Fahrradbeleuchtung prüfen
2 Personen
47
Startgruppen begleiten
3 Personen
48
Teilnehmer an den Stationen registrieren
6 Personen
49
Wasser und Snacks ausgeben
6 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
53
Pannenfälle unterstützen
2 Personen
54
Erste Hilfe leisten
2 Personen
55
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
56
Finisher empfangen
3 Personen
57
Medaille oder Andenken ausgeben
2 Personen
58
Abschlussmahlzeit servieren
4 Personen
59
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
3 Personen
60
Ziellaufregistrierung schließen
2 Personen

Nachbereitung

61
Wegweiser einsammeln
4 Personen
62
Startgelände abbauen
4 Personen
63
Kontrollposten abbauen
4 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Gelände reinigen
3 Personen
67
Übrig gebliebenes Essen sortieren
2 Personen
68
Material inventarisieren
2 Personen
69
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
70
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
71
Dankeschön an Teilnehmer versenden
72
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 20
PartyzelteAnz. 3
Start- und Zielbogen
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
KaffeebecherAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
WasserkanisterAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
HandfunkgeräteAnz. 10
Megafon
PowerbanksAnz. 8

Sportmaterial

KegelAnz. 20
WegweiserAnz. 45
WegweiserAnz. 30
StartnummernAnz. 120
StartnummernhalterAnz. 120
ArmbänderAnz. 130
MedaillenAnz. 120
FahrradständerAnz. 12
FahrradpumpenAnz. 6
ErsatzschläucheAnz. 30
ReifenheberAnz. 12
FahrradreparatursetsAnz. 4
FahrradlampenAnz. 12
WarnwestenAnz. 20
RegenponchosAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
NitrilhandschuheAnz. 100
AbsperrbandAnz. 8
WarnleuchtenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 10

Dekoration

FahnenAnz. 20
BannerAnz. 6
TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 10
BatterienAnz. 40

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

MüllsäckeAnz. 60
BesenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
GeschirrtücherAnz. 20
HandseifeAnz. 6
DesinfektionssprayAnz. 4
SpülmittelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke und Zeitplan zuerst fest und teste die Routendateien mit mindestens zwei Geräten. Prüfe dabei Abzweigungen, Gefahrenstellen und die Erreichbarkeit jedes Kontrollpostens.
Beantrage Genehmigungen und kläre Versicherung sowie Rettungsdienste mehrere Wochen vor dem Start. Warte nicht auf die endgültige Teilnehmerzahl, wenn Behörden feste Vorlaufzeiten verlangen.
Teile die Startzeiten in überschaubare Gruppen ein und verschicke den Teilnehmerbrief spätestens sieben Tage vorher. Darin sollten Route, Kontrollpunkte, Notfallkontakt, Verpflegung und Hinweise zu persönlichen Ernährungswünschen stehen.
Plane an jedem Kontrollposten Wasser, Becher, einfache Verpflegung und eine Möglichkeit für Fahrradpannen ein. Ersatzschläuche, Reifenheber und Fahrradpumpen helfen nur, wenn eine eingeteilte Person weiß, wo sie liegen und wie sie eingesetzt werden.
Gib Helfern vor dem Aufbau eine kurze schriftliche Anweisung und statte die Streckenleitung mit Handfunkgeräten, Powerbanks und einem Megafon aus. Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Materialbestand, Startnummern und die Beschilderung vor Ort.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Fahrrad-Ultratour planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Start. Route, Startort, Kontrollposten, Genehmigungen und Rettungsdienste brauchen mehr Vorlauf als Anmeldung und Einkauf.
Wie viele Kontrollposten braucht eine Fahrrad-Ultratour?: Plane mindestens einen Kontrollposten pro 40 bis 60 Kilometer und zusätzlich einen gut erreichbaren Notfallpunkt. Die genaue Zahl hängt von Höhenmetern, Wetter, Fahrzeit und der Versorgung entlang der Route ab.
Wann sollte der Teilnehmerbrief verschickt werden?: Sende ihn spätestens sieben Tage vor der Tour und verschicke bei wichtigen Änderungen eine aktualisierte Version. Die Startzeit, Routendatei, Kontrollposten und Notfallnummer müssen darin eindeutig stehen.
Was braucht man für Fahrradpannen bei einer Ultratour?: Halte an jedem Kontrollposten mehrere Ersatzschläuche, Reifenheber und mindestens eine Fahrradpumpe bereit. Für die Streckenleitung sind zusätzliche Reparatursets und geladene Powerbanks sinnvoll, damit Hilfe auch außerhalb der Posten organisiert werden kann.

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