Organiser une rallye vélo : la méthode complète

Une rallye vélo se prépare d’abord sur le parcours, pas au point de départ. Commence par définir une boucle réaliste, teste-la à vélo et repère les croisements, les zones dangereuses et les endroits adaptés aux checkpoints. Ensuite, construis les énigmes autour de l’itinéraire, ouvre les inscriptions et répartis les participants en équipes. Les derniers jours servent surtout à imprimer, emballer, vérifier le matériel et préparer le ravitaillement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de départ
2
Élaborer un itinéraire cycliste
2 personnes
3
Essayer l’itinéraire à vélo
2 personnes
4
Vérifier le parcours et les points de circulation
2 personnes
5
Élaborer les épreuves de puzzle
2 personnes
6
Consigner les emplacements des checkpoints
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Organiser le personnel des checkpoints
11
Répartir les participants en équipes
12
Imprimer les cartes d’itinéraire et les formulaires
13
Assembler les puzzles et les enveloppes
2 personnes
14
Créer les flèches d’itinéraire et les panneaux de point de contrôle
2 personnes
15
Vérifier le matériel de vélo
16
Acheter le catering
2 personnes
17
Rassembler le matériel
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Envoyer les informations aux participants
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Aménager le comptoir de départ et d’arrivée
2 personnes
25
Préparer le matériel du point de contrôle
3 personnes
26
Suspendre les flèches d’orientation
3 personnes
27
Suspendre la décoration
2 personnes
28
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

29
Enregistrer les participants
3 personnes
30
Vérifier les vélos et l'éclairage
2 personnes
31
Faire le briefing de départ
2 personnes
32
Faire démarrer les équipes par étapes
3 personnes
33
Assurer les points de contrôle
6 personnes
34
Vérifier les flèches de signalisation en cours de route
2 personnes
35
Fournir une assistance dépannage aux participants
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
37
Enregistrer les arrivants
3 personnes
38
Vérifier les réponses
3 personnes
39
Annonce des gagnants
40
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

41
Retirer les flèches et panneaux d’itinéraire
3 personnes
42
Ranger le matériel et le parking à vélos
4 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Collecter et trier les déchets
2 personnes
45
Nettoyer le lieu
3 personnes
46
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Bannière départ-arrivée

Matériel de sport

Flèches de directionqté 50
Panneaux de checkpointqté 8
Cônes de signalisationqté 20
Pompes à véloqté 3
Kits d’outils pour véloqté 3
Démonte-pneusqté 6
Chambres à air de rechangeqté 10
Sets de collageqté 4
Kits d’éclairage pour véloqté 20

Paperasse

Cartes d'itinéraireqté 70
Formulaires de réponseqté 70
Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 80
Chemises imperméables pour documentsqté 70
Enveloppesqté 12
Autocollants des participantsqté 80

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bac à vaisselleqté 2
Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Teste l’itinéraire au moins 2 à 3 semaines avant la rallye, dans des conditions proches de celles du jour prévu. Mesure le temps réel entre chaque checkpoint et prévois une solution de remplacement si une route devient impraticable.
Place les checkpoints sur une carte avec une consigne claire pour chacun. Prépare les enveloppes, les puzzles, les panneaux et le matériel séparément, puis fais un contrôle complet 48 heures avant le départ.
Envoie les informations pratiques au plus tard 5 jours avant l’événement : heure de rendez-vous, durée estimée, niveau de difficulté, consignes de sécurité et matériel obligatoire. Demande aussi les besoins alimentaires avant de finaliser le catering.
Prévois une équipe identifiable à chaque checkpoint et un responsable capable de joindre le départ. Pour une rallye de 3 heures, ajoute au minimum une pompe, un kit d’outils, des démonte-pneus, des chambres à air et des rustines au point de départ.
Installe le départ et l’arrivée avant l’accueil : tables, chaises, tentes, panneaux, flèches, glacières et boissons fraîches. Prépare les sandwichs et les encas juste avant l’arrivée des participants afin qu’ils restent frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une rallye vélo ?: Prévois 4 à 6 semaines pour une rallye avec plusieurs checkpoints et énigmes. Ce délai permet de tester le parcours, traiter les inscriptions, recruter le personnel et commander le catering sans précipitation.
Quelle distance prévoir pour une rallye vélo ?: Pour un groupe mixte, une boucle de 20 à 35 kilomètres convient généralement à une sortie de 3 à 4 heures avec des arrêts. Ajoute 10 à 15 minutes par checkpoint pour les énigmes, les consignes et les éventuels retards.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations définitives 5 à 7 jours avant le départ, puis un rappel la veille. Indique l’heure d’arrivée demandée, le point de rendez-vous, le parcours approximatif, la météo prévue et les coordonnées d’un responsable.
Quel matériel de réparation faut-il prévoir pour une rallye vélo ?: Prévois au moins une pompe, un kit d’outils, deux démonte-pneus, 2 à 4 chambres à air de rechange et plusieurs sets de collage pour un groupe d’environ 20 personnes. Ajoute des kits d’éclairage si une partie du parcours peut se dérouler par faible luminosité.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.