Zo organiseer je een fietsdemonstratie

Begin met de route en startlocatie, niet met de uitnodiging. Reserveer de plek, meld de demonstratie bij de gemeente en werk daarna de route, omleidingen en verkeersbegeleiding uit. Zodra de veiligheidsaanpak staat, kun je deelnemers laten aanmelden en praktische informatie versturen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, zichtbare afzetting, opgeladen communicatieapparatuur en een gecontroleerde route.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en startlocatie reserveren
2 personen
2
Demonstratie bij gemeente melden
3
Route en omleiding uitwerken
2 personen
4
Route op verkeersrisico's controleren
2 personen
5
Verkeersbegeleiders werven
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
12
Route opnieuw inspecteren
2 personen
13
Boodschappen bestellen
14
Bewegwijzering printen
2 personen
15
Demonstratieborden voorbereiden
3 personen
16
Polsbandjes en hesjes sorteren
2 personen
17
Geluidsapparatuur opladen
18
Boodschappen ophalen
2 personen
19
Fietsreparatieset controleren
20
Startlocatie opbouwen
6 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Verkeersborden langs route plaatsen
4 personen
23
Dranken en hapjes klaarzetten
3 personen
24
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

25
Deelnemers registreren
4 personen
26
Hesjes en polsbandjes uitdelen
3 personen
27
Fietsveiligheid controleren
3 personen
28
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
29
Demonstratie begeleiden
10 personen
30
Kruispunten beveiligen
8 personen
31
Route vrijhouden
4 personen
32
Foto's en video maken
2 personen
33
Dranken en hapjes serveren
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Fietsen technisch ondersteunen
2 personen
36
Openbaar aanspreekpunt bemannen
2 personen
37
Verlichting langs terrein plaatsen
2 personen
38
Incidenten registreren

Nazorg

39
Bewegwijzering verwijderen
4 personen
40
Materialen afbreken
6 personen
41
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
42
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
43
Startlocatie schoon opleveren
4 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Gevonden voorwerpen afhandelen
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Megafoonsaantal 3
Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Printpapieraantal 500
Waterdichte documenthoezenaantal 30

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
LED-fietslampenaantal 20

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Verkeerskegelsaantal 24
Afzethekkenaantal 8
Nooddekensaantal 6

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reserve binnenbandenaantal 12
Fietsstandaardsaantal 4

Decoratie

Spandoekenaantal 6
Demonstratiebordenaantal 40
Vlaggenaantal 20
Bannersaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 6
Tangenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermometersaantal 2

Tips

Plan de gemeentelijke melding en routecontrole ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer niet alleen de route op papier, maar loop of fiets haar opnieuw na zodra de datum dichterbij komt; tijdelijke werkzaamheden of gewijzigde verkeerssituaties kunnen je omleiding beïnvloeden.
Maak de aanmeldingen uiterlijk enkele dagen voor de demonstratie definitief. Gebruik de deelnemerslijst om dieetwensen, contactgegevens en de benodigde hoeveelheid drinken en hapjes te controleren; een open inschrijving tot het laatste moment maakt de registratie onnodig chaotisch.
Geef verkeersbegeleiders vooraf een korte briefing met hun positie, signalen en noodprocedure. Laat iedereen bij de start herkenbaar zijn met een reflecterend hesje en zorg dat verkeerskegels, afzethekken en eventuele verkeersborden al per routepunt zijn gesorteerd.
Test geluidsapparatuur, megafoons en draagbare speakers vóór het opbouwen en laad powerbanks volledig op. Neem verlengkabels alleen mee als ze veilig en droog kunnen liggen; bij een buitenlocatie is een reserveoplossing voor mededelingen praktischer dan last-minute zoeken naar stroom.
Richt de startlocatie in een vaste volgorde in: eerst afzetting en bewegwijzering, daarna registratie, vervolgens drinken en hapjes. Leg fietsreparatiesets, fietspompen en reserve binnenbanden zichtbaar klaar en wijs één persoon aan die kleine pechgevallen opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsdemonstratie melden bij de gemeente?: Meld de demonstratie zodra route, startlocatie en datum voorlopig vaststaan. Houd minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding aan, omdat de gemeente aanvullende informatie over verkeersmaatregelen of omleidingen kan vragen.
Hoeveel verkeersbegeleiders heb ik nodig voor een fietsdemonstratie?: Dat hangt af van kruisingen, zijstraten en de lengte van de groep. Maak eerst een routekaart en plan minimaal één begeleider per risicopunt; voeg daarnaast een begeleider aan het begin en einde van de groep toe.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen voor de demonstratie en herhaal de belangrijkste punten 24 uur vooraf. Vermeld de starttijd, verzamelplek, route, veiligheidsafspraken, contactpersoon en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Wat moet ik op de dag zelf controleren voor de fietsdemonstratie?: Controleer vóór aankomst van deelnemers de afzetting, bewegwijzering, verkeersborden, registratie en geluidsinstallatie. Leg ook EHBO-koffers, LED-fietslampen, reflecterende hesjes en fietsreparatiesets klaar en doe een laatste route-inspectie voordat de groep vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.