Organiser une démonstration de vélo, étape par étape

Une démonstration de vélo se prépare d’abord comme un événement de circulation, puis comme un accueil du public. Commencez par sécuriser l’itinéraire et le point de départ avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les signaleurs, les informations aux participants et le matériel de réparation. La veille, refaites le parcours à pied ou à vélo et vérifiez chaque point de signalisation. Le jour J, l’enregistrement et le briefing doivent être terminés avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l’itinéraire et le point de départ
2 personnes
2
Déclarer la manifestation à la mairie
3
Élaborer le parcours et le détour
2 personnes
4
Vérifier les risques de circulation sur le parcours
2 personnes
5
Recruter des signaleurs routiers
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les informations aux participants
11
Briefer les agents de circulation
2 personnes
12
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
13
Commander les courses
14
Imprimer la signalisation
2 personnes
15
Préparer les panneaux de démonstration
3 personnes
16
Trier les bracelets et les gilets
2 personnes
17
Charger le matériel audio
18
Récupérer les courses
2 personnes
19
Vérifier la trousse de réparation vélo
20
Installer le lieu de départ
6 personnes
21
Installer la table d'inscription
2 personnes
22
Placer les panneaux de signalisation le long du parcours
4 personnes
23
Préparer les boissons et les amuse-bouches
3 personnes
24
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

25
Enregistrer les participants
4 personnes
26
Distribuer les gilets et les bracelets
3 personnes
27
Vérifier la sécurité des vélos
3 personnes
28
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
29
Accompagner la démonstration
10 personnes
30
Sécuriser les croisements
8 personnes
31
Dégager le parcours
4 personnes
32
Prendre des photos et des vidéos
2 personnes
33
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Assurer le support technique des vélos
2 personnes
36
Tenir le point de contact public
2 personnes
37
Installer l’éclairage le long du site
2 personnes
38
Enregistrer les incidents

Suivi

39
Retirer la signalétique
4 personnes
40
Démonter le matériel
6 personnes
41
Collecter et trier les déchets
4 personnes
42
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
43
Rendre le lieu de départ propre
4 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
45
Gérer les objets trouvés
46
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 12
Poubellesqté 6

Équipement

Mégaphonesqté 3
Enceintes portablesqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Papier d’impressionqté 500
Chemises imperméables pour documentsqté 30

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Lampes de vélo LEDqté 20

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Cônes de signalisationqté 24
Barrières de sécuritéqté 8
Couvertures de survieqté 6

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Kits de réparation véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Supports à vélosqté 4

Décoration

Banderolesqté 6
Panneaux de démonstrationqté 40
Drapeauxqté 20
Bannièresqté 4

Catering

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 6
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 8
Machines à caféqté 2
Thermomètresqté 2

Conseils

Lancez les démarches auprès de la mairie dès que le parcours est défini : gardez au moins 4 à 6 semaines pour la déclaration, les éventuelles demandes d’occupation et les échanges sur la circulation.
Ne publiez pas les invitations avant d’avoir validé le parcours, le détour et les horaires. Indiquez une date limite d’inscription située 5 à 7 jours avant la démonstration afin de prévoir les boissons, les amuse-bouches et les besoins alimentaires.
Réunissez les signaleurs routiers au moins 45 minutes avant le départ. Donnez à chacun son emplacement, son rôle, un gilet réfléchissant et un moyen de communication ; un briefing général de 10 à 15 minutes évite les consignes contradictoires.
Prévoyez un contrôle vélo visible au départ : une pompe, des chambres à air de rechange et un kit de réparation doivent rester accessibles pendant tout le parcours. Testez aussi les mégaphones et les enceintes sur batterie avant l’installation du public.
Préparez l’accueil en trois zones distinctes : inscription, attente et départ. Installez les supports à vélos, la table avec presse-papiers et stylos, puis la signalisation ; gardez les documents dans des chemises imperméables et réservez au moins 30 minutes pour l’enregistrement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une démonstration de vélo ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de déclarer la manifestation à la mairie, d’obtenir les validations nécessaires, de recruter les signaleurs et de gérer les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez-les uniquement après validation du parcours et des horaires, généralement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fermez le formulaire 5 à 7 jours avant afin d’ajuster les achats et l’accueil.
Combien de temps avant le départ faut-il installer le parcours ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant le premier départ. Refaites une inspection complète 60 à 90 minutes avant, puis placez les signaleurs à leur poste au moins 45 minutes à l’avance.
Que faut-il prévoir en cas de panne pendant la démonstration ?: Gardez une pompe, un kit de réparation et au moins une chambre à air de rechange au point de départ ou dans un véhicule d’assistance. Désignez une personne responsable du matériel et vérifiez son contenu la veille, puis encore le matin même.

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