Zo organiseer je een familiekaraokeavond

Begin vier tot zes weken vooraf met datum, locatie en de reservering van de karaokeset. Vraag bij de uitnodiging meteen dieetwensen en favoriete liedjes uit, zodat je de gastenlijst, muzieklijst en boodschappen op tijd kunt afronden. Test beeld, geluid en microfoons niet pas bij de start: sluit de set eerder aan en controleer ook HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen. Op de avond zelf werk je van ruimte klaarmaken naar buffet, techniek en zangvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Karaokeset reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
7
Karaokeapparatuur controleren
2 personen
8
Muzieklijst samenstellen
2 personen
9
Zangvolgorde voorbereiden
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Karaokeset ophalen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Houdbare boodschappen klaarzetten
15
Ruimte vrijmaken
2 personen
16
Vloer en tafels schoonmaken
2 personen
17
Tafels opstellen
2 personen
18
Stoelen klaarzetten
2 personen
19
Tafels dekken
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Karaokeset aansluiten
2 personen
22
Microfoons testen
2 personen
23
Beeld en geluid testen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Buffet klaarzetten
2 personen

Event

26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Karaokeregels uitleggen
29
Eerste zangronde begeleiden
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Tweede zangronde begeleiden
33
Warme hapjes serveren
2 personen
34
Buffet aanvullen
2 personen
35
Pauze en vrije zang begeleiden
36
Dessert serveren
2 personen
37
Finale en groepslied begeleiden
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Karaokeset uitschakelen
2 personen
40
Etensresten bewaren
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
44
Ruimte schoonmaken
2 personen
45
Karaokeset inpakken
2 personen
46
Karaokeset retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 32
Kapstok

Servies

Bordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Kommetjesaantal 8
Besteksetsaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Koffiemokkenaantal 24
Serveerbladenaantal 5
Opscheplepelsaantal 5

Apparatuur

Karaokespeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Beeldscherm
Laptop
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-kabel
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 2
Waterkoker
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Flessenopenersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 5
Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 4
Liedjeskaartjesaantal 40

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag gasten uiterlijk twee weken vooraf hun aanwezigheid, dieetwensen en maximaal drie liedjes door te geven. Zo kun je de definitieve gastenlijst en muzieklijst maken zonder op het laatste moment nummers te zoeken.
Reserveer de karaokeset zodra de datum vaststaat en plan het ophalen minstens één dag voor de avond. Controleer dan of de karaokespeakers, draadloze microfoons, laptop, het beeldscherm en de HDMI-kabel compleet zijn.
Maak de zangvolgorde vóór de gasten binnenkomen en zet liedjeskaartjes klaar. Wissel kinderen, volwassenen en groepsnummers af, zodat niemand langer dan ongeveer 20 minuten hoeft te wachten op een beurt.
Plan minimaal 90 minuten voor het klaarmaken van de ruimte: tafels en stoelen opstellen, vloer en tafels schoonmaken, versiering ophangen en een vrije plek voor de zangers maken.
Koel dranken minstens vier uur vooraf en zet houdbare boodschappen, servies en opscheplepels klaar voordat je de hapjes maakt. Test microfoons, beeld en geluid nogmaals zodra de karaokeset op zijn definitieve plek staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiekaraokeavond organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met datum, locatie en de karaokeset. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken van tevoren en sluit de aanmeldingen ongeveer twee weken voor de avond.
Hoeveel liedjes moet ik klaarzetten voor een familiekaraokeavond?: Reken op ongeveer drie liedjes per aangemelde zanger of groep, plus 10 extra nummers als reserve. Vraag kinderen en volwassenen vooraf om hun voorkeuren, zodat je een lijst met verschillende leeftijden en stijlen hebt.
Wanneer moet ik de karaokeset testen?: Doe een eerste controle bij het ophalen en test de complete opstelling op de dag zelf minstens twee uur voor aankomst. Controleer beeld, geluid, beide microfoons, HDMI, verlengsnoeren en stekkerdozen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te maken?: Plan 90 minuten voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, tafeldekken, versiering ophangen en het buffet klaarzetten. Houd daarna nog 30 minuten vrij voor het aansluiten en testen van de karaokeset.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.