Einen Fackelzug organisieren: So gehst du vor

Bei einem Fackelzug entscheidet nicht die Fackelbestellung über den Ablauf, sondern eine belastbare Route mit klarer Zuständigkeit. Lege zuerst Datum, Start und Ziel fest, erkunde die Strecke bei ähnlichen Lichtverhältnissen und kläre anschließend Genehmigungen sowie Verkehrsmaßnahmen. Danach folgen Anmeldungen, Helferplanung und Sicherheitsausstattung. Spätestens vor dem Versand der Teilnehmerinformationen müssen Notfallkontakte, Treffpunkte und Verhaltensregeln feststehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Datum festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
3
Route vorab erkunden
2 Personen
4
Risiken entlang der Route notieren
2 Personen
5
Alternative Route festlegen
2 Personen
6
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
7
Versicherungsdaten prüfen
8
Startort bestätigen
9
Endlocation bestätigen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
14
Betreuer einteilen
2 Personen
15
Ersthelfer-Besetzung festlegen
16
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
17
Kontaktdaten der Teilnehmer sammeln
18
Notrufnummern sammeln
19
Fackeln bestellen
20
Feuerlöscher reservieren
21
Tische und Zelte reservieren
22
Routenplan erstellen
2 Personen
23
Sicherheitsanweisungen schreiben
2 Personen
24
Drehbuch ausdrucken
25
Teilnehmerinformationen versenden
26
Wettervorhersage prüfen
27
Schlechtwetterentscheidung kommunizieren
2 Personen
28
Fackeln und Brennstoff prüfen
2 Personen
29
Einkaufen gehen
2 Personen
30
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
31
Route tagsüber markieren
3 Personen
32
Anmeldelisten vorbereiten
33
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen
34
Armbänder bereitlegen

Event

35
Start- und Zielpunkt einrichten
5 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
37
Partyzelte aufbauen
4 Personen
38
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
39
Wegweiser aufstellen
3 Personen
40
Sicherheitskegel aufstellen
3 Personen
41
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
42
Fackelausgabestelle einrichten
2 Personen
43
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
44
Getränke kalt stellen
2 Personen
45
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
46
Snacks bereitstellen
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
2 Personen
48
Teilnehmer registrieren
3 Personen
49
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
50
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
51
Fackeln austeilen
3 Personen
52
Fackeln sicher anzünden
4 Personen
53
Vorderreihe positionieren
2 Personen
54
Nachhut positionieren
2 Personen
55
Fackelzug betreuen
8 Personen
56
Verkehrsposten besetzen
4 Personen
57
Streckenbeleuchtung prüfen
2 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Snacks servieren
2 Personen
60
Ankunft der Teilnehmenden betreuen
3 Personen
61
Brennende Fackeln einsammeln
3 Personen
62
Fackelreste sicher löschen
3 Personen
63
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
64
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
65
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

66
Dekoration abholen
3 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
68
Partyzelte abbauen
4 Personen
69
Wegweiser entfernen
3 Personen
70
Sicherheitskegel entfernen
2 Personen
71
Geschirr abwaschen
2 Personen
72
Location reinigen
4 Personen
73
Abfall entsorgen
2 Personen
74
Materialien zählen
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebene Fackeln verstauen
2 Personen
77
Route auf zurückgelassenen Müll kontrollieren
2 Personen
78
Beschädigungen an Materialien notieren
79
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappTischeAnz. 6
StühleAnz. 24
BarhockerAnz. 4
TischdeckenAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 10
StirnlampenAnz. 8
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24
Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2

Sportmaterial

FackelnAnz. 180
FackelhalterAnz. 180
FeuerzeugeAnz. 12
Lange StreichhölzerAnz. 6

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 4
LöschdeckenAnz. 4
EimerAnz. 8
WasserkanisterAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12
SchutzbrillenAnz. 12
SicherheitskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
Reflektierende ArmbänderAnz. 30

Wegweisung

WegweiserAnz. 18
WegweiserAnz. 24
HolzpflöckeAnz. 50
KabelbinderAnz. 100
ReflexbandAnz. 4
RoutenpläneAnz. 220

Registrierung

RegistrierungsformulareAnz. 220
NamensaufkleberAnz. 220
ArmbänderAnz. 220
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 8
Portemonnaie-BoxenAnz. 2

Dekoration

WillkommensbannerAnz. 2
StehtischschilderAnz. 8
WindlichterAnz. 12
SeilAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
TablettsAnz. 8
KaraffenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
ThermometerAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 2
PutzeimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Erkunde die Route mindestens einmal vorab bei Dunkelheit und notiere enge Stellen, unübersichtliche Kreuzungen, Treppen und Bereiche ohne Beleuchtung. Lege für diese Punkte gleich eine Ausweichroute oder zusätzliche Betreuung fest.
Beginne mit Genehmigungen und Verkehrsabstimmung, sobald Route, Datum und Teilnehmerzahl feststehen. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, weil Änderungen an der Strecke oft eine erneute Abstimmung auslösen.
Teile Betreuer, Verkehrshelfer und Ersthelfer nicht erst am Veranstaltungstag ein. Weise jeder Person einen Streckenabschnitt zu und gib ihr Teilnehmerkontakte, Notrufnummern sowie den Treffpunkt für den Notfall.
Plane die Brandsicherheit für die gesamte Strecke und das Zielgelände: Feuerlöscher, Löschdecken, Eimer und Wasserkanister müssen zugänglich sein, nicht in einem verschlossenen Lager. Prüfe außerdem, ob Fackelhalter und lange Zündhölzer vollständig vorhanden sind.
Schicke die Teilnehmerinformationen spätestens einige Tage vor dem Zug. Nenne Startzeit, Treffpunkt, Route, Verhalten mit offenem Feuer und das Vorgehen bei Abbruch; drucke zusätzlich einen Routenplan und die Sicherheitsanweisungen für das Organisationsteam aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?: Beginne idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin mit den Genehmigungen. Sobald Route und Datum feststehen, solltest du Verkehrsmaßnahmen, Versicherungsdaten und mögliche Auflagen klären.
Wie viele Helfer braucht ein Fackelzug?: Eine feste Zahl gibt es nicht, weil sie von Route und Teilnehmerzahl abhängt. Plane mindestens je einen Verkehrshelfer für jede kritische Kreuzung, feste Betreuer für die Gruppen und eine besetzte Ersthilfezuständigkeit ein.
Was muss bei einem Fackelzug für die Sicherheit bereitliegen?: Für das Feuer brauchst du unter anderem Feuerlöscher, Löschdecken, Eimer und Wasserkanister; zusätzlich gehört ein Erste-Hilfe-Koffer ins Start- oder Zielgelände. Prüfe die Ausstattung spätestens am Vortag und stelle sie vor Beginn sichtbar bereit.
Wann verschickt man die Informationen zum Fackelzug?: Versende die Teilnehmerinformationen mindestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Rückfragen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können. Das Organisationsteam sollte den vollständigen Routenplan und die Sicherheitsanweisungen zusätzlich ausgedruckt erhalten.

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