Zo organiseer je een veilige fakkeltocht

Een fakkeltocht organiseren begint niet bij de fakkels, maar bij de route, toestemming en veiligheid. Leg eerst datum, start- en eindlocatie vast en controleer daarna de hele route bij daglicht én in het donker. Regel voldoende begeleiding, duidelijke routeborden en verlichting voordat je deelnemers uitnodigt. In de laatste dagen werk je de aantallen bij, controleer je het weer en sorteer je alle materialen per taak. Zo voorkom je dat fakkelhouders, blusmateriaal of routekaarten pas op de startavond worden gezocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
3
Route controleren op veiligheid
3 personen
4
Start- en eindlocatie bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Verkeersbegeleiders aanwijzen
2 personen
11
Routekaart maken
12
Routekaarten laten afdrukken
13
Fakkels en houders reserveren
2 personen
14
Verlichting en verlengsnoeren testen
2 personen
15
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemersaantallen bijwerken
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Fakkels ophalen
2 personen
21
Materialen sorteren
3 personen
22
Fakkels op veiligheid controleren
3 personen
23
Polsbandjes en nummers klaarleggen
2 personen
24
Routeborden voorbereiden
2 personen
25
Startlocatie schoonmaken
3 personen
26
Eindlocatie schoonmaken
3 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Partytenten opzetten
6 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
32
Infobalie inrichten
2 personen
33
Uitgiftepunt voor fakkels inrichten
3 personen
34
Dranken koelen
2 personen
35
Hapjes klaarzetten
3 personen
36
Routeborden plaatsen
4 personen
37
Afzettingen plaatsen
4 personen
38
Veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Routekaarten uitdelen
2 personen
42
Fakkels uitdelen
4 personen
43
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Startgroep verzamelen
3 personen
48
Fakkeltocht starten
3 personen
49
Voorhoede begeleiden
2 personen
50
Achterhoede begeleiden
2 personen
51
Kruispunten beveiligen
6 personen
52
Deelnemers onderweg informeren
2 personen
53
Fakkels veilig doven
4 personen
54
Fakkels innemen
4 personen
55
Warme dranken serveren
3 personen
56
Snacks bij de finish serveren
3 personen
57
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

58
Routeborden verwijderen
4 personen
59
Afzettingen verwijderen
4 personen
60
Afval verzamelen
5 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
62
Partytenten afbreken
6 personen
63
Verlichting afbreken
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Materialen droog en veilig opbergen
3 personen
67
Fakkels tellen en sorteren
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven eten verdelen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
71
Route nalopen op achtergebleven afval
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijen AAaantal 24
Zaklampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 6
Oplaadbare portofoonsaantal 8
Batterijladersaantal 4

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Fakkelsaantal 150
Fakkelhoudersaantal 150
Aanstekersaantal 12
Lange lucifersaantal 4
Metalen blusemmersaantal 8
Waterjerrycansaantal 6
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Megafoon
Handmicrofoon

Decoratie

Routebordenaantal 16
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Touwaantal 100
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 8
Dienbladenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Blikopenersaantal 2

Catering

Routekaartenaantal 180
Polsbandjesaantal 180
Deelnemersformulierenaantal 200
Pennensetsaantal 4
Tafelnummerkaartenaantal 8
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalknijpersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4

Tips

Controleer de route minimaal twee keer: overdag op obstakels en in het donker op donkere stukken, kruisingen en plekken waar extra zaklampen of ledlampen nodig zijn.
Regel vergunningen en meldingen direct nadat route en datum vaststaan. Houd rekening met verkeersbegeleiders en leg vooraf vast wie op elke kruising staat.
Plan vrijwilligers in kleine, duidelijke rollen: ontvangst, fakkeluitgifte, routebegeleiding en afsluiting. Geef iedere begeleider een routekaart en zorg dat portofoons volledig zijn opgeladen.
Reserveer fakkels en houders op basis van het actuele deelnemersaantal en leg extra exemplaren apart. Zet metalen blusemmers op meerdere vaste punten, niet alleen bij de startlocatie.
Maak de startlocatie uiterlijk de dag ervoor klaar met polsbandjes, nummers, routeborden en verlichting. Test verlengsnoeren, stekkerdozen en ledlichtsnoeren vóór de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel fakkels heb ik nodig voor een fakkeltocht?: Reken één fakkel en één houder per deelnemer die zelf met vuur loopt. Reserveer daarnaast ongeveer 10 procent extra, zodat je bij een defecte fakkel niet hoeft te improviseren.
Wanneer moet ik een vergunning voor een fakkeltocht regelen?: Begin met de aanvraag zodra de route en datum vaststaan, bij voorkeur minstens 6 tot 8 weken vooraf. Controleer ook of een aparte melding of toestemming nodig is voor vuur, verkeer en gebruik van de start- of eindlocatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een fakkeltocht?: Plan minimaal één verantwoordelijke voor de start, één voor de bezemgroep en per drukke kruising een verkeersbegeleider. Bij een route met meerdere kruisingen maak je de verdeling uiterlijk een week vooraf en geef je iedereen een vaste post.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een fakkeltocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start. Spreek vooraf af bij welke wind, neerslag of gladheid je de tocht inkort, uitstelt of afgelast en informeer deelnemers via hetzelfde kanaal als de uitnodiging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.