Organiser un défilé aux flambeaux, étape par étape

Un défilé aux flambeaux se prépare d’abord comme un parcours encadré, puis comme un événement convivial. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les points de départ et d’arrivée avant d’envoyer les invitations. Les autorisations, la sécurité du trajet et la répartition des bénévoles doivent être réglées plusieurs semaines à l’avance. Le jour venu, contrôlez les torches, l’éclairage, les moyens de communication et les consignes avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Vérifier la sécurité de l'itinéraire
3 personnes
4
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Désigner les signaleurs
2 personnes
11
Créer une carte d'itinéraire
12
Faire imprimer les cartes d'itinéraire
13
Réserver les torches et les supports
2 personnes
14
Tester l’éclairage et les rallonges
2 personnes
15
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Mettre à jour le nombre de participants
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer les torches
2 personnes
21
Trier les matériaux
3 personnes
22
Contrôler la sécurité des torches
3 personnes
23
Préparer les bracelets et les numéros
2 personnes
24
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
25
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
26
Nettoyer le lieu final
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les tentes de fête
6 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
32
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
33
Aménager le point de distribution des torches
3 personnes
34
Refroidir les boissons
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
37
Installer les barrières
4 personnes
38
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
42
Distribuer les flambeaux
4 personnes
43
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Rassembler le groupe de départ
3 personnes
48
Lancer la marche aux flambeaux
3 personnes
49
Accompagner l’avant-garde
2 personnes
50
Encadrer la fin de course
2 personnes
51
Sécuriser les croisements
6 personnes
52
Informer les participants en route
2 personnes
53
Éteindre les torches en toute sécurité
4 personnes
54
Réceptionner les torches
4 personnes
55
Servir des boissons chaudes
3 personnes
56
Servir des snacks à l'arrivée
3 personnes
57
Rassembler les objets perdus

Suivi

58
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
59
Retirer les barrières
4 personnes
60
Rassembler les déchets
5 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
62
Démonter les tentes de fête
6 personnes
63
Démonter l’éclairage
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Ranger le matériel au sec et en sécurité
3 personnes
67
Compter et trier les torches
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Distribuer les restes
2 personnes
70
Rendre les objets trouvés
71
Parcourir le parcours à la recherche de déchets laissés sur place
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Piles AAqté 24
Lampes de pocheqté 8
Lampes frontalesqté 6
Talkies-walkies rechargeablesqté 8
Chargeurs de batterieqté 4

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Torchesqté 150
Supports de torchesqté 150
Briquetsqté 12
Longues allumettesqté 4
Seaux d’extinction en métalqté 8
Bidons d'eauqté 6
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Mégaphone
Microphone à main

Décoration

Panneaux de directionqté 16
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Cordeqté 100
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 8
Plateauxqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ouvre-boîtesqté 2

Catering

Cartes d'itinéraireqté 180
Braceletsqté 180
Formulaires des participantsqté 200
Sets de stylosqté 4
Cartes de numéros de tableqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Gants de travailqté 12
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4

Conseils

Validez l’itinéraire et les autorisations avant de communiquer la date. Prévoyez un point de départ, un point d’arrivée et une carte simple avec les passages sensibles.
Désignez les signaleurs avant d’ouvrir les inscriptions. Pour chaque portion du parcours, prévoyez une personne identifiable et un moyen de communication chargé.
Contrôlez les torches le jour même, avant leur distribution. Gardez des briquets, de longues allumettes et des seaux métalliques d’extinction à des points accessibles.
Testez tout l’éclairage et les rallonges avant l’installation. Vérifiez les lampes LED, les piles AA, les lampes frontales et les talkies-walkies, puis rechargez les batteries.
Mettez à jour le nombre de participants peu avant le défilé. Ce chiffre sert notamment à ajuster les bracelets, les numéros, les boissons, les bénévoles et l’organisation du départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, d’obtenir les autorisations, de recruter les bénévoles et de réserver les torches et leurs supports.
Quand faut-il demander les autorisations pour un défilé aux flambeaux ?: Déposez les demandes dès que la date et le parcours sont définis, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Les délais varient selon la commune et la circulation concernée.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez au minimum un signaleur par point sensible et un responsable pour chaque groupe de participants. Ajoutez 2 personnes pour le matériel, les torches et les imprévus au départ et à l’arrivée.
Que faire en cas de pluie ou de vent le soir du défilé ?: Vérifiez les prévisions 24 heures avant, puis le jour même. Définissez à l’avance un seuil d’annulation ou de report et communiquez la décision au plus tard 3 à 4 heures avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.