Een fakkeloptocht organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met de fakkels, maar met de route, datum en locaties. Daarna regel je vergunningen, verzekering, verkeersmaatregelen en een veiligheidsplan voordat je deelnemers uitnodigt. Leg vast wie de groep begeleidt, wie eerste hulp verleent en hoe je bij brand of slecht weer handelt. In de laatste week controleer je de route, materialen, weersverwachting en het definitieve deelnemersaantal. Zo voorkom je dat veiligheid, communicatie of blusmiddelen pas op de dag zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Startlocatie bevestigen
5
Eindlocatie bevestigen
6
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
7
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
8
Brandveiligheidsregels vastleggen
2 personen
9
Begeleiders werven
2 personen
10
Eerstehulppersoon regelen
11
Uitnodigingen opstellen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Routekaart maken
16
Routekaart verspreiden
2 personen
17
Materialen reserveren
18
Catering bestellen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Briefing voorbereiden
21
Weersverwachting controleren
22
Deelnemersaantal bevestigen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Fakkels controleren
2 personen
25
Route verkennen
2 personen
26
Noodnummers afdrukken
27
Deelnemerslijst afdrukken

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Partytenten opzetten
4 personen
32
Inchecktafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
2 personen
34
Dranken koelen
2 personen
35
Hapjes klaarzetten
2 personen
36
Versiering ophangen
2 personen
37
Routepijlen plaatsen
3 personen
38
Afzetlint aanbrengen
3 personen
39
Verlichting testen
2 personen
40
Brandblussers plaatsen
2 personen
41
Wateremmers vullen
2 personen
42
EHBO-koffer plaatsen
43
Begeleiders instrueren
2 personen
44
Fakkeluitgiftepunt inrichten
2 personen
45
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
46
Deelnemers registreren
3 personen
47
Fakkels uitdelen
4 personen
48
Dranken en hapjes serveren
3 personen
49
Optocht opstellen
4 personen
50
Vooropstoet begeleiden
2 personen
51
Achterhoede begeleiden
2 personen
52
Kruispunten beveiligen
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes bijvullen
2 personen
55
Fakkels doven
4 personen
56
Fakkels innemen
4 personen
57
Afsluiting aankondigen
58
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Gebruikte materialen verzamelen
4 personen
60
Afval sorteren
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Route controleren
3 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Fakkelresten veilig afvoeren
2 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven catering opruimen
2 personen
69
Afvalcontainers legen
2 personen
70
Borg en documenten afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 8

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48
Zaklampenaantal 10
Lichtgevende armbandenaantal 120
Fakkelsaantal 130
Fakkelhoudersaantal 130
Druipvangersaantal 130

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafonenaantal 2
Oplaadbare portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Veiligheid

Wateremmersaantal 8
Brandblussersaantal 4
Blusdekensaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Afzethekkenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Decoratie

Routepijlenaantal 20
Welkomsbord
Informatiebordenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Schenkkanenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3
Handwasbakkenaantal 2
Waterkannenaantal 6

Administratie

Inschrijftafelbord
Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Polsbandjesaantal 150
Routekaartenaantal 150
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2
Toiletpapierhoudersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routeverkenning uiterlijk twee weken vooraf. Controleer smalle doorgangen, oversteekplaatsen, donkere stukken en de plek waar je afzethekken, verkeerskegels en routepijlen nodig hebt.
Vraag de vergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt; verkeersmaatregelen en toestemming kunnen meerdere weken kosten. Bevestig daarnaast apart de start- en eindlocatie.
Maak voor iedere 10 tot 15 deelnemers minimaal één herkenbare begeleider beschikbaar en wijs daarnaast één eerstehulppersoon aan. Gebruik veiligheidshesjes en portofoons voor de communicatie tijdens de tocht.
Controleer fakkels, fakkelhouders en druipvangers enkele dagen vooraf, niet pas bij vertrek. Zet wateremmers, brandblussers, blusdekens en EHBO-koffers zowel bij de start als op een afgesproken punt langs de route klaar.
Plan de briefing 30 minuten voor vertrek en geef daarin de route, stoptekens, omgang met brand en verzamelpunten door. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal wanneer je de tocht uitstelt of aanpast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fakkeloptocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, datum, vergunning en verzekering. Reserveer materialen en regel begeleiding uiterlijk 3 weken voor vertrek.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een fakkeloptocht?: Reken op minimaal 1 begeleider per 10 tot 15 deelnemers, plus één coördinator en één eerstehulppersoon. Bij kruisingen of druk verkeer zijn extra verkeersbegeleiders nodig.
Hoeveel fakkels moet ik regelen?: Regel één fakkel per deelnemer en houd ongeveer 10 procent reserve aan. Bij 50 deelnemers betekent dat 55 fakkels, naast voldoende fakkelhouders en druipvangers.
Wanneer controleer je het weer voor een fakkeloptocht?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg vooraf vast bij welke wind, regen of gladheid je de route inkort of uitstelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.