Organiser une retraite aux flambeaux sans laisser la sécurité au hasard
Une retraite aux flambeaux se prépare d’abord comme un déplacement encadré, puis comme un moment convivial. Commence par fixer la date, l’itinéraire, le point de départ et l’arrivée avant de demander les autorisations nécessaires. Ensuite, organise la sécurité incendie, la circulation, les accompagnateurs et les premiers secours. Les inscriptions et la météo servent enfin à ajuster le matériel, le ravitaillement et la répartition des bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
- 2
Demander une autorisation
- 3
Vérifier l’assurance
- 4
Confirmer le lieu de départ
- 5
Confirmer le lieu final
- 6
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
- 7
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
- 8
Établir les règles de sécurité incendie
2 personnes
- 9
Recruter des accompagnateurs
2 personnes
- 10
Prévoir une personne de premiers secours
- 11
Rédiger les invitations
2 personnes
- 12
Envoyer les invitations
2 personnes
- 13
Traiter les inscriptions
- 14
Recueillir les besoins alimentaires
- 15
Créer une carte d'itinéraire
- 16
Distribuer le plan du parcours
2 personnes
- 17
Réserver le matériel
- 18
Commander le catering
- 19
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 20
Préparer le briefing
- 21
Vérifier les prévisions météo
- 22
Confirmer le nombre de participants
- 23
Faire les courses
2 personnes
- 24
Vérifier les torches
2 personnes
- 25
Reconnaître le parcours
2 personnes
- 26
Imprimer les numéros d’urgence
- 27
Imprimer la liste des participants
Événement
- 28
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 29
Installer les tables
3 personnes
- 30
Installer les chaises
3 personnes
- 31
Installer les tentes de fête
4 personnes
- 32
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 33
Installer la table traiteur
2 personnes
- 34
Refroidir les boissons
2 personnes
- 35
Préparer les en-cas
2 personnes
- 36
Suspendre la décoration
2 personnes
- 37
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
- 38
Poser le ruban de balisage
3 personnes
- 39
Tester l’éclairage
2 personnes
- 40
Placer les extincteurs
2 personnes
- 41
Remplir les seaux d’eau
2 personnes
- 42
Installer la trousse de premiers secours
- 43
Informer les accompagnateurs
2 personnes
- 44
Aménager le point de distribution des torches
2 personnes
- 45
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
- 46
Enregistrer les participants
3 personnes
- 47
Distribuer les flambeaux
4 personnes
- 48
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
- 49
Mettre en place le cortège
4 personnes
- 50
Encadrer le cortège d’ouverture
2 personnes
- 51
Encadrer la fin de course
2 personnes
- 52
Sécuriser les croisements
4 personnes
- 53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 54
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 55
Éteindre les torches
4 personnes
- 56
Réceptionner les torches
4 personnes
- 57
Annoncer la clôture
- 58
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
- 59
Rassembler les matériaux utilisés
4 personnes
- 60
Trier les déchets
3 personnes
- 61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 63
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 64
Vérifier l'itinéraire
3 personnes
- 65
Inventorier le matériel
2 personnes
- 66
Évacuer les résidus de torches en toute sécurité
2 personnes
- 67
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 68
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
- 69
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
- 70
Gérer la caution et les documents
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 40
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 8
Éclairage
- Lanternes LEDqté 12
- Pilesqté 48
- Lampes de pocheqté 10
- Brassards lumineuxqté 120
- Torchesqté 130
- Supports de torchesqté 130
- Bacs récupérateursqté 130
Équipement
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Mégaphonesqté 2
- Talkies-walkies rechargeablesqté 8
- Batteries externesqté 4
Sécurité
- Seaux d'eauqté 8
- Extincteursqté 4
- Couvertures anti-feuqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 20
- Gants de travailqté 12
- Barrières de sécuritéqté 12
- Ruban de balisageqté 4
- Cônes de signalisationqté 12
Décoration
- Flèches de directionqté 20
- Panneau de bienvenue
- Panneaux d'informationqté 4
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Poids pour ballonsqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Carafesqté 6
- Louchesqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pincesqté 8
- Tire-bouchonsqté 3
- Lavabos pour les mainsqté 2
- Carafes d’eauqté 6
Administration
- Panneau de la table d’inscription
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 20
- Braceletsqté 150
- Cartes d'itinéraireqté 150
- Numéros de tableqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 4
- Chiffons microfibresqté 20
- Brosses de toilettesqté 2
- Porte-papier toiletteqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe l’itinéraire et les deux lieux de rassemblement au moins 6 semaines avant la marche. Fais une reconnaissance du parcours de jour et repère les passages étroits, les croisements et les zones mal éclairées.
- Ne commande pas les flambeaux avant d’avoir confirmé les règles locales et l’assurance. Prévois un point de contrôle avant le départ pour vérifier les flambeaux, les supports, les seaux d’eau et les extincteurs.
- Répartis les accompagnateurs par secteurs plutôt que de les laisser marcher au hasard. Pour un groupe important, attribue aussi une personne dédiée aux premiers secours et équipe les responsables de gilets de sécurité et de talkies-walkies.
- Envoie les invitations avec une date limite d’inscription, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Demande en même temps les besoins alimentaires et le nombre d’enfants afin d’adapter le catering et l’encadrement.
- Prépare un briefing écrit et distribue le plan du parcours avant le départ. Vérifie les prévisions météo 48 heures avant, puis confirme le nombre de participants, les bénévoles et le matériel le jour précédent.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une retraite aux flambeaux ?
- Prévois au minimum 6 semaines pour une petite marche et davantage si une autorisation ou des mesures de circulation sont nécessaires. Les demandes administratives, l’assurance et la réservation du matériel doivent être lancées dès que la date et l’itinéraire sont fixés.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une retraite aux flambeaux ?
- Envoie-les 3 à 4 semaines avant l’événement et fixe la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant. Tu auras ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, de confirmer les participants et d’ajuster le catering.
- Combien de bénévoles prévoir pour une retraite aux flambeaux ?
- Prévois au moins un accompagnateur pour 15 à 20 participants, puis renforce l’équipe aux croisements et aux points sensibles du parcours. Ajoute une personne clairement désignée pour les premiers secours, même si le groupe compte moins de 50 personnes.
- Que faire en cas de pluie ou de vent le jour de la retraite ?
- Vérifie la météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Définis à l’avance un seuil d’annulation ou de report, notamment en cas de vent fort, et préviens les participants dès que la décision est prise.
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