Einen Fackelzug sicher und strukturiert organisieren

Bei einem Fackelzug entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern eine belastbare Route, klare Zuständigkeiten und ein durchdachter Brandschutz. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Start- und Endort sowie der Genehmigung. Danach folgen Verkehrsmaßnahmen, Sicherheitsplan, Betreuung und Einladungen. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Teilnehmerzahl, Fackeln und die komplette Ausrüstung. So erkennst du Engpässe, bevor sich die Gruppe in Bewegung setzt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Datum festlegen
2 Personen
2
Genehmigung beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Startort bestätigen
5
Endlocation bestätigen
6
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
7
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
8
Brandschutzregeln festlegen
2 Personen
9
Betreuer rekrutieren
2 Personen
10
Erste-Hilfe-Person organisieren
11
Einladungen erstellen
2 Personen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Routenkarte erstellen
16
Routenkarte verteilen
2 Personen
17
Materialien reservieren
18
Catering bestellen
19
Freiwillige einteilen
2 Personen
20
Briefing vorbereiten
21
Wettervorhersage prüfen
22
Teilnehmerzahl bestätigen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Fackeln kontrollieren
2 Personen
25
Route erkunden
2 Personen
26
Notrufnummern ausdrucken
27
Teilnehmerliste ausdrucken

Event

28
Location öffnen
2 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
32
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
33
Cateringtisch einrichten
2 Personen
34
Getränke kühlen
2 Personen
35
Snacks bereitstellen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
2 Personen
37
Wegweiser aufstellen
3 Personen
38
Absperrband anbringen
3 Personen
39
Beleuchtung testen
2 Personen
40
Feuerlöscher aufstellen
2 Personen
41
Wassereimer füllen
2 Personen
42
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
43
Betreuer einweisen
2 Personen
44
Fackelausgabestelle einrichten
2 Personen
45
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
46
Teilnehmer registrieren
3 Personen
47
Fackeln austeilen
4 Personen
48
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
49
Aufstellung für den Umzug
4 Personen
50
Vorderzug begleiten
2 Personen
51
Nachhut begleiten
2 Personen
52
Kreuzungen absichern
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks nachfüllen
2 Personen
55
Fackeln löschen
4 Personen
56
Fackeln einsammeln
4 Personen
57
Abschluss ankündigen
58
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Verwendete Materialien einsammeln
4 Personen
60
Abfall trennen
3 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
62
Partyzelte abbauen
4 Personen
63
Location reinigen
4 Personen
64
Route prüfen
3 Personen
65
Materialien inventarisieren
2 Personen
66
Fackelreste sicher entsorgen
2 Personen
67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
68
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
69
Abfallcontainer leeren
2 Personen
70
Kaution und Dokumente abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 6
StühleAnz. 40
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 48
TaschenlampenAnz. 10
LeuchtarmbänderAnz. 120
FackelnAnz. 130
FackelhalterAnz. 130
TropfschalenAnz. 130

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MegafoneAnz. 2
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Sicherheit

WassereimerAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4
LöschdeckenAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12

Dekoration

WegweiserAnz. 20
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 4
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
KaraffenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8
KorkenzieherAnz. 3
HandwaschbeckenAnz. 2
WasserkannenAnz. 6

Verwaltung

Anmeldetisch-Schild
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
ArmbänderAnz. 150
RoutenpläneAnz. 150
TischnummernAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmoppsAnz. 2
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2
ToilettenpapierhalterAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Datum, Startort und Endlocation mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Erkunde die Strecke bei Tageslicht und prüfe enge Passagen, Kreuzungen, Beleuchtung sowie einen geeigneten Platz für die Abschlussrunde.
Beantrage die Genehmigung frühzeitig und kläre Verkehrsmaßnahmen, Versicherung und Brandschutz schriftlich. Plane für jede Gruppe von etwa 10 bis 15 Teilnehmenden mindestens eine betreuende Person ein.
Erstelle eine Sicherheitskarte mit Treffpunkt, Notausgängen, Erste-Hilfe-Standort und Löschmitteln. Wassereimer, Feuerlöscher und Löschdecken gehören an den Start, an die Endlocation und an weitere vorher festgelegte Punkte entlang der Route.
Führe 7 Tage vor dem Fackelzug ein Briefing mit allen Betreuenden durch. Besprecht Fackelregeln, Abstände, das Verhalten bei Wind oder Regen und die Kommunikation über Funkgeräte oder Megafone.
Bestätige die Teilnehmerzahl 3 bis 5 Tage vorher und kontrolliere die Fackeln spätestens am Vortag. Halte zusätzlich LED-Laternen, Taschenlampen, Batterien und Powerbanks bereit, damit der Rückweg auch bei erloschenen Fackeln sicher bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit der Genehmigung. Für größere Gruppen, öffentliche Wege oder notwendige Verkehrsmaßnahmen solltest du eher 8 bis 12 Wochen einplanen.
Wie viele Betreuer braucht ein Fackelzug?: Rechne mit mindestens einer betreuenden Person pro 10 bis 15 Teilnehmenden. Zusätzlich sollte eine eigene Person für Erste Hilfe benannt sein, statt diese Aufgabe nebenbei an einen Betreuer zu geben.
Wann sollte man die Fackeln kontrollieren?: Kontrolliere alle Fackeln spätestens am Vortag und prüfe beim Aufbau nochmals Halter, Tropfschalen und Löschmittel. Defekte Fackeln solltest du nicht erst am Startort aussortieren.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für einen Fackelzug?: Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden und nochmals am Veranstaltungstag. Lege bei starkem Wind oder anhaltendem Regen eine klare Verschiebungs- oder Absageentscheidung fest und halte LED-Laternen als sichere Alternative bereit.

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