Zo organiseer je een faculteitsfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte; die bepalen bijna alles wat daarna komt. Werk vervolgens in deze volgorde: uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verzamelen, reserveringen vastleggen en het programma maken. Plan in de laatste week de boodschappen, naamkaartjes, quiz of spellen en de toegang tot de locatie. Op de dag zelf draait het vooral om een logische opstelling, gekoelde dranken, een ingericht buffet en een korte controle van vloer, tafels en apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
7
Reservering van meubilair maken
8
Reservering van apparatuur maken
9
Muziekplaylist samenstellen
2 personen
10
Programma en tijdschema maken
2 personen
11
Spellen selecteren
2 personen
12
Quizvragen voorbereiden
2 personen
13
Prijzen voor spellen kopen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Sleutels en toegang regelen
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
20
Houdbare hapjes klaarzetten
2 personen
21
Locatie inspecteren
2 personen
22
Vloer en tafels reinigen
3 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
4 personen
25
Buffettafels inrichten
3 personen
26
Drankenbar opbouwen
3 personen
27
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
28
Microfoon testen
2 personen
29
Verlichting testen
2 personen
30
Versiering ophangen
4 personen
31
Fotowand opbouwen
2 personen
32
Ingang bewegwijzeren
2 personen
33
Registratietafel klaarzetten
2 personen
34
Naamkaartjes sorteren
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Salades en dips bereiden
3 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Buffet van bordjes voorzien
2 personen
39
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
40
Welkomstteam briefen
2 personen
41
Barteam briefen
2 personen

Event

42
Programma aankondigen
43
Gasten ontvangen
4 personen
44
Aanwezigheid registreren
2 personen
45
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Buffet aanvullen
3 personen
50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
51
Muziek starten
52
Quiz begeleiden
2 personen
53
Spellen begeleiden
4 personen
54
Prijzen uitreiken
2 personen
55
Warme hapjes serveren
4 personen
56
Koffie en thee bijvullen
2 personen
57
Fotowand beheren
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
60
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
61
Afscheid aankondigen
62
Gasten uitzwaaien
4 personen

Nazorg

63
Eten en drank veilig opbergen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Servies afwassen
4 personen
69
Keuken schoonmaken
3 personen
70
Zaal schoonmaken
4 personen
71
Sanitair schoonmaken
2 personen
72
Geleende spullen controleren
2 personen
73
Meubilair retourneren
3 personen
74
Apparatuur retourneren
2 personen
75
Restanten sorteren
2 personen
76
Afval wegbrengen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen verzamelen
78
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Parasolsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Tafellopersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 12
Vlaggetjesaantal 8
Ledlichtslingersaantal 8
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Bloemstukkenaantal 6
Theelichthoudersaantal 20

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare lampenaantal 6
Muzieklaptop
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Ovenhandschoenenaantal 4
Koelroostersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Bewaarbakkenaantal 20
Flessenopenersaantal 4
Ijsemmersaantal 4
Ijsscheppenaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalgrijpersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende sprayaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die voor naamkaartjes, dieetwensen, het aantal stoelen en de hoeveelheid servies; tel daarna 5 tot 10 procent extra glazen en borden.
Leg meubilair en apparatuur minimaal 2 weken vooraf vast. Controleer ook wie de sleutels heeft en vanaf welk tijdstip je naar binnen kunt, want een reservering zonder toegangsmoment veroorzaakt vaak vertraging.
Zet het programma op tijdpapier met blokken van 15 tot 30 minuten. Plan spellen en quizrondes vóór het informele deel en leg vragen, prijzen en muziek uiterlijk 3 dagen vooraf klaar.
Doe houdbare boodschappen 3 tot 5 dagen vooraf en haal gekoelde dranken zo laat mogelijk. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer dieetwensen vóór je hapjes en buffet samenstelt.
Reserveer op de opbouwdag minstens 2 uur voor reinigen, tafels en stoelen plaatsen, buffettafels inrichten en decoratie ophangen. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf als je parasols of een buitengedeelte gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een faculteitsfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Leg meubilair, apparatuur en eventuele catering uiterlijk 2 weken vooraf vast en maak de definitieve gastenlijst 7 dagen voor het feest.
Hoeveel drank heb je nodig voor een faculteitsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor de uren daarna kun je gemiddeld 1 drankje per persoon per uur aanhouden; koel een deel vooraf en bewaar extra voorraad in koelboxen.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een faculteitsfeest?: Vraag dieetwensen direct mee bij de aanmelding en sluit de inventarisatie 7 tot 10 dagen vooraf. Geef de definitieve lijst uiterlijk 3 dagen voor het feest door aan degene die boodschappen of hapjes verzorgt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een faculteitsfeest op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor een volledige opbouw met tafels, stoelen, buffettafels, servies, dranken en decoratie. Houd daarnaast 30 minuten vrij voor een laatste controle van toegang, apparatuur, vloer, tafels en het tijdschema.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.