Fakultätsfeier organisieren: der Ablauf, der funktioniert

Bei einer Fakultätsfeier laufen Einladungen, Anmeldungen, Programm und Aufbau schnell parallel. Starte deshalb mit Termin und Ort, kläre danach die Gästezahl und plane erst dann Essen, Getränke und Ausstattung. Zwei bis drei Wochen vor der Feier sollten Rückmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen. Am Veranstaltungstag entscheidet ein klarer Zeitplan, ob Buffet, Musik und Spiele ohne Verzögerung starten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Einladungen erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Endgültige Gästeliste erstellen
7
Möbel reservieren
8
Geräte reservieren
9
Musikplaylist zusammenstellen
2 Personen
10
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
11
Spiele auswählen
2 Personen
12
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
13
Preise für Spiele kaufen
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Schlüssel und Zugang organisieren
16
Wettervorhersage prüfen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
20
Haltbare Snacks bereitstellen
2 Personen
21
Location inspizieren
2 Personen
22
Boden und Tische reinigen
3 Personen
23
Tische aufstellen
4 Personen
24
Stühle aufstellen
4 Personen
25
Buffettische einrichten
3 Personen
26
Getränkebar aufbauen
3 Personen
27
Tontechnik anschließen
2 Personen
28
Mikrofon testen
2 Personen
29
Beleuchtung testen
2 Personen
30
Dekoration aufhängen
4 Personen
31
Fotowand aufbauen
2 Personen
32
Eingang ausschildern
2 Personen
33
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
34
Namenskarten sortieren
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
4 Personen
36
Salate und Dips zubereiten
3 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Buffet mit Tellern ausstatten
2 Personen
39
Allergenetiketten anbringen
2 Personen
40
Begrüßungsteam einweisen
2 Personen
41
Barteam briefen
2 Personen

Event

42
Programm ankündigen
43
Gäste empfangen
4 Personen
44
Anwesenheit erfassen
2 Personen
45
Namensschilder verteilen
2 Personen
46
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
47
Snacks servieren
4 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Buffet auffüllen
3 Personen
50
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
51
Musik starten
52
Quiz moderieren
2 Personen
53
Spiele betreuen
4 Personen
54
Preise überreichen
2 Personen
55
Warme Snacks servieren
4 Personen
56
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
57
Fotowand verwalten
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
60
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
61
Abschied ankündigen
62
Gäste verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

63
Speisen und Getränke sicher verstauen
3 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Tonanlage ausschalten
2 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
4 Personen
69
Küche reinigen
3 Personen
70
Saal reinigen
4 Personen
71
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
72
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
73
Möbel zurückgeben
3 Personen
74
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
75
Reste sortieren
2 Personen
76
Müll entsorgen
2 Personen
77
Fundsachen sammeln
78
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 10
KaraffenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
TischläuferAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 12
WimpelAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 8
Fotowand
FotopropsAnz. 20
BlumenarrangementsAnz. 6
TeelichthalterAnz. 20

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare LampenAnz. 6
Musiklaptop
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 4
KühlrosteAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 4
EiskübelAnz. 4
EislöffelAnz. 2

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
AbfallgreiferAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionssprayAnz. 4
AbfalltrennbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin, Ort, Schlüssel und Zugang frühzeitig. Spätestens 14 Tage vorher sollte geklärt sein, wer den Raum öffnet und wann Lieferungen hineingebracht werden können.
Verschicke die Einladungen mit einer festen Rückmeldefrist, idealerweise drei Wochen vor der Feier. Erfasse neben Zusagen auch Ernährungswünsche und erstelle daraus eine endgültige Gästeliste.
Plane das Programm rückwärts vom Beginn des Buffets. Lege Musik, Spiele, Quizfragen und Preise spätestens eine Woche vorher fest und halte Moderationszeiten im Ablaufplan fest.
Kontrolliere die Ausstattung nicht erst beim Aufbau: Für jede Sitzgruppe brauchst du Tische und Stühle, fürs Buffet zusätzliche Tische sowie Servierschalen, Servierlöffel und Karaffen. Prüfe Gläser und Geschirr mindestens einen Tag vorher.
Kühle Getränke rechtzeitig und stelle haltbare Snacks vor Beginn bereit. Am Veranstaltungstag solltest du außerdem Wetter, Sonnenschirme, Abfallbehälter, Kleiderständer und die Sauberkeit von Boden und Tischen kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fakultätsfeier planen?: Beginne etwa sechs Wochen vorher mit Termin, Ort und Reservierungen. Verschicke die Einladungen spätestens drei Wochen vor der Feier und schließe die Gästeliste rund 14 Tage vorher.
Wann sollte man die Einladungen für eine Fakultätsfeier verschicken?: Verschicke sie drei bis vier Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist von etwa 14 Tagen, damit Ernährungswünsche, Sitzplätze und die benötigte Ausstattung rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fakultätsfeier?: Plane mindestens zwei Stunden für Reinigung, Tische, Stühle, Buffet, Dekoration und Technik ein. Wenn Möbel oder Geräte erst abgeholt werden müssen, rechne zusätzlich 30 bis 60 Minuten ein.
Wann sollte man Getränke für eine Fakultätsfeier einkaufen und kühlen?: Kaufe haltbare Getränke und Snacks ein bis zwei Tage vorher. Stelle die Getränke mindestens vier Stunden vor Beginn kalt, damit sie beim Eintreffen der Gäste servierbereit sind.

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