Organiser une fête de faculté, étape par étape

Une fête de faculté se prépare d’abord avec une date, un lieu et une estimation réaliste du nombre de participants. Travaillez ensuite dans cet ordre : invitations et inscriptions, besoins alimentaires, réservations, programme, achats, puis installation. Les oublis arrivent surtout dans les dernières 48 heures : accès aux locaux, boissons à rafraîchir, mobilier, badges et météo. Prévoyez une vérification finale la veille et gardez le jour même pour l’accueil, le buffet et les animations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Établir la liste définitive des invités
7
Effectuer la réservation du mobilier
8
Faire une réservation de matériel
9
Composer la playlist
2 personnes
10
Établir le programme et le planning
2 personnes
11
Sélectionner des jeux
2 personnes
12
Préparer les questions du quiz
2 personnes
13
Acheter des prix pour les jeux
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Organiser les clés et l’accès
16
Vérifier les prévisions météo
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Stocker les boissons au frais
2 personnes
20
Préparer les en-cas longue conservation
2 personnes
21
Inspecter le lieu
2 personnes
22
Nettoyer le sol et les tables
3 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Monter le bar à boissons
3 personnes
27
Raccorder le matériel audio
2 personnes
28
Tester le microphone
2 personnes
29
Tester l’éclairage
2 personnes
30
Suspendre la décoration
4 personnes
31
Monter le mur photo
2 personnes
32
Signaler l’entrée
2 personnes
33
Préparer la table d'inscription
2 personnes
34
Trier les badges nominatifs
2 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Préparer les salades et les dips
3 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Équiper le buffet de petites assiettes
2 personnes
39
Poser les étiquettes d’allergènes
2 personnes
40
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
41
Briefer l’équipe du bar
2 personnes

Événement

42
Annoncer le programme
43
Accueillir les invités
4 personnes
44
Enregistrer la présence
2 personnes
45
Distribuer les badges
2 personnes
46
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
50
Servir les repas diététiques
2 personnes
51
Lancer la musique
52
Animer le quiz
2 personnes
53
Animer les jeux
4 personnes
54
Remettre les prix
2 personnes
55
Servir les amuse-bouches chauds
4 personnes
56
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
57
Gérer le mur photo
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
60
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
61
Annoncer le départ
62
Raccompagner les invités
4 personnes

Suivi

63
Ranger la nourriture et les boissons en toute sécurité
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Faire la vaisselle
4 personnes
69
Nettoyer la cuisine
3 personnes
70
Nettoyer la salle
4 personnes
71
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
72
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
73
Restituer le mobilier
3 personnes
74
Retourner le matériel
2 personnes
75
Trier les restes
2 personnes
76
Évacuer les déchets
2 personnes
77
Rassembler les objets trouvés
78
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8
Glacièresqté 6
Parasolsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Carafesqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Chemins de tableqté 12
Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Compositions floralesqté 6
Porte-bougies chauffe-platqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 6
Ordinateur portable de musique
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Gants de cuisineqté 4
Grilles de refroidissementqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de conservationqté 20
Tire-bouchonsqté 4
Seaux à glaceqté 4
Pelles à glaceqté 2

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Pinces à déchetsqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Spray désinfectantqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la fête. Vous pourrez alors établir la liste définitive, recueillir les régimes alimentaires et ajuster les quantités de vaisselle et de boissons.
Réservez le mobilier et le matériel dès que le lieu est confirmé, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Vérifiez notamment les tables de buffet, les chaises, les tabourets, les porte-manteaux et les poubelles.
Préparez le programme avant de composer la playlist et les animations. Gardez des créneaux précis pour l’accueil, le quiz, les jeux et le buffet afin d’éviter que tout commence en même temps.
Faites les courses en deux temps : les produits qui se conservent 3 à 5 jours avant, puis les produits frais la veille. Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début si les glacières ou les réfrigérateurs sont limités.
Consacrez les 2 dernières heures avant l’ouverture à l’inspection du lieu, au nettoyage, à l’installation des tables et des chaises, puis au buffet. Testez aussi l’accès, préparez les badges et vérifiez la météo avant de sortir les parasols ou les guirlandes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de faculté ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date et fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant. Cela laisse le temps de relancer les étudiants et de finaliser le nombre d’invités.
Combien de temps faut-il pour installer une fête de faculté ?: Prévoyez au moins 2 heures pour une installation complète, davantage si les tables, les chaises et le buffet doivent être montés par la même équipe. Faites arriver les personnes chargées de l’installation 3 heures avant l’accueil pour garder une marge.
Quand acheter les boissons et les encas ?: Achetez les boissons et les produits longue conservation 3 à 5 jours avant, puis les produits frais la veille. Rafraîchissez les boissons au minimum 6 heures avant le début et vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions.
Que faut-il vérifier la veille d’une fête de faculté ?: Contrôlez l’accès aux locaux, la réservation du mobilier et du matériel, la liste des courses, les besoins alimentaires et les prévisions météo. Faites cette vérification avant midi la veille afin de pouvoir corriger un oubli à temps.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.