Zo organiseer je een expertconferentie

Een expertconferentie organiseren begint niet met de uitnodiging, maar met datum, locatie en een haalbaar programma. Leg daarna sprekers, moderatoren, aanmeldingen en techniek vast, zodat je weet hoeveel mensen en ondersteuning je nodig hebt. Verzamel dieetwensen en presentaties ruim vooraf en plan een technische proef. Op de dag zelf draait het om een duidelijke registratie, gecontroleerde leveringen en een volledige back-up van alle presentaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Sprekers en moderatoren bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vragen van deelnemers beantwoorden
9
Catering bestellen
10
Techniek reserveren
11
Presentaties verzamelen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Programmafolders printen
14
Deelnemerslijst printen
15
Sprekersinformatie klaarleggen
16
Boodschappen ophalen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Presentaties op USB zetten
19
Technische proef uitvoeren
2 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Leveringen controleren
2 personen
22
Registratietafel opstellen
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Podiumtafel plaatsen
2 personen
25
Sprekersstoelen plaatsen
2 personen
26
Projector en scherm plaatsen
2 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Geluidsinstallatie testen
2 personen
29
Presentaties testen
2 personen
30
Wifi en stroom controleren
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Buffettafels inrichten
3 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
34
Routebordjes ophangen
2 personen
35
Toiletten controleren
36
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

37
Sprekers ontvangen
2 personen
38
Deelnemers registreren
3 personen
39
Welkomstkoffie serveren
3 personen
40
Openingswoord verzorgen
41
Spreker bij presentatie begeleiden
42
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffiepauze serveren
3 personen
45
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
46
Panelleden ontvangen
47
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
48
Microfoons tijdens panel bedienen
2 personen
49
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
50
Dinerbuffet openen
2 personen
51
Buffet en dranken bijvullen
3 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Gebruikt servies afruimen
3 personen
54
Avondprogramma aankondigen
55
Avondsessies begeleiden
2 personen
56
Techniek tijdens sessies bedienen
57
Laatste netwerkdrankjes serveren
2 personen
58
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

59
Verloren voorwerpen verzamelen
60
Cateringresten veilig verpakken
2 personen
61
Buffet en koffiepunt afbouwen
3 personen
62
Servies en glazen afwassen
3 personen
63
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
64
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
65
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
66
Locatie schoonmaken
3 personen
67
Toiletten nalopen en reinigen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Restproducten opruimen
71
Deelnemersbedankje versturen
72
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 6
Registratietafel
Kleedtafelsaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkanaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Reserve-laptop
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 3
Laserpointeraantal 2
Flip-overbordaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Stiftenaantal 24
Wifi-router
Oplaadstationsaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 90
Naamkaartjesaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Routebordjesaantal 10
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Sprekersnaambordjesaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerplateausaantal 12
Broodmandenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk vanaf de conferentiedatum terug: bevestig sprekers en moderatoren eerst, open daarna het aanmeldformulier en stuur de uitnodigingen. Zo geef je deelnemers direct een definitief programma met tijden.
Plan de technische proef uiterlijk één werkdag voor de conferentie. Test de beamer, het projectiescherm, de draadloze microfoons, het mengpaneel en elke HDMI-adapter met de laptop die tijdens het programma wordt gebruikt.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de cateringbestelling. Geef de cateraar het actuele aantal deelnemers én de uitzonderingen door; wijzigingen op de laatste dag leiden vaak tot ontbrekende maaltijden.
Maak voor elke spreker een eigen presentatiemap en zet alle bestanden ook op minimaal twee USB-sticks. Controleer de presentaties op de reserve-laptop, niet alleen op de laptop van de spreker.
Richt de registratietafel in voordat de eerste deelnemer binnenkomt: leg naamkaartjes, programmafolders en de geprinte deelnemerslijst klaar. Controleer ook of stoelen, podiumtafel en sprekersstoelen volgens de zaalindeling staan voordat leveringen worden opgeborgen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een expertconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Bevestig in de eerste 2 weken de datum, locatie, het programma en de belangrijkste sprekers; plan de cateringbestelling en technische proef later in het traject.
Wanneer moet je sprekers voor een expertconferentie bevestigen?: Bevestig sprekers en moderatoren idealiter 8 tot 10 weken voor de conferentie. Vraag hun presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je tijd hebt om bestanden en aansluitingen te testen.
Hoeveel tijd kost de technische voorbereiding van een expertconferentie?: Reserveer minstens 2 uur voor de technische proef en nog 30 minuten op de conferentiedag voor een laatste controle. Test per spreker de microfoon, presentatie, HDMI-aansluiting en eventuele video of audio.
Wanneer moet je de catering voor een expertconferentie bestellen?: Bestel de catering ongeveer 7 dagen vooraf, zodra het deelnemersaantal en de dieetwensen grotendeels bekend zijn. Houd tot 48 uur voor aanvang ruimte voor een laatste correctie van het aantal maaltijden en dranken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.