Cómo organizar una conferencia de expertos sin perder el control

Una conferencia de expertos se organiza en este orden: primero fija la fecha y el lugar, después cierra el programa y confirma a ponentes y moderadores. A continuación abre las inscripciones, recoge las preferencias dietéticas y encarga el catering según el número real de asistentes. La última semana se centra en presentaciones, acreditaciones y documentación; el día anterior, en la prueba técnica y la preparación de la sala. El plan completo reúne 72 tareas y 65 elementos para que no dependas de la memoria.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Definir el programa y los horarios
2 personas
3
Confirmar a los ponentes y moderadores
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Responder preguntas de los participantes
9
Pedir el catering
10
Reservar técnica
11
Recopilar las presentaciones
12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
13
Imprimir folletos del programa
14
Imprimir la lista de participantes
15
Preparar la información de los ponentes
16
Recoger la compra
2 personas
17
Enfriar bebidas
2 personas
18
Poner las presentaciones en USB
19
Realizar la prueba técnica
2 personas
20
Abrir la ubicación
2 personas
21
Comprobar las entregas
2 personas
22
Preparar la mesa de registro
2 personas
23
Colocar mesas y sillas
4 personas
24
Colocar la mesa del escenario
2 personas
25
Colocar sillas para los ponentes
2 personas
26
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
27
Conectar los micrófonos
2 personas
28
Probar el sistema de sonido
2 personas
29
Probar presentaciones
2 personas
30
Comprobar el wifi y la electricidad
31
Montar el punto de café
2 personas
32
Montar mesas de buffet
3 personas
33
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
34
Colocar los carteles de ruta
2 personas
35
Comprobar los baños
36
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas

Evento

37
Recibir a los ponentes
2 personas
38
Registrar a los participantes
3 personas
39
Servir café de bienvenida
3 personas
40
Dar el discurso de apertura
41
Acompañar al orador durante la presentación
42
Recoger preguntas del público
2 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Servir la pausa para el café
3 personas
45
Recoger la vajilla usada
2 personas
46
Recibir a los panelistas
47
Moderar el panel de discusión
2 personas
48
Manejar los micrófonos durante el panel
2 personas
49
Montar el bufé de cena
4 personas
50
Abrir el bufé de la cena
2 personas
51
Reponer el bufé y las bebidas
3 personas
52
Servir comidas especiales
2 personas
53
Retirar la vajilla usada
3 personas
54
Anunciar el programa de la noche
55
Coordinar las sesiones de la tarde
2 personas
56
Gestionar la técnica durante las sesiones
57
Servir las últimas bebidas de networking
2 personas
58
Coordinar la salida de los participantes
2 personas

Seguimiento

59
Recoger objetos perdidos
60
Empaquetar de forma segura los restos del catering
2 personas
61
Desmontar el bufé y el punto de café
3 personas
62
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
63
Clasificar y retirar residuos
2 personas
64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
65
Apagar y recoger el equipo técnico
2 personas
66
Limpiar el lugar
3 personas
67
Revisar y limpiar los baños
68
Inventariar materiales
2 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Retirar los residuos
71
Enviar agradecimiento a los participantes
72
Compartir presentaciones con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 12
Sillascant. 90
Mesa del escenario
Sillas para ponentescant. 6
Mesa de registro
Mesas de maquillajecant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Jarracant. 8
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Portátil de reserva
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Memorias USBcant. 3
Puntero lásercant. 2
Atril de hojascant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladorescant. 24
Router wifi
Estaciones de cargacant. 3

Decoración

Mantelescant. 12
Portanombrescant. 90
Tarjetas de nombrecant. 100
Folletos del programacant. 100
Carteles de rutacant. 10
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Carteles con nombres de los ponentescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas para servircant. 12
Cestas de pancant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Guantes de gomacant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye la hora de inicio y final, las pausas y el nombre de cada ponente o moderador para que las inscripciones partan de información estable.
Haz la prueba técnica al menos un día antes. Comprueba el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas y los adaptadores HDMI, y guarda las presentaciones en dos memorias USB.
Mantén una fecha límite para las inscripciones y revisa el total antes de pedir el catering. Usa también las respuestas sobre dietas para evitar que las necesidades alimentarias lleguen al equipo de cocina el mismo día.
Prepara la mesa de registro antes de abrir la ubicación. Ten listas las tarjetas de nombre, la lista de participantes y los folletos del programa, en lugar de imprimirlos cuando ya estén llegando los asistentes.
Organiza la sala siguiendo el programa: coloca las mesas rectangulares y las sillas, reserva la mesa del escenario y coloca las sillas de los ponentes. Revisa también las entregas y enfría las bebidas antes de comenzar el registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de expertos?: Empieza con varias semanas de margen para confirmar la fecha, el lugar, el programa y los ponentes. Abre las inscripciones cuando esos datos estén cerrados y reserva los últimos 7 días para documentación, catering y pruebas.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica de una conferencia?: Hazla como mínimo el día anterior y repite una comprobación breve al abrir la ubicación. Prueba el portátil principal, el portátil de reserva, las presentaciones, el proyector, los micrófonos y todos los cables necesarios.
¿Cuándo hay que encargar el catering?: Pídelo después de revisar el número de inscripciones y las preferencias dietéticas. Fija una fecha límite de confirmación de asistentes de al menos 3 días antes para poder ajustar las cantidades y el servicio.
¿Qué hay que preparar el día antes de una conferencia?: Deja listas las presentaciones en dos memorias USB, las tarjetas de nombre, los folletos del programa y la lista de participantes. También conviene colocar o revisar el mobiliario, comprobar las entregas y enfriar las bebidas antes de la llegada del público.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.