So organisierst du eine Expertenkonferenz

Eine Expertenkonferenz steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum, Ort und Programm fest, dann sicherst du Referenten, Anmeldungen, Technik und Catering. Plane nicht nur Vorträge, sondern auch die Übergänge, Registrierung und Versorgung der Teilnehmenden. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag passende Adapter, ein Ersatz-Laptop oder aktuelle Referentenunterlagen. Arbeite deshalb mit festen Fristen und teste die komplette Präsentationstechnik vor dem Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
3
Redner und Moderatoren bestätigen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Fragen der Teilnehmenden beantworten
9
Catering bestellen
10
Technik reservieren
11
Präsentationen sammeln
12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
13
Programmhefte drucken
14
Teilnehmerliste ausdrucken
15
Referenteninformationen bereitlegen
16
Einkäufe abholen
2 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Präsentationen auf USB speichern
19
Technische Probe durchführen
2 Personen
20
Location öffnen
2 Personen
21
Lieferungen überprüfen
2 Personen
22
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
25
Stühle für Redner aufstellen
2 Personen
26
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
27
Mikrofone anschließen
2 Personen
28
Beschallungsanlage testen
2 Personen
29
Präsentationen testen
2 Personen
30
WLAN und Strom prüfen
31
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
32
Buffettische einrichten
3 Personen
33
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
34
Wegweiser aufhängen
2 Personen
35
Toiletten kontrollieren
36
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen

Event

37
Referenten empfangen
2 Personen
38
Teilnehmer registrieren
3 Personen
39
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
40
Eröffnungsrede halten
41
Redner bei der Präsentation begleiten
42
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Kaffeepause servieren
3 Personen
45
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
46
Panelteilnehmer empfangen
47
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
48
Mikrofone während des Panels bedienen
2 Personen
49
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
50
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
51
Buffet und Getränke auffüllen
3 Personen
52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Benutztes Geschirr abräumen
3 Personen
54
Abendprogramm ankündigen
55
Abendsessions betreuen
2 Personen
56
Technik während der Sessions bedienen
57
Die letzten Netzwerkausklänge servieren
2 Personen
58
Abreise der Teilnehmer begleiten
2 Personen

Nachbereitung

59
Fundsachen sammeln
60
Cateringreste sicher verpacken
2 Personen
61
Buffet und Kaffeestation abbauen
3 Personen
62
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
63
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
65
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
66
Location reinigen
3 Personen
67
Toiletten kontrollieren und reinigen
68
Materialien inventarisieren
2 Personen
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Restprodukte entsorgen
71
Dankeschön an Teilnehmer versenden
72
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
Podiumstisch
RednerstühleAnz. 6
Registrierungstisch
UmkleidetischeAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
Abendbesteck-SetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
KaraffeAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
Ersatz-Laptop
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 3
LaserpointerAnz. 2
FlipchartAnz. 2
Flipchart-BlöckeAnz. 4
StifteAnz. 24
WLAN-Router
LadestationenAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 90
NamensschilderAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
WegweiserAnz. 10
StifteAnz. 100
NotizblöckeAnz. 100
Namensschilder für RednerAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierplattenAnz. 12
BrotkörbeAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
GummihandschuheAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
BatterielampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Zeitplan mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Plane pro Vortrag einen Puffer von 10 bis 15 Minuten für Fragen, Wechsel und technische Verzögerungen ein.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Ort, Zeiten und Referenten bestätigt sind. Schließe die Erfassung von Ernährungswünschen spätestens 7 Tage vor der Konferenz ab, damit das Catering angepasst werden kann.
Sammle alle Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn und speichere sie zusätzlich auf mindestens zwei USB-Sticks. Prüfe dabei Schriftarten, Videos, Ton und das Seitenverhältnis des Beamers.
Reserviere Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult sowie HDMI-Kabel und Adapter frühzeitig. Eine technische Probe mit dem tatsächlichen Laptop sollte spätestens am Vortag stattfinden; ein Ersatz-Laptop gehört griffbereit dazu.
Richte den Registrierungstisch mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Lege Teilnehmerliste, Namensschilder und Programmhefte bereit und überprüfe bei der Lieferung, ob Gläser, Geschirr, Karaffen und Servierschalen vollständig vorhanden sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Expertenkonferenz organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Datum, Ort und Programm sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Referenten, Technik und Einladungen rechtzeitig bestätigt werden können.
Wann muss das Catering für eine Expertenkonferenz bestellt werden?: Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vor der Konferenz. Die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 Tage vorher weitergeben.
Wie lange vor Beginn muss die Technik getestet werden?: Führe eine vollständige technische Probe am Vortag durch und plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau und einen kurzen Funktionstest ein. Prüfe dabei auch HDMI-Adapter, Funkmikrofone, Ton und den Ersatz-Laptop.
Was braucht man am Tag einer Expertenkonferenz am häufigsten zusätzlich?: Häufig fehlen HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, USB-Sticks oder aktuelle Präsentationen. Lege diese Dinge spätestens am Vortag an einem festen Technikplatz bereit und bewahre eine zweite Präsentationskopie auf.

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