Zo organiseer je een Europees congres

Begin een Europees congres niet met uitnodigingen, maar met de datum, locatie en het programma. Zodra die basis staat, leg je sprekers, vertalingen, techniek, catering en registratie in vaste volgorde vast. Internationale deelnemers hebben extra voorbereiding nodig voor reizen, hotels, dieetwensen en actuele deelnemersgegevens. Werk naar een technische doorloop en een volledig ingerichte registratiebalie toe, zodat de congresdag niet afhankelijk is van losse controles op het laatste moment.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Congresdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijdschema opstellen
3 personen
3
Sprekers en dagvoorzitter bevestigen
2 personen
4
Presentaties en biografieën opvragen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
3 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Sprekersreizen en hotels reserveren
2 personen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Technische apparatuur reserveren
2 personen
12
Stoelenplan en zaalindeling maken
2 personen
13
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
14
Badges en deelnemerslijsten maken
3 personen
15
Programmaboekjes laten drukken
2 personen
16
Vertalingen van congresmateriaal controleren
3 personen
17
Deelnemersgegevens actualiseren
2 personen
18
Sprekerspresentaties verzamelen
2 personen
19
Naamkaartjes sorteren
2 personen
20
Cateringhoeveelheden bevestigen
2 personen
21
Technische planning doorlopen
3 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Registratiebalie voorbereiden
3 personen
25
Zaal leegmaken en controleren
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
27
Registratietafels aankleden
2 personen
28
Badges en programmaboekjes klaarleggen
3 personen
29
Podiumzone en spreektafel inrichten
3 personen
30
Projectieschermen plaatsen
3 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
32
Presentaties op congreslaptop zetten
2 personen
33
Microfoons testen
3 personen
34
Verlichting en nooduitgangen controleren
2 personen
35
Pauzebuffet opbouwen
4 personen
36
Lunchbuffet opbouwen
5 personen
37
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
38
Drankpunten inrichten
3 personen
39
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

40
Sprekers ontvangen
2 personen
41
Deelnemers registreren
5 personen
42
Welkomstdrank serveren
3 personen
43
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
44
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
45
Sprekers introduceren
46
Pauzehapjes serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Buffet en dieetopties toelichten
2 personen
49
Dinerbuffet serveren
6 personen
50
Tafels afruimen
4 personen
51
Koffie en thee bijvullen
2 personen
52
Avondprogramma begeleiden
3 personen
53
Microfoons en presentaties wisselen
2 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Afsluitende borrel serveren
4 personen
56
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

57
Restanten veilig koelen
2 personen
58
Afval verzamelen en sorteren
4 personen
59
Servies en glazen afwassen
4 personen
60
Buffettafels schoonmaken
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen en inpakken
3 personen
62
Zaal opruimen
6 personen
63
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
64
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
65
Overgebleven materialen inventariseren
2 personen
66
Huurmaterialen retourneren
3 personen
67
Presentaties en registratie archiveren
2 personen
68
Dankberichten aan sprekers versturen
2 personen
69
Deelnemersinformatie nasturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 24
Registratietafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 8
Hoge statafelsaantal 12
Spreektafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Congreslaptop
Draadloze microfoonsaantal 4
Tafelmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Presentatieklikkeraantal 2
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 3
Wifiroutersaantal 2
Portofoonsaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Bordenaantal 200
Dessertbordjesaantal 180
Vorkenaantal 200
Messenaantal 200
Lepelsaantal 200
Opscheplepelsaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12
Etikethoudersaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 32
Stoelhoezenaantal 24
Congresbannersaantal 6
Naambadgehoudersaantal 180
Lanyardsaantal 180
Wegwijzerbordenaantal 18
Tafelnummersaantal 24
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakken met dekselaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en maak daarna een programma met begin-, pauze- en eindtijden. Reserveer de zaal ruim vóórdat je sprekers en uitnodigingen definitief bevestigt.
Vraag presentaties en biografieën niet pas op de congresdag op. Stel een vaste deadline in, zodat vertalingen, programmaboekjes en de congreslaptop uiterlijk vóór de technische doorloop gecontroleerd zijn.
Verzamel dieetwensen direct bij het aanmelden en geef de aantallen opnieuw door aan de cateraar. Bevestig de cateringhoeveelheden kort voor het congres, omdat deelnemersgegevens tussentijds veranderen.
Plan een volledige technische test met projectoren, schermen, microfoons, mengpaneel, presentatieklikker en HDMI-adapters. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, wifi en oplaadstations; juist die kleine aansluitingen ontbreken vaak.
Richt registratie en bewegwijzering vóór de ontvangst in. Sorteer naamkaartjes en deelnemerslijsten op een vaste volgorde en zet badges, programmaboekjes en vertaalde materialen klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Waar begin je met het organiseren van een Europees congres?: Begin met de congresdatum en locatie en werk daarna het programma en tijdschema uit. Doe dit bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf, zodat sprekers, hotels, catering en techniek nog beschikbaar zijn.
Hoe lang van tevoren moet je sprekers voor een congres vastleggen?: Bevestig sprekers en de dagvoorzitter idealiter 4 tot 6 maanden vooraf. Vraag biografieën en presentaties uiterlijk 2 tot 4 weken vóór het congres op, zodat vertalingen en techniek gecontroleerd kunnen worden.
Wanneer moet je de catering voor een Europees congres regelen?: Reserveer de catering zodra datum, locatie en een eerste deelnemersinschatting bekend zijn, meestal 2 tot 4 maanden vooraf. Bevestig aantallen en dieetwensen opnieuw 3 tot 7 dagen voor de congresdag.
Wanneer test je de techniek voor een congres?: Plan de technische doorloop uiterlijk 1 dag vóór de start, met dezelfde projectoren, microfoons, laptop, adapters en kabels als tijdens het congres. Test daarnaast per spreker de presentatie en reserveer minstens 30 minuten voor storingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.