Einen europäischen Kongress Schritt für Schritt organisieren

Bei einem europäischen Kongress entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Du musst früh klären, wann und wo der Kongress stattfindet, wer spricht, welche Sprachen benötigt werden und wie die Anmeldung funktioniert. Danach folgen Reisen, Hotels, Catering, Saalplanung und Technik. Plane außerdem feste Fristen für Präsentationen, Übersetzungen und Teilnehmerdaten ein. Kurz vor Beginn zählen klare Beschilderung, eine vorbereitete Registrierung und ein vollständiger Technikcheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konferenzdatum und -ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Zeitplan erstellen
3 Personen
3
Referenten und Moderator bestätigen
2 Personen
4
Präsentationen und Biografien anfordern
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
3 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
9
Reisen und Hotels für Sprecher reservieren
2 Personen
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Technische Geräte reservieren
2 Personen
12
Bestuhlung und Saalaufteilung erstellen
2 Personen
13
Beschilderung entwerfen
2 Personen
14
Namensschilder und Teilnehmerlisten erstellen
3 Personen
15
Programmhefte drucken lassen
2 Personen
16
Übersetzungen des Kongressmaterials prüfen
3 Personen
17
Teilnehmerdaten aktualisieren
2 Personen
18
Vorträge der Referenten sammeln
2 Personen
19
Namenskarten sortieren
2 Personen
20
Cateringmengen bestätigen
2 Personen
21
Technische Planung durchgehen
3 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Registrierungstheke vorbereiten
3 Personen
25
Saal leerräumen und kontrollieren
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
27
Registrierungstische dekorieren
2 Personen
28
Ausweise und Programmhefte bereitlegen
3 Personen
29
Bühnenbereich und Rednertisch einrichten
3 Personen
30
Projektionsleinwände aufstellen
3 Personen
31
Musikanlage anschließen
3 Personen
32
Präsentationen auf den Kongress-Laptop laden
2 Personen
33
Mikrofone testen
3 Personen
34
Beleuchtung und Notausgänge überprüfen
2 Personen
35
Pausebuffet aufbauen
4 Personen
36
Mittagsbuffet aufbauen
5 Personen
37
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
38
Getränkepunkte einrichten
3 Personen
39
Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

40
Referenten empfangen
2 Personen
41
Teilnehmer registrieren
5 Personen
42
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
43
Eröffnungsprogramm begleiten
3 Personen
44
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
45
Redner vorstellen
46
Pausensnacks servieren
4 Personen
47
Getränke nachfüllen
3 Personen
48
Buffet- und Ernährungsoptionen erläutern
2 Personen
49
Abendbuffet servieren
6 Personen
50
Tische abräumen
4 Personen
51
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
52
Abendprogramm betreuen
3 Personen
53
Mikrofone und Präsentationen wechseln
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
3 Personen
55
Abschlusstrunk servieren
4 Personen
56
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

57
Reste sicher kühlen
2 Personen
58
Müll sammeln und sortieren
4 Personen
59
Geschirr und Gläser abwaschen
4 Personen
60
Buffettische reinigen
3 Personen
61
Geräte ausschalten und einpacken
3 Personen
62
Raum aufräumen
6 Personen
63
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
64
Beschilderung entfernen
2 Personen
65
Übrig gebliebene Materialien inventarisieren
2 Personen
66
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
67
Präsentationen und Anmeldung archivieren
2 Personen
68
Dankesnachrichten an Sprecher versenden
2 Personen
69
Teilnehmerinformationen nachsenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 170
KlappischeAnz. 24
RegistrierungstischeAnz. 3
BuffetischeAnz. 8
Hohe StehtischeAnz. 12
Rednertisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
Kongresslaptop
FunkmikrofoneAnz. 4
TischmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
PräsentationsklickerAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadestationenAnz. 3
WLAN-RouterAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 180
TellerAnz. 200
DesserttellerAnz. 180
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 200
ServierlöffelAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12
EtikettenhalterAnz. 20

Dekoration

TischdeckenAnz. 32
StuhlhussenAnz. 24
KongressbannerAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 180
LanyardsAnz. 180
Wegweiser-SchilderAnz. 18
TischnummernAnz. 24
BlumenarrangementsAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Mülleimer mit DeckelAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und erstelle danach den Programm- und Zeitplan. Plane pro Programmpunkt zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Fragen, Übergänge oder technische Verzögerungen ein.
Fordere Präsentationen und Kurzbiografien spätestens 3 Wochen vor dem Kongress an. So bleiben mindestens 7 Tage für fehlende Dateien, Übersetzungen und die Prüfung des Präsentationsformats.
Schließe die Anmeldung nicht mit dem Versand der Einladungen ab: Aktualisiere Teilnehmerdaten regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche mindestens 10 Tage vor dem Catering-Termin. Bestätige die endgültigen Cateringmengen 3 bis 5 Tage vorher.
Reserviere Reisen und Hotels für Referenten frühzeitig und prüfe die Ankunftszeiten. Für jeden Vortrag sollten Präsentation, Moderator, Mikrofon und Präsentationsklicker spätestens am Vortag zugeordnet sein.
Gehe die technische Planung im Saal am Vortag vollständig durch: Projektoren, Leinwände, Kongresslaptop, Funk- und Tischmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Adapter und Verlängerungskabel. Bereite außerdem Registrierungstheke, Namenskarten, Teilnehmerlisten und Beschilderung vor, bevor der erste Gast eintrifft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen europäischen Kongress planen?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort, Programmrahmen und Referenten. Spätestens 3 Monate vor dem Termin sollten Anmeldung, Einladungen, Reisen und Hotels organisiert sein.
Wann müssen die Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Fordere Präsentationen und Biografien mindestens 3 Wochen vor dem Kongress an. Setze eine interne Prüffrist 7 Tage vor Beginn, damit Übersetzungen, Formatfehler und fehlende Dateien noch korrigiert werden können.
Wann muss man das Catering für einen Kongress bestätigen?: Erfasse Ernährungswünsche bis etwa 10 Tage vor dem Kongress und bestätige die Mengen 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Berücksichtige dabei auch Referenten, Moderatoren und das Organisationsteam.
Was muss man am Tag vor einem Kongress kontrollieren?: Kontrolliere am Vortag Saalaufteilung, Bestuhlung, Beschilderung, Registrierungstheke und sämtliche Technik. Teste jedes Mikrofon, jeden Projektor und jede Präsentation mindestens einmal mit dem tatsächlich verwendeten Kongresslaptop.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.