Organiser un congrès européen sans perdre le fil

Un congrès européen se prépare comme un projet à plusieurs flux : programme, intervenants, inscriptions, déplacements, technique et accueil doivent avancer ensemble. Commence par verrouiller la date et le lieu, puis construis un calendrier avec des échéances distinctes pour chaque équipe. Les retards les plus fréquents concernent les biographies, les présentations, les traductions et les besoins alimentaires. Une vérification finale sur place permet ensuite de corriger l’agencement, les badges et le matériel avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du congrès
2 personnes
2
Établir le programme et le planning
3 personnes
3
Confirmer les intervenants et le modérateur
2 personnes
4
Demander les présentations et les biographies
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
6
Envoyer les invitations
3 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Réserver les déplacements et les hôtels des intervenants
2 personnes
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Réserver le matériel technique
2 personnes
12
Établir le plan de table et l’agencement de la salle
2 personnes
13
Concevoir la signalétique
2 personnes
14
Créer les badges et les listes de participants
3 personnes
15
Faire imprimer les livrets du programme
2 personnes
16
Vérifier les traductions du matériel de congrès
3 personnes
17
Mettre à jour les informations des participants
2 personnes
18
Rassembler les présentations des intervenants
2 personnes
19
Trier les badges nominatifs
2 personnes
20
Confirmer les quantités de traiteur
2 personnes
21
Passer en revue la planification technique
3 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le comptoir d'inscription
3 personnes
25
Vider et vérifier la salle
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
6 personnes
27
Décorer les tables d’inscription
2 personnes
28
Préparer les badges et les livrets du programme
3 personnes
29
Aménager la zone de scène et la table de prise de parole
3 personnes
30
Installer les écrans de projection
3 personnes
31
Raccorder la sonorisation
3 personnes
32
Mettre les présentations sur l’ordinateur portable du congrès
2 personnes
33
Tester les microphones
3 personnes
34
Vérifier l’éclairage et les sorties de secours
2 personnes
35
Installer le buffet de la pause
4 personnes
36
Installer le buffet du déjeuner
5 personnes
37
Marquer les repas diététiques
2 personnes
38
Mettre en place les points boissons
3 personnes
39
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

40
Accueillir les intervenants
2 personnes
41
Enregistrer les participants
5 personnes
42
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
43
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
44
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
45
Présenter les intervenants
46
Servir les en-cas de pause
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
48
Présenter le buffet et les options alimentaires
2 personnes
49
Servir le buffet du dîner
6 personnes
50
Dégager les tables
4 personnes
51
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
52
Encadrer le programme du soir
3 personnes
53
Changer les microphones et les présentations
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Servir le pot de clôture
4 personnes
56
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

57
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
58
Collecter et trier les déchets
4 personnes
59
Laver la vaisselle et les verres
4 personnes
60
Nettoyer les tables du buffet
3 personnes
61
Éteindre et emballer le matériel
3 personnes
62
Ranger la salle
6 personnes
63
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
64
Retirer la signalétique
2 personnes
65
Inventorier le matériel restant
2 personnes
66
Retourner les matériels de location
3 personnes
67
Archiver les présentations et les inscriptions
2 personnes
68
Envoyer des messages de remerciement aux intervenants
2 personnes
69
Renvoyer les informations aux participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tables pliantesqté 24
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Tables hautesqté 12
Table de prise de parole
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateur portable du congrès
Microphones sans filqté 4
Microphones de tableqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Cliqueur de présentationqté 2
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 3
Routeurs Wi-Fiqté 2
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Tasses à caféqté 180
Assiettesqté 200
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 200
Louchesqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 12
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Porte-étiquettesqté 20

Décoration

Nappesqté 32
Housses de chaiseqté 24
Banderoles de congrèsqté 6
Supports de badges nominatifsqté 180
Lanyardsqté 180
Panneaux directionnelsqté 18
Numéros de tableqté 24
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubelles avec couvercleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de publier le formulaire d’inscription. Garde au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les intervenants, réserver les hôtels et organiser les déplacements.
Demande les biographies, présentations et besoins techniques dès la confirmation des intervenants, avec une date limite située 10 à 14 jours avant le congrès. Il restera du temps pour vérifier les traductions et les formats de fichiers.
Prévois un suivi hebdomadaire des inscriptions et mets à jour les informations des participants au fur et à mesure. Arrête les quantités du traiteur 3 à 5 jours avant l’événement, après avoir intégré les besoins alimentaires.
Teste toute la chaîne technique la veille : ordinateur, projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, adaptateurs HDMI, rallonges et multiprises. Prépare aussi un équipement de secours et vérifie la connexion Wi-Fi dans la salle.
Organise l’accueil avant l’ouverture des portes : badges triés par ordre alphabétique, listes imprimées, signalétique visible et comptoir d’inscription prêt. Fais vider et vérifier la salle au moins 60 minutes avant le premier échange.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès européen ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois pour un congrès européen. Ce délai permet de confirmer les intervenants, réserver leurs déplacements et hôtels, ouvrir les inscriptions, finaliser les traductions et sécuriser la technique.
Quand faut-il envoyer les invitations à un congrès ?: Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont suffisamment stables, généralement 8 à 12 semaines avant le congrès. Une relance peut partir 3 à 4 semaines avant la date limite d’inscription.
Quand confirmer le nombre de repas pour un congrès ?: Confirmez les quantités au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez une petite marge adaptée au nombre attendu plutôt que de commander très tôt sur une estimation.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez les présentations au plus tard 10 à 14 jours avant le congrès. Contrôlez ensuite les formats, les vidéos, les polices, les traductions et les adaptateurs nécessaires, puis rassemblez tous les fichiers sur l’ordinateur du congrès.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.