Zo organiseer je een escape roomwedstrijd

Begin niet met de decoratie, maar met het wedstrijdformat: hoeveel teams spelen tegelijk, hoeveel rondes zijn er en hoe bepaal je de winnaar? Reserveer daarna genoeg ruimtes en werk per escape room met een vaste puzzelset, timer en begeleider. Test alle opdrachten volledig voordat je uitnodigingen verstuurt. Op de wedstrijddag draait alles om een strak schema, duidelijke teamnummers en een korte briefing voor de begeleiders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimtes reserveren
3
Escape roomthema's kiezen
3 personen
4
Spelregels uitschrijven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Escape roomopdrachten testen
4 personen
9
Puzzelmaterialen controleren
2 personen
10
Teams indelen
2 personen
11
Teamindeling bevestigen
12
Spelbegeleiders instrueren
3 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Puzzelsets per ruimte verpakken
3 personen
16
Wedstrijdschema afdrukken
17
Locatie en sleutels controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Escape rooms inrichten
6 personen
20
Puzzels en sloten plaatsen
6 personen
21
Techniek en timers testen
3 personen
22
Buffet en drankpunt klaarmaken
3 personen
23
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
24
Briefing voor begeleiders houden
4 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Teams naar startpositie begeleiden
4 personen
27
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
28
Eerste speelronde begeleiden
6 personen
29
Puzzels tussen rondes resetten
6 personen
30
Tussenstand verwerken
2 personen
31
Tweede speelronde begeleiden
6 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes en buffet serveren
3 personen
34
Finaleronde begeleiden
6 personen
35
Scores controleren
2 personen
36
Winnaar bekendmaken
2 personen
37
Prijzen uitreiken
2 personen
38
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

39
Puzzels en decoratie verzamelen
5 personen
40
Servies en materialen afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
42
Ruimtes schoonmaken
4 personen
43
Meubilair terugplaatsen
4 personen
44
Locatie afsluiten
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Uitslag en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Bluetoothspeakersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Printers

Spelmateriaal

Cijferslotenaantal 16
Hangslotenaantal 12
Kistjes met slotaantal 8
UV-lampenaantal 8
UV-stiftenaantal 8
Puzzelkaartenaantal 80
Enveloppenaantal 80
Notitieblokkenaantal 16
Pennenaantal 40
Rekenmachinesaantal 8
Magnetische lettersaantal 8
Puzzelaccessoiresaantal 8

Decoratie

Themadecoratieaantal 8
Pijlbordjesaantal 12
Teamkleurkaartjesaantal 60
Wedstrijdnummerkaartenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Scharenaantal 8
Plakbandrollenaantal 8
Tafellopersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per speelronde een vaste wisseltijd en voeg minimaal 10 minuten buffer toe voor uitleg, verplaatsen en het opnieuw klaarzetten van puzzels. Zonder die buffer loopt het schema al na de eerste ronde uit.
Test elke escape room met iemand die de oplossing niet kent. Controleer daarbij alle cijfersloten, hangsloten, UV-opdrachten, laptops en timers; één ontbrekende aanwijzing kan een hele ronde stilleggen.
Verpak de puzzelmaterialen per ruimte in afzonderlijke sets. Label enveloppen, kistjes, puzzelkaarten en accessoires met het ruimte- of teamnummer, zodat begeleiders niet tijdens de wedstrijd hoeven te zoeken.
Bevestig de teamindeling uiterlijk 2 dagen vooraf en geef elk team een nummer of kleur. Zo verloopt de ontvangst sneller en weet iedereen direct naar welke ruimte en tafel hij moet.
Test techniek op locatie op dezelfde dag: verbind laptops, tablets en Bluetoothspeakers, controleer stopcontacten en leg per ruimte een verlengsnoer, stekkerdoos en eventueel powerbank klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een escape roomwedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voorbereiding. Reserveer de locatie en bepaal het format in de eerste week, test de opdrachten uiterlijk 7 dagen vooraf en maak het wedstrijdschema minimaal 2 dagen voor het evenement.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een escape roomwedstrijd?: Plan minimaal 1 begeleider per gelijktijdig gebruikte escape room. Voeg 1 centrale organisator toe voor ontvangst, tijdregistratie en problemen; bij 4 ruimtes heb je dus minstens 5 mensen nodig.
Hoe lang duurt een escape roomwedstrijd?: Plan per ronde de speeltijd plus ongeveer 15 minuten voor briefing, wisselen en resetten. Bij 3 rondes van 45 minuten kom je met wisseltijd en ontvangst al snel op ongeveer 3 uur.
Wanneer deel je de teams in voor een escape roomwedstrijd?: Maak de teamindeling uiterlijk 2 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Print daarnaast een reserve-indeling voor het geval iemand op de dag zelf uitvalt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.