Cómo organizar un concurso de escape room paso a paso

Un concurso de escape room necesita más coordinación que una partida normal: varias salas, equipos que empiezan a distintas horas y un sistema claro para registrar los resultados. Empieza definiendo el formato y la duración, reserva las salas y prueba cada acertijo antes de invitar a nadie. Después organiza las inscripciones, forma los equipos y prepara un paquete de materiales para cada sala. El día del evento, el calendario impreso, los monitores instruidos y los temporizadores comprobados evitan la mayoría de los retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Reservar el lugar y las salas
3
Elegir temas de escape room
3 personas
4
Redactar las reglas del juego
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Probar las pruebas de la escape room
4 personas
9
Comprobar los materiales del rompecabezas
2 personas
10
Asignar equipos
2 personas
11
Confirmar la distribución del equipo
12
Instruir a los monitores de juego
3 personas
13
Comprobar la lista de la compra
14
Hacer la compra
2 personas
15
Empaquetar sets de puzzles por sala
3 personas
16
Imprimir el calendario de la competición
17
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
18
Colocar mesas y sillas
4 personas
19
Montar las salas de escape
6 personas
20
Colocar los rompecabezas y las cerraduras
6 personas
21
Probar la técnica y los temporizadores
3 personas
22
Preparar el bufé y el punto de bebidas
3 personas
23
Montar la mesa de inscripción
2 personas
24
Hacer la briefing para los acompañantes
4 personas

Evento

25
Recepción de participantes
3 personas
26
Acompañar a los equipos a la posición de salida
4 personas
27
Explicar las reglas del concurso
2 personas
28
Guiar la primera ronda
6 personas
29
Reiniciar los rompecabezas entre rondas
6 personas
30
Procesar el marcador parcial
2 personas
31
Dirigir la segunda ronda
6 personas
32
Rellenar las bebidas
2 personas
33
Servir los aperitivos y el bufé
3 personas
34
Guiar la ronda final
6 personas
35
Comprobar puntuaciones
2 personas
36
Anunciar al ganador
2 personas
37
Entregar premios
2 personas
38
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

39
Reunir puzzles y decoración
5 personas
40
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
41
Recoger y separar la basura
3 personas
42
Limpiar espacios
4 personas
43
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
44
Cerrar el recinto
2 personas
45
Devolver el material prestado
2 personas
46
Compartir los resultados y las fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 2
Percheroscant. 2
Papeleracant. 4

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Cronómetroscant. 8
Altavoces Bluetoothcant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Impresoras

Material de juego

Candados de combinacióncant. 16
Candadoscant. 12
Cajas con cerraduracant. 8
Lámparas UVcant. 8
Rotuladores UVcant. 8
Tarjetas de rompecabezascant. 80
Sobrescant. 80
Bloc de notascant. 16
Bolígrafoscant. 40
Calculadorascant. 8
Letras magnéticascant. 8
Accesorios de rompecabezascant. 8

Decoración

Decoración temáticacant. 8
Carteles de flechascant. 12
Tarjetas de color de equipocant. 60
Tarjetas con número de competicióncant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Tazas de cafécant. 40

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para servircant. 8
Tijerascant. 8
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Manteles runnerscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define primero la estructura de la competición: cuántas salas habrá, cuánto durará cada ronda y cómo se decidirá el ganador. Deja entre 10 y 15 minutos entre rondas para mover equipos y reiniciar los acertijos.
Prueba cada sala completa al menos 7 días antes. Comprueba cerraduras, cajas, lámparas UV, tarjetas, temporizadores y cualquier elemento técnico en el mismo orden en que lo usará el equipo.
Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes y pregunta entonces por alergias o preferencias dietéticas. Así puedes asignar equipos y calcular la comida sin depender de respuestas de última hora.
Prepara un set separado para cada sala y numéralo antes del montaje. Incluye también repuestos de bolígrafos, sobres, pilas o baterías y una lista de comprobación para que ningún accesorio quede en otra habitación.
Llega al menos 2 horas antes para comprobar llaves, montar mesas y sillas, colocar la señalización y probar los altavoces, alargadores y temporizadores. Reserva los últimos 30 minutos para la recepción y la explicación a acompañantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un concurso de escape room?: Calcula entre 3 y 4 semanas para un concurso con varias salas. Reserva el lugar al principio, cierra las inscripciones 5-7 días antes y realiza la prueba completa de los juegos al menos una semana antes.
¿Cuánto dura un concurso de escape room?: Una ronda suele durar entre 45 y 60 minutos. Añade 10-15 minutos entre rondas para cambiar equipos, reiniciar salas y actualizar la clasificación; con tres rondas, el evento completo puede ocupar entre 3 y 4 horas.
¿Cuántas personas debe tener cada equipo de escape room?: Forma equipos de 4 a 6 personas para que todos puedan participar sin saturar la sala. Si una sala admite menos jugadores, indícalo en las reglas y confirma la distribución de los equipos antes del día del concurso.
¿Cuándo hay que probar las pruebas de un escape room?: Haz una prueba completa 7 días antes y otra comprobación el mismo día, al menos 2 horas antes de abrir. Verifica especialmente las cerraduras, las cajas, los temporizadores, la iluminación UV y los materiales de cada paquete.

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