Zo organiseer je een escape room zonder last-minute gedoe

Begin met de reservering van de escape room, niet met de uitnodiging. Het aantal kamers, de groepsgrootte en beschikbare starttijden bepalen hoeveel mensen mee kunnen en hoe je teams indeelt. Regel daarna het diner, verzamel dieetwensen en controleer vervoer en parkeergegevens. In de laatste week draait alles om bevestigen: deelnemers, teams, route, materialen en de ontvangst. Zo staat iedereen op tijd klaar en hoef je tijdens de activiteit niet meer te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Escape room reserveren
2
Aantal kamers afstemmen
3
Dinerlocatie reserveren
4
Deelnemerslijst opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vervoer inventariseren
9
Teams indelen
2 personen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Escape room bevestigen
12
Dinerreservering bevestigen
13
Laatste afmeldingen verwerken
14
Teams definitief indelen
2 personen
15
Route en parkeergegevens delen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
18
Teamkaarten voorbereiden
19
Prijsvraag voorbereiden
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Locatiecontactgegevens controleren
22
Catering klaarzetten
2 personen
23
Teamkaarten klaarleggen
24
Ontvangsttafel opstellen
2 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Dranken serveren
2 personen
28
Spelregels toelichten
29
Teams naar kamers begeleiden
3 personen
30
Escape room spelen
24 personen
31
Teamfoto maken
2 personen
32
Pauzedranken bijvullen
2 personen
33
Score en winnaar bepalen
2 personen
34
Prijs uitreiken
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dinerlocatie begeleiden
2 personen
37
Diner serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Afscheid en bedankje geven

Nazorg

41
Overgebleven eten verpakken
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
2 personen
46
Materialen inpakken
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
48
Foto's met deelnemers delen
49
Openstaande rekeningen betalen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Buffettafelaantal 2

Servies

Bordenaantal 30
Kommenaantal 30
Glazenaantal 36
Koffiekopjesaantal 30
Messenaantal 30
Vorkenaantal 30
Lepelsaantal 30
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 3
Opladersaantal 3
Smartphonehouder
Krukken voor tassenaantal 6

Decoratie

Teamkaartjesaantal 24
Naamstickersaantal 30
Tafelkledenaantal 6
Prijstrofee
Ballonnenaantal 30
Ballonnenlintaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Vuilniszakhouder

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de escape room zodra je een voorkeursdatum hebt. Vraag meteen hoeveel kamers je nodig hebt en hoeveel deelnemers per kamer passen; bij een grote groep kan één starttijd onvoldoende zijn.
Stuur de uitnodiging pas nadat de beschikbare groepsgrootte en starttijd vaststaan. Vraag daarin direct om aanmelding, dieetwensen en informatie over vervoer, zodat je niet later achter ontbrekende gegevens aan hoeft.
Plan het diner met voldoende speling na de escape room. Houd minstens 60 tot 90 minuten tussen de verwachte eindtijd en het tijdstip van de reservering voor uitloop, napraten en de verplaatsing.
Maak de teams definitief nadat de laatste afmeldingen zijn verwerkt. Leg teamkaartjes klaar en deel de indeling uiterlijk 24 uur vooraf, samen met de route, parkeergegevens en locatiecontactgegevens.
Koel dranken enkele uren vooraf en controleer de ontvangsttafel vóór aankomst. Leg naamstickers, teamkaarten, opladers en eventuele prijstrofee klaar; juist kleine ontvangstmaterialen worden vaak pas gemist wanneer de eerste deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een escape room reserveren?: Reserveer bij voorkeur 3 tot 6 weken vooraf. Voor grotere groepen of meerdere kamers is 6 tot 8 weken veiliger, omdat passende starttijden sneller vol zitten.
Hoeveel mensen zitten er in één escape roomteam?: Dat verschilt per kamer, maar reken vaak op ongeveer 4 tot 8 deelnemers per team. Vraag de aanbieder vóór het versturen van uitnodigingen naar de maximale groepsgrootte en het aantal beschikbare kamers.
Hoeveel tijd moet je plannen voor een escape room met diner?: Reken op ongeveer 2 uur voor ontvangst, uitleg en het spel, plus 60 tot 90 minuten voor uitloop en vervoer naar het diner. Reserveer het diner daarom niet direct op de verwachte eindtijd.
Wanneer deel je de teams voor een escape room in?: Verwerk eerst de laatste afmeldingen en maak de teams 24 tot 48 uur vooraf definitief. Verstuur de indeling tegelijk met route-, parkeer- en aankomstinformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.