Organiser une escape room sans rien laisser au hasard

Une escape room se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, fixer le nombre de participants, puis organiser les équipes et le repas. Commence par vérifier combien de joueurs chaque salle accepte et réserve le dîner assez tôt pour éviter les contraintes de dernière minute. Les besoins alimentaires, les transports et les annulations doivent être centralisés avant de confirmer les réservations. Le jour même, prévois un accueil simple, des cartes d’équipe et toutes les informations pratiques au même endroit.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver une escape room
2
Adapter le nombre de chambres
3
Réserver le lieu du dîner
4
Établir la liste des participants
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recenser les moyens de transport
9
Répartir les équipes
2 personnes
10
Envoyer les informations aux participants
11
Confirmer l’escape room
12
Confirmer la réservation du dîner
13
Traiter les dernières annulations
14
Répartir définitivement les équipes
2 personnes
15
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
18
Préparer les cartes d’équipe
19
Préparer le concours
20
Rassembler le matériel
2 personnes
21
Vérifier les coordonnées du lieu
22
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
23
Préparer les cartes d’équipe
24
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

25
Accueillir les participants
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Servir les boissons
2 personnes
28
Expliquer les règles du jeu
29
Accompagner les équipes jusqu'aux chambres
3 personnes
30
Faire l’escape room
24 personnes
31
Prendre la photo de l’équipe
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
33
Déterminer le score et le gagnant
2 personnes
34
Remettre le prix
35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
36
Encadrer le lieu du dîner
2 personnes
37
Servir le dîner
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Dire au revoir et remercier

Suivi

41
Emballer les restes
2 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
45
Nettoyer l’espace
2 personnes
46
Emballer le matériel
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
48
Partager les photos avec les participants
49
Régler les factures impayées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 30
Bolsqté 30
Verresqté 36
Tasses à caféqté 30
Couteauxqté 30
Fourchettesqté 30
Cuillèresqté 30
Louchesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4
Machine à café
Bouilloire
Thermosqté 3
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3

Équipement

Enceinte Bluetooth
Batteries externesqté 3
Chargeursqté 3
Support pour smartphone
Tabourets pour sacsqté 6

Décoration

Cartes d'équipeqté 24
Étiquettes nominativesqté 30
Nappesqté 6
Trophée du prix
Ballonsqté 30
Ruban à ballonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3
Porte-sac-poubelle

Catering

Courses

Conseils

Réserve l’escape room avant d’envoyer les invitations et vérifie le nombre de salles nécessaires selon l’effectif prévu. Garde une petite marge, car une équipe de 5 ou 6 personnes ne se répartit pas comme un groupe de 10.
Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les désistements, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir définitivement les équipes.
Réserve le restaurant dès que le créneau de l’escape room est confirmé, en laissant au moins 30 à 45 minutes pour les déplacements et les éventuels retards. Communique aussi l’adresse, l’itinéraire et les possibilités de stationnement.
Envoie les équipes et les informations pratiques 3 à 5 jours avant l’événement, puis renvoie un rappel la veille. Indique l’heure d’arrivée demandée, car les consignes de sécurité et le briefing commencent souvent avant le jeu.
Prépare l’accueil avant l’arrivée du groupe : table, étiquettes nominatives, cartes d’équipe, boissons fraîches et matériel chargé. Vérifie aussi les coordonnées du lieu le matin même et garde des batteries externes ou des chargeurs disponibles.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver une escape room ?: Pour un groupe, réserve idéalement 3 à 6 semaines à l’avance, surtout si tu veux plusieurs salles au même horaire. Confirme la réservation une semaine avant, puis vérifie l’effectif final 2 à 3 jours avant.
Combien de personnes faut-il par équipe pour une escape room ?: Cela dépend de la capacité indiquée par la salle, mais une équipe de 4 à 6 personnes est généralement plus facile à organiser. Demande les capacités exactes avant de répartir les participants et prévois une équipe distincte si le groupe dépasse la capacité d’une salle.
Quand envoyer les invitations pour une escape room ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée environ 10 jours avant. Demande dès l’inscription les allergies, régimes alimentaires et moyens de transport.
À quelle heure faut-il arriver pour une escape room ?: Demande aux participants d’arriver 15 à 20 minutes avant l’heure de réservation. Ce délai couvre l’accueil, la formation des équipes, les consignes et les éventuels retards de transport.

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