Escape Room organisieren: So planst du den Abend
Bei einem Escape-Room-Abend hängt der Ablauf an zwei Reservierungen: dem Spiel und dem anschließenden Essen. Kläre zuerst Raumanzahl, Gruppengröße und Termin, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Essenswünsche und Informationen zur Anreise, teilst die Teams ein und bestätigst beide Buchungen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Empfang, vorbereitete Teamkarten und einen Plan für Getränke, Transport und die Zeit nach dem Spiel.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Escape Room reservieren
- 2
Anzahl der Zimmer abstimmen
- 3
Dinner-Location reservieren
- 4
Teilnehmerliste erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Transport inventarisieren
- 9
Teams einteilen
2 Personen
- 10
Teilnehmerinformationen versenden
- 11
Escape Room bestätigen
- 12
Abendessenreservierung bestätigen
- 13
Letzte Abmeldungen bearbeiten
- 14
Teams endgültig einteilen
2 Personen
- 15
Route und Parkinformationen teilen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
- 18
Teamkarten vorbereiten
- 19
Gewinnspiel vorbereiten
- 20
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 21
Kontaktdaten des Veranstaltungsortes prüfen
- 22
Catering bereitstellen
2 Personen
- 23
Teamkarten bereitlegen
- 24
Empfangstisch aufbauen
2 Personen
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 27
Getränke servieren
2 Personen
- 28
Spielregeln erläutern
- 29
Teams zu den Zimmern begleiten
3 Personen
- 30
Escape Room spielen
24 Personen
- 31
Teamfoto machen
2 Personen
- 32
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Punkte und Gewinner bestimmen
2 Personen
- 34
Preis überreichen
- 35
Snacks servieren
2 Personen
- 36
Dinnerevent-Location betreuen
2 Personen
- 37
Abendessen servieren
3 Personen
- 38
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 39
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 40
Verabschiedung und Dank sagen
Nachbereitung
- 41
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 42
Abfall sammeln
2 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Tische und Stühle aufräumen
2 Personen
- 45
Raum reinigen
2 Personen
- 46
Materialien einpacken
2 Personen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
- 48
Fotos mit Teilnehmenden teilen
- 49
Offene Rechnungen bezahlen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- Buffet-TischAnz. 2
Geschirr
- TellerAnz. 30
- SchalenAnz. 30
- GläserAnz. 36
- KaffeetassenAnz. 30
- MesserAnz. 30
- GabelnAnz. 30
- LöffelAnz. 30
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- Kaffeemaschine
- Wasserkocher
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 3
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- PowerbanksAnz. 3
- LadegeräteAnz. 3
- Smartphone-Halter
- KofferständerAnz. 6
Dekoration
- TeamkartenAnz. 24
- NamensaufkleberAnz. 30
- TischdeckenAnz. 6
- Preistrophäe
- BallonsAnz. 30
- BallonbandAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- Müllsackhalter
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Escape Room zuerst und stimme die Anzahl der Räume auf die Gruppengröße ab. Plane die Restaurantreservierung direkt im Anschluss, damit zwischen Spielende und Essen kein unnötig langer Leerlauf entsteht.
- Verschicke die Einladungen früh genug, um Anmeldungen, Absagen und Ernährungswünsche zu erfassen. Frage außerdem ab, wer selbst fährt und wer eine Mitfahrgelegenheit braucht.
- Teile die Teams nicht erst am Eingang ein. Bereite Teamkarten vor und verschicke die endgültige Einteilung zusammen mit Treffpunkt, Route und Parkinformationen spätestens am Vortag.
- Bestätige Escape Room und Abendessen kurz vor dem Termin erneut und prüfe die Kontaktdaten des Veranstaltungsortes. Gerade bei mehreren Räumen sollte klar sein, wer bei Verspätungen erreichbar ist.
- Richte am Treffpunkt einen Empfangstisch ein und lege Namensaufkleber, Teamkarten und benötigte Materialien bereit. Getränke sollten gekühlt sein; Powerbanks und Ladegeräte verhindern, dass die Kommunikation bei leerem Smartphone-Akku ausfällt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Escape Room für eine Gruppe reservieren?
- Reservier den Escape Room möglichst 4 bis 6 Wochen vorher. Bei größeren Gruppen oder mehreren Räumen solltest du eher 6 bis 8 Wochen einplanen, damit alle Teams im passenden Zeitfenster spielen können.
- Wie teilt man die Teams für einen Escape Room ein?
- Teile die Gruppe nach der Anmeldefrist und spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin ein. Berücksichtige Gruppengröße, gemeinsame Anreise und besondere Wünsche, ohne die Einteilung erst am Veranstaltungsort zu improvisieren.
- Wann sollte man das Restaurant nach dem Escape Room buchen?
- Buche das Abendessen gleichzeitig mit dem Escape Room und plane etwa 30 bis 45 Minuten zwischen Spielende und Restaurantbeginn ein. So bleiben Zeit für den Weg, verspätete Teams und das Bezahlen.
- Was muss man am Tag des Escape Rooms mitbringen?
- Lege Teamkarten, Namensaufkleber, Smartphones, Ladegeräte und gegebenenfalls Powerbanks bereit. Getränke, gekühlte Vorräte und Materialien sollten mindestens 30 Minuten vor dem vereinbarten Treffpunkt kontrolliert und zugänglich sein.
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