Zo organiseer je een erfenisveiling stap voor stap

Begin een erfenisveiling niet met de zaal, maar met de kavels. Leg eerst de veilingdatum, voorwaarden en registratie vast en maak daarna een volledige kavellijst met nummers, foto’s en beschrijvingen. Vervolgens regel je de veilingmeester, publiciteit, aanmeldingen en betaling. In de laatste dagen draait alles om controleren, verpakken, transport en een logische zaalindeling. Zo voorkom je dat een ontbrekend lotgegeven of een onduidelijk biednummer op de dag zelf het tempo eruit haalt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum bevestigen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Inschrijfformulier maken
5
Kavellijst samenstellen
3 personen
6
Kavels nummeren
3 personen
7
Kavels fotograferen
2 personen
8
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
9
Veilingadvertentie publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Parkeerinformatie versturen
14
Reserveringen maken
15
Veilingmeester bevestigen
16
Betalingsteam indelen
17
Kavels controleren
4 personen
18
Breekbare items verpakken
3 personen
19
Ontbrekende lotgegevens aanvullen
2 personen
20
Kavelkaarten afdrukken
2 personen
21
Biednummers voorbereiden
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Kavels naar locatie brengen
4 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Kavels per nummer uitstallen
5 personen
27
Kavelkaarten plaatsen
3 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Betaalbalie inrichten
2 personen
30
Geluidsinstallatie testen
2 personen
31
Verlichting controleren
2 personen
32
Routebordjes ophangen
2 personen
33
Dranken koelen
2 personen
34
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
35
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
36
Kassageld klaarleggen
2 personen
37
Consumpties klaarzetten
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Personeelsinstructies uitdelen

Event

40
Registratiebalie bemannen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Biednummers uitgeven
2 personen
43
Kavels laten bezichtigen
3 personen
44
Veiling openen
2 personen
45
Kavels veilen
3 personen
46
Verkochte kavels registreren
2 personen
47
Kavels naar afhaalzone brengen
3 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Tafels afruimen
2 personen
52
Betalingen verwerken
3 personen
53
Kavels uitgifte controleren
3 personen
54
Niet-opgehaalde kavels markeren
2 personen
55
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Restanten verpakken
3 personen
57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Kavels veilig opslaan
3 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Kavels aan kopers overdragen
3 personen
64
Openstaande betalingen opvolgen
65
Overgebleven spullen sorteren
3 personen
66
Onverkochte spullen retourneren
3 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Borg en sleutels afhandelen
69
Verkoopadministratie archiveren
2 personen
70
Facturen en bonnetjes bewaren
71
Bedankbericht versturen
72
Verkoopopbrengst overboeken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 4
Registratiebalie
Betaalbalie
Statafelsaantal 6
Transportkarrenaantal 3

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Luidsprekeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Opladersaantal 4
Rekenmachinesaantal 3
Kassa
Pinapparaat
Koelboxenaantal 4
Handkarrenaantal 2
Lijmpistolenaantal 2
Nietmachinesaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelcontainersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Veilingbord
Richtingsbordjesaantal 12
Welkomstbord
Prikbordenaantal 4
Fotolijstenaantal 6
Tafelnaambordjesaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Bureaulampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Inschrijfformulierenaantal 150
Kavelkaartenaantal 150
Verkoopbonnenaantal 150
Biednummersaantal 120
A4-papieraantal 500
Notitieblokkenaantal 12
Balpennenaantal 40
Potlodenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Plakbriefjesaantal 12
Kleeflabelsaantal 500
Ordnersaantal 8
Enveloppenaantal 200
Kassabonnenrollenaantal 10
Papieren polsbandjesaantal 150
Plakbandaantal 12
Verpakkingstapeaantal 12
Touwaantal 6
Kartonvellenaantal 100
Prikbordkaartenaantal 100
Plastic insteekhoezenaantal 200
Klembordenaantal 12
Schaaraantal 6
Stanleymessenaantal 3
Linialenaantal 4

Veilingmateriaal

Veilinghamer
Kaveldisplaysaantal 30
Presentatietafelsaantal 4
Nummerbordjesaantal 120
Tafelnummersaantal 20
Wachtrijpaaltjesaantal 8
Afzetlintaantal 4
Opbergkrattenaantal 30
Verhuisdekensaantal 20
Noppenfolieaantal 4
Verhuisdozenaantal 50
Inpakpapieraantal 4
Draagtasjesaantal 100
Handterminalsaantal 3
Geldkistaantal 2
Documentenkoffersaantal 4
Sleutellabelsaantal 50
Kabelbindersaantal 200
Werkhandschoenenaantal 12

Tips

Maak de kavellijst uiterlijk twee weken voor de veiling definitief. Geef elk kavel één uniek nummer en controleer of foto, beschrijving en fysiek item met elkaar overeenkomen.
Stel de veilingvoorwaarden op voordat je de advertentie en uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin onder meer hoe bieden, betalen en ophalen verlopen, zodat je tijdens de afrekening niet opnieuw hoeft uit te leggen wat de regels zijn.
Plan registratie en betaling als twee aparte werkpunten in. Zet bij binnenkomst een registratiebalie met inschrijfformulieren en biednummers klaar en richt een afzonderlijke betaalbalie in met kassa, pinapparaat, rekenmachines en een betalingsteam.
Controleer de techniek minimaal één uur voor de start. Test microfoon en luidspreker in de hele zaal en leg verlengkabels, stekkerdozen en opladers zo neer dat bezoekers er niet over kunnen struikelen.
Verpak breekbare kavels pas nadat ze opnieuw zijn gecontroleerd en gelabeld. Gebruik transportkarren of handkarren voor het verplaatsen naar de locatie en houd een aparte plek vrij voor kavels die nog niet compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een erfenisveiling aankondigen?: Publiceer de veilingadvertentie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Zo hebben geïnteresseerden tijd om zich aan te melden en kun je parkeerinformatie, voorwaarden en eventuele dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de veiling verwerken.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een erfenisveiling?: Reken op minimaal 3 weken voorbereiding voor een kleine veiling en langer als er veel kavels zijn. Plan de kavellijst, foto’s en beschrijvingen eerst; reserveer de laatste 2 dagen voor controleren, printen, verpakken en transport.
Wat moet ik op de dag van een erfenisveiling eerst doen?: Zet 2 tot 3 uur voor aanvang de registratie- en betaalbalie, tafels, stoelen en techniek klaar. Controleer daarna elk kavelnummer, leg de kavelkaarten en biednummers neer en spreek de volgorde af met de veilingmeester.
Hoe regel je de betaling na een erfenisveiling?: Laat gewonnen kavels direct na afloop afrekenen bij een aparte betaalbalie. Werk met minimaal 2 personen, noteer per koper de betaalstatus en controleer vóór vertrek of elk betaald kavel correct is meegegeven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.