Erbschaftsauktion organisieren: der praktische Ablauf

Bei einer Erbschaftsauktion entscheidet die Vorbereitung darüber, ob der Auktionstag ruhig abläuft. Lege zuerst Datum, Ort, Raumaufteilung und Auktionsbedingungen fest. Danach erfasst du jedes Los, nummerierst es, fotografierst die Gegenstände und veröffentlichst die Auktion. Plane außerdem frühzeitig Auktionator, Registrierung, Zahlung und Abholung ein. Besonders häufig fehlen am Ende Losdaten, klare Zahlungsabläufe oder ausreichend Platz für die Ausgabe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Auktionsdatum bestätigen
2
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
3
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
4
Anmeldeformular erstellen
5
Losenliste zusammenstellen
3 Personen
6
Lose nummerieren
3 Personen
7
Lose fotografieren
2 Personen
8
Losbeschreibungen schreiben
2 Personen
9
Auktionsanzeige veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Parkinformationen versenden
14
Reservierungen vornehmen
15
Auktionator bestätigen
16
Zahlungsteam einteilen
17
Lose kontrollieren
4 Personen
18
Empfindliche Gegenstände verpacken
3 Personen
19
Fehlende Losdaten ergänzen
2 Personen
20
Loskarten drucken
2 Personen
21
Auktionsnummern vorbereiten
2 Personen
22
Einkaufsliste prüfen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Lose zur Location bringen
4 Personen
25
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
26
Lose nach Nummer auslegen
5 Personen
27
Loskarten platzieren
3 Personen
28
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
29
Zahlungstheke einrichten
2 Personen
30
Beschallungsanlage testen
2 Personen
31
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
32
Wegweiser aufhängen
2 Personen
33
Getränke kühlen
2 Personen
34
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
35
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
36
Kassenwechselgeld bereitlegen
2 Personen
37
Getränke bereitstellen
3 Personen
38
Snacks vorbereiten
3 Personen
39
Mitarbeiteranweisungen verteilen

Event

40
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
41
Besucher empfangen
3 Personen
42
Gebotsnummern ausgeben
2 Personen
43
Parzellen besichtigen lassen
3 Personen
44
Auktion eröffnen
2 Personen
45
Lose versteigern
3 Personen
46
Verkaufte Lose erfassen
2 Personen
47
Lose zur Abholzone bringen
3 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Tische abräumen
2 Personen
52
Zahlungen abwickeln
3 Personen
53
Aushändigung der Lose prüfen
3 Personen
54
Nicht abgeholte Lose markieren
2 Personen
55
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

56
Restbestände verpacken
3 Personen
57
Kasse abschließen
2 Personen
58
Lose sicher verwahren
3 Personen
59
Abfall sammeln
3 Personen
60
Geschirr abwaschen
2 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
62
Location reinigen
3 Personen
63
Lose an Käufer übergeben
3 Personen
64
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
65
Übrig gebliebene Sachen sortieren
3 Personen
66
Unverkaufte Artikel zurückgeben
3 Personen
67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Kaution und Schlüssel abwickeln
69
Verkaufsunterlagen archivieren
2 Personen
70
Rechnungen und Belege aufbewahren
71
Dankesnachricht versenden
72
Verkaufserlös überweisen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
KlappischeAnz. 4
Registrierungstheke
Bezahltheke
StehtischeAnz. 6
TransportwagenAnz. 3

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadegeräteAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 3
Kasse
Kartenterminal
KühlboxenAnz. 4
HandkarrenAnz. 2
HeißklebepistolenAnz. 2
TackerAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 16
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KühlcontainerAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
Auktionsschild
WegweiserAnz. 12
Willkommensschild
PinnwändeAnz. 4
BilderrahmenAnz. 6
TischnamensschilderAnz. 20
WimpelkettenAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
SchreibtischlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchhalterAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Papierwaren

AnmeldeformulareAnz. 150
LoskartenAnz. 150
VerkaufsbelegeAnz. 150
AuktionsnummernAnz. 120
A4-PapierAnz. 500
NotizblöckeAnz. 12
KugelschreiberAnz. 40
BleistifteAnz. 20
MarkerAnz. 12
KlebezettelAnz. 12
KlebeetikettenAnz. 500
OrdnerAnz. 8
UmschlägeAnz. 200
KassenbonrollenAnz. 10
PapierarmbänderAnz. 150
KlebebandAnz. 12
VerpackungsbandAnz. 12
SeilAnz. 6
KartonbögenAnz. 100
PinnwandkartenAnz. 100
Kunststoff-EinschubhüllenAnz. 200
KlemmbretterAnz. 12
SchereAnz. 6
CuttermesserAnz. 3
LinealeAnz. 4

Auktionsmaterial

Auktionshammer
Parzellen-DisplaysAnz. 30
PräsentationstischeAnz. 4
NummerntafelnAnz. 120
TischnummernAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 30
UmzugsdeckenAnz. 20
LuftpolsterfolieAnz. 4
UmzugskartonsAnz. 50
PackpapierAnz. 4
TragetaschenAnz. 100
HandterminalsAnz. 3
GeldkassetteAnz. 2
DokumentenkofferAnz. 4
SchlüsselanhängerAnz. 50
KabelbinderAnz. 200
ArbeitshandschuheAnz. 12

Tipps

Beginne mit der Losliste und vergebe die Nummern, bevor du Fotos und Beschreibungen erstellst. So stimmen Loskarten, Auktionsnummern und die spätere Abrechnung überein.
Plane die Raumaufteilung in drei Bereiche: Registrierung, Versteigerung und Bezahlung beziehungsweise Abholung. Stelle Tische und Stühle so auf, dass Besucher die Lose sehen und Mitarbeitende mit Transportwagen oder Handkarren arbeiten können.
Schließe die Losbeschreibungen spätestens einige Tage vor der Veröffentlichung ab. Prüfe dabei Maße, Zustand und fehlende Angaben; empfindliche Gegenstände solltest du erst nach der Kontrolle verpacken.
Teile für Registrierung und Zahlung jeweils mindestens zwei Personen ein. Halte Kasse, Kartenterminal, Taschenrechner, Laptop und Drucker am selben Arbeitsplatz bereit und teste Lautsprecher, Mikrofon sowie Verlängerungskabel vor dem Einlass.
Verschicke Parkinformationen und Zahlungsbedingungen spätestens 48 Stunden vor der Auktion. Bereite die Lose am Vortag für den Transport vor und kontrolliere beim Eintreffen in der Location erneut die Nummern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Erbschaftsauktion planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du die Lose erfassen, Fotos und Beschreibungen erstellen, die Anzeige veröffentlichen und Anmeldungen bearbeiten.
Wie nummeriert man Lose bei einer Erbschaftsauktion?: Vergib jede Losnummer genau einmal und führe sie in einer zentralen Liste. Nummeriere die Lose vor dem Fotografieren und drucke die Loskarten spätestens am Vortag.
Wie viele Helfer braucht man für eine Erbschaftsauktion?: Für eine kleine Auktion solltest du mindestens 5 Helfer einplanen: einen Auktionator, zwei Personen für Registrierung und Kontrolle sowie zwei für Zahlung und Ausgabe. Bei vielen Losen oder Besuchern brauchst du zusätzliche Unterstützung für den Transport.
Wann sollte man die Zahlungsabwicklung festlegen?: Lege die Zahlungsbedingungen spätestens 2 Wochen vor dem Termin fest und teile sie in der Auktionsanzeige mit. Prüfe 1 bis 2 Tage vorher Kasse, Kartenterminal, Ladegeräte und Wechselgeld.

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