Erfenisveiling organiseren: praktische checklist
Een erfenisveiling vraagt meer voorbereiding dan alleen kavels verzamelen. Je moet de veilingvoorwaarden vastleggen, elk kavel nummeren en beschrijven, en registratie en betaling op de dag zelf soepel laten verlopen. Begin uiterlijk vier tot zes weken vooraf met datum, locatie en kavellijst. Plan daarna de communicatie, controle en het vervoer van de spullen. Met deze checklist houd je overzicht over de 72 taken en 104 benodigdheden van het plan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Veilingdatum bevestigen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Kavellijst samenstellen
3 personen
Kavels nummeren
3 personen
Kavels fotograferen
2 personen
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
Veilingadvertentie publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Reserveringen maken
Veilingmeester bevestigen
Betalingsteam indelen
Kavels controleren
4 personen
Breekbare items verpakken
3 personen
Ontbrekende lotgegevens aanvullen
2 personen
Kavelkaarten afdrukken
2 personen
Biednummers voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Kavels naar locatie brengen
4 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Kavels per nummer uitstallen
5 personen
Kavelkaarten plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Betaalbalie inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Kassageld klaarleggen
2 personen
Consumpties klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Personeelsinstructies uitdelen
Event
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Biednummers uitgeven
2 personen
Kavels laten bezichtigen
3 personen
Veiling openen
2 personen
Kavels veilen
3 personen
Verkochte kavels registreren
2 personen
Kavels naar afhaalzone brengen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Betalingen verwerken
3 personen
Kavels uitgifte controleren
3 personen
Niet-opgehaalde kavels markeren
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Restanten verpakken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Kavels veilig opslaan
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Kavels aan kopers overdragen
3 personen
Openstaande betalingen opvolgen
Overgebleven spullen sorteren
3 personen
Onverkochte spullen retourneren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Verkoopadministratie archiveren
2 personen
Facturen en bonnetjes bewaren
Bedankbericht versturen
Verkoopopbrengst overboeken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 90
- Klaptafelsaantal 4
- Registratiebalie
- Betaalbalie
- Statafelsaantal 6
- Transportkarrenaantal 3
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Luidsprekeraantal 2
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Opladersaantal 4
- Rekenmachinesaantal 3
- Kassa
- Pinapparaat
- Koelboxenaantal 4
- Handkarrenaantal 2
- Lijmpistolenaantal 2
- Nietmachinesaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 90
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelelementenaantal 16
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Koelcontainersaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Veilingbord
- Richtingsbordjesaantal 12
- Welkomstbord
- Prikbordenaantal 4
- Fotolijstenaantal 6
- Tafelnaambordjesaantal 20
- Vlaggenlijnenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Bureaulampenaantal 4
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
- Papieren handdoekhoudersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Papierwaren
- Inschrijfformulierenaantal 150
- Kavelkaartenaantal 150
- Verkoopbonnenaantal 150
- Biednummersaantal 120
- A4-papieraantal 500
- Notitieblokkenaantal 12
- Balpennenaantal 40
- Potlodenaantal 20
- Markeerstiftenaantal 12
- Plakbriefjesaantal 12
- Kleeflabelsaantal 500
- Ordnersaantal 8
- Enveloppenaantal 200
- Kassabonnenrollenaantal 10
- Papieren polsbandjesaantal 150
- Plakbandaantal 12
- Verpakkingstapeaantal 12
- Touwaantal 6
- Kartonvellenaantal 100
- Prikbordkaartenaantal 100
- Plastic insteekhoezenaantal 200
- Klembordenaantal 12
- Schaaraantal 6
- Stanleymessenaantal 3
- Linialenaantal 4
Veilingmateriaal
- Veilinghamer
- Kaveldisplaysaantal 30
- Presentatietafelsaantal 4
- Nummerbordjesaantal 120
- Tafelnummersaantal 20
- Wachtrijpaaltjesaantal 8
- Afzetlintaantal 4
- Opbergkrattenaantal 30
- Verhuisdekensaantal 20
- Noppenfolieaantal 4
- Verhuisdozenaantal 50
- Inpakpapieraantal 4
- Draagtasjesaantal 100
- Handterminalsaantal 3
- Geldkistaantal 2
- Documentenkoffersaantal 4
- Sleutellabelsaantal 50
- Kabelbindersaantal 200
- Werkhandschoenenaantal 12
Tips
- Stel de kavellijst minimaal drie weken voor de veiling samen. Geef elk kavel een uniek nummer, maak duidelijke foto’s en noteer ontbrekende lotgegevens direct.
- Maak de veilingvoorwaarden uiterlijk twee weken vooraf definitief. Vermeld daarin onder meer hoe bieden, betalen en afhalen verlopen, zodat discussies bij de betaalbalie worden voorkomen.
- Richt op de dag zelf aparte registratie- en betaalbalies in. Leg biednummers, inschrijfformulieren, een laptop, printer, rekenmachines, kassa en pinapparaat klaar voordat bezoekers arriveren.
- Plan het vervoer van de kavels minstens één dag vooraf. Gebruik transportkarren of handkarren voor zware en breekbare items en verpak kwetsbare spullen afzonderlijk.
- Maak de zaalindeling pas definitief nadat je de kavels hebt gecontroleerd. Zet tafels, klaptafels en stoelen klaar, houd loopruimte vrij en test microfoon, luidspreker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de start.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een erfenisveiling organiseren?
- Begin vier tot zes weken vooraf met de veilingdatum, locatie en zaalindeling. Rond de kavellijst en voorwaarden uiterlijk twee weken voor de veiling af.
- Hoe nummer je kavels voor een erfenisveiling?
- Geef ieder kavel één uniek oplopend nummer en gebruik dat nummer op de kavelkaart, foto, beschrijving en administratie. Controleer alle nummers minstens één keer voordat de advertentie wordt gepubliceerd.
- Wat heb je nodig bij de registratie van een erfenisveiling?
- Voorzie een registratiebalie van inschrijfformulieren, biednummers, een laptop en printer. Leg deze spullen minimaal 30 minuten voor opening klaar en test de printer vooraf.
- Hoe voorkom je problemen bij het betalen na een veiling?
- Wijs vooraf een betalingsteam aan en richt een aparte betaalbalie in met een kassa, pinapparaat en rekenmachines. Controleer betalingen per kavel en plan voldoende tijd voor het afhalen na afloop.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!