Cómo organizar una subasta de herencias sin perder el control

Una subasta de herencias necesita más preparación que una simple venta: cada lote debe estar identificado, descrito y listo para entregar. Empieza cerrando la fecha, el lugar y las condiciones, y después trabaja en paralelo la catalogación de los artículos y las inscripciones. La mayor parte de los problemas aparece cuando faltan datos de un lote, se imprimen tarde las tarjetas o no se separan las funciones de registro y cobro. Este plan te ayuda a seguir el orden adecuado hasta el montaje de la sala.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha de la subasta
2
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
3
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
4
Crear el formulario de inscripción
5
Preparar la lista de lotes
3 personas
6
Numerar los lotes
3 personas
7
Fotografiar las parcelas
2 personas
8
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
9
Publicar el anuncio de la subasta
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Enviar la información de aparcamiento
14
Hacer reservas
15
Confirmar al subastador
16
Asignar el equipo de pagos
17
Comprobar los lotes
4 personas
18
Empaquetar los artículos frágiles
3 personas
19
Completar los datos que faltan del lote
2 personas
20
Imprimir las tarjetas de lote
2 personas
21
Preparar números de puja
2 personas
22
Comprobar la lista de la compra
23
Hacer la compra
3 personas
24
Llevar los lotes al lugar
4 personas
25
Montar mesas y sillas
4 personas
26
Exponer los lotes por número
5 personas
27
Colocar las tarjetas de lotes
3 personas
28
Montar el mostrador de registro
2 personas
29
Montar el mostrador de pago
2 personas
30
Probar el sistema de sonido
2 personas
31
Comprobar la iluminación
2 personas
32
Colocar los carteles de ruta
2 personas
33
Enfriar bebidas
2 personas
34
Preparar el punto de café
2 personas
35
Realizar el control de seguridad
2 personas
36
Preparar el efectivo de caja
2 personas
37
Preparar las consumiciones
3 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Distribuir instrucciones al personal

Evento

40
Atender la mesa de registro
2 personas
41
Recibir a los visitantes
3 personas
42
Entregar los números de puja
2 personas
43
Dejar ver los lotes
3 personas
44
Abrir la subasta
2 personas
45
Subastar lotes
3 personas
46
Registrar los lotes vendidos
2 personas
47
Llevar los lotes a la zona de recogida
3 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
52
Procesar pagos
3 personas
53
Controlar la entrega de lotes
3 personas
54
Marcar los lotes no recogidos
2 personas
55
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

56
Empacar lo sobrante
3 personas
57
Cerrar la caja
2 personas
58
Almacenar los lotes de forma segura
3 personas
59
Recoger la basura
3 personas
60
Lavar la vajilla
2 personas
61
Recoger mesas y sillas
4 personas
62
Limpiar el lugar
3 personas
63
Entregar los lotes a los compradores
3 personas
64
Hacer seguimiento de los pagos pendientes
65
Clasificar los artículos sobrantes
3 personas
66
Devolver los artículos no vendidos
3 personas
67
Devolver el material prestado
2 personas
68
Gestionar la fianza y las llaves
69
Archivar la administración de ventas
2 personas
70
Guardar facturas y recibos
71
Enviar mensaje de agradecimiento
72
Transferir los ingresos de la venta
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mesas plegablescant. 4
Mostrador de registro
Mostrador de pagos
Mesas altascant. 6
Carros de transportecant. 3

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Altavozcant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cargadorescant. 4
Calculadorascant. 3
Caja registradora
Máquina de sellado
Neveras portátilescant. 4
Carritos de manocant. 2
Pistolas de pegamentocant. 2
Grapadorascant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Cuencoscant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 16
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Contenedores frigoríficoscant. 2

Decoración

Mantelescant. 12
Pizarra de subasta
Señales direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Tableros de corchocant. 4
Marcos de fotoscant. 6
Tarjetas con nombres para mesacant. 20
Guirnaldascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de papel de cocinacant. 4
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Artículos de papel

Formularios de inscripcióncant. 150
Cartas de lotecant. 150
Recibos de ventacant. 150
Números de pujacant. 120
Papel A4cant. 500
Bloc de notascant. 12
Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 20
Rotuladores fosforescentescant. 12
Notas adhesivascant. 12
Etiquetas adhesivascant. 500
Carpetas archivadorascant. 8
Sobrescant. 200
Rollos de reciboscant. 10
Pulseras de papelcant. 150
Cinta adhesivacant. 12
Cinta de embalajecant. 12
Cuerdacant. 6
Hojas de cartóncant. 100
Tarjetas para tablón de anuncioscant. 100
Fundas de plásticocant. 200
Portapapelescant. 12
Tijerascant. 6
Cúterescant. 3
Reglascant. 4

Material de subasta

Martillo de subasta
Expositores de campocant. 30
Mesas de presentacióncant. 4
Placas numeradascant. 120
Números de mesacant. 20
Postes de filacant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Cajas de almacenamientocant. 30
Mantas de mudanzacant. 20
Plástico de burbujascant. 4
Cajas de mudanzacant. 50
Papel de regalocant. 4
Bolsas de manocant. 100
Terminales portátilescant. 3
Caja registradoracant. 2
Maletines para documentoscant. 4
Etiquetas para llavescant. 50
Bridascant. 200
Guantes de trabajocant. 12

Consejos

Cierra la fecha, la distribución de la sala y las condiciones antes de publicar el anuncio. Deja al menos 3 semanas para recibir inscripciones, responder dudas y comunicar la información de aparcamiento.
Cataloga los lotes antes de fotografiarlos y publicarlos: asigna un número único, completa la descripción y anota cualquier dato pendiente. Comprueba cada lote una segunda vez antes de imprimir las tarjetas.
Separa físicamente tres puntos de trabajo: registro, subasta y pagos. Prepara números de puja, calculadoras y la caja registradora con antelación, y asigna al menos una persona responsable del cobro que no tenga que dirigir la subasta.
Haz una prueba técnica el día anterior con el portátil, la impresora, el micrófono, el altavoz y los cables alargadores. Un cable que falta o una tarjeta de lote ilegible puede retrasar toda la apertura.
Organiza el transporte por fragilidad y orden de salida. Empaqueta los artículos delicados, usa carros para los lotes pesados y revisa la lista completa al llegar al lugar, antes de montar mesas y sillas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que preparar una subasta de herencias?: Reserva como mínimo 3 semanas para catalogar los lotes, redactar las condiciones, publicar el anuncio y gestionar las inscripciones. Si hay muchos artículos o datos incompletos, empieza entre 4 y 6 semanas antes.
¿Qué información debe tener cada lote de una subasta?: Cada lote debería incluir un número, un título claro, una descripción, fotografías y cualquier defecto o dato que pueda influir en la puja. Completa los campos pendientes antes de publicar el lote y vuelve a comprobarlos el día anterior.
¿Cuándo se imprimen las tarjetas y los números de puja?: Imprime las tarjetas de lote y los números de puja después de cerrar la lista definitiva, idealmente entre 24 y 48 horas antes de la subasta. Así puedes corregir duplicados o cambios sin rehacer todo el material en el último momento.
¿Cómo se organiza el registro y el pago en una subasta?: Coloca el registro en la entrada y el mostrador de pagos en una zona separada del recorrido de los lotes. Asigna al menos una persona al registro y otra al cobro, y comprueba el efectivo, la caja registradora y las calculadoras antes de abrir.

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