Een ensembleconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin met de muzikale en praktische basis: bevestig het ensemble, de dirigent, de datum en de locatie voordat je kaartverkoop of promotie start. Leg daarna het programma vast en controleer muziekrechten, vergunningen en verzekering. Werk vervolgens de publiekskant uit met uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en catering. In de laatste weken komen techniek, podiumindeling en draaiboek samen. Plan op de concertdag tijd voor instrumentcontrole, soundcheck, zaalopbouw en het koelen van dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Ensemble en dirigent bevestigen
3
Programma en repertoire vastleggen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Kaartverkoop openen
8
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Reserveringen maken
12
Muziekrechten regelen
13
Techniek afstemmen
2 personen
14
Opstelling zaal bepalen
2 personen
15
Podiumindeling uitwerken
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Programma's afdrukken
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
19
Publiekslijst controleren
20
Catering bestellen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Muziek en materialen verzamelen
2 personen
23
Instrumenten controleren
3 personen
24
Catering voorbereiden
2 personen
25
Dranken koelen
26
Route en bewegwijzering controleren

Event

27
Zaal openen
2 personen
28
Podium opbouwen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Tafels opstellen
2 personen
31
Versiering ophangen
2 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
33
Verlichting installeren
2 personen
34
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
35
Instrumenten klaarzetten
3 personen
36
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
37
Programma's neerleggen
2 personen
38
Catering klaarzetten
2 personen
39
Ingang en kassa inrichten
2 personen
40
Ensemble ontvangen
2 personen
41
Kleedruimte inrichten
42
Publiek ontvangen
3 personen
43
Kaarten controleren
2 personen
44
Garderobe beheren
2 personen
45
Dranken serveren
2 personen
46
Concert aankondigen
47
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Pauzehapjes serveren
2 personen
50
Pauze begeleiden
3 personen
51
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
52
Applausmoment begeleiden
53
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
54
Catering afronden
2 personen
55
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
56
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
57
Garderobe leegruimen
2 personen

Nazorg

58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Zaal opruimen
4 personen
61
Podium afbreken
4 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Apparatuur controleren
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven catering opruimen
67
Onkosten verzamelen
68
Gevonden voorwerpen verwerken
69
Bedankbericht versturen
70
Foto's archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 8
Podiumdelenaantal 6
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Statafelsaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schoteltjesaantal 80
Gebaksbordenaantal 100
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Muziekmicrofoonsaantal 4
Presentatiemicrofoon
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 30
Pianokruk
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 12
USB-stickaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
LED-lampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Concertbanner
Menukaartenhoudersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 3
Dienbladenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de concertdag. Stem speakers, muziekmicrofoons, presentatiemicrofoon, mengpaneel en statieven vooraf af en leg vast wie tijdens de soundcheck verantwoordelijk is.
Maak de zaalindeling op papier voordat je stoelen, podiumdelen en muzieklessenaars neerzet. Controleer of dirigent, ensemble en publiek voldoende zicht- en loopruimte houden.
Open de kaartverkoop pas nadat datum, locatie en programma definitief zijn. Controleer de publiekslijst enkele dagen vooraf en neem een actuele versie mee naar de ontvangst.
Regel muziekrechten zodra het repertoire vaststaat. Wachten tot de laatste week kan betekenen dat je nog documenten of toestemming moet herstellen voordat het programma gedrukt wordt.
Werk met een concertdag-draaiboek met tijden voor opbouw, soundcheck, catering, ontvangst en start. Print het draaiboek, programma's en naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor en leg reservebatterijen, verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ensembleconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Bevestig in de eerste maand ensemble, dirigent, locatie en programma; open de kaartverkoop zodra die basis vaststaat.
Wanneer moet je het programma van een ensembleconcert vastleggen?: Leg het repertoire uiterlijk 8 tot 12 weken voor het concert vast. Regel daarna direct de muziekrechten en gebruik dezelfde definitieve volgorde voor promotie en programmadruk.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een ensembleconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor zaalopbouw, podiumindeling, verlichting en techniek. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor instrumentcontrole en soundcheck, afhankelijk van het aantal microfoons en spelers.
Wanneer moet je catering en drank voor een ensembleconcert regelen?: Bestel catering en dranken uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf, nadat het verwachte aantal bezoekers en de dieetwensen bekend zijn. Koel dranken op de concertdag minstens 3 uur voor ontvangst en controleer of glazen, kopjes, schoteltjes en waterkannen klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.