Organiser un concert d’ensemble, étape par étape

Un concert d’ensemble se prépare dans un ordre précis : commencez par bloquer la date, le lieu, l’ensemble et le chef d’orchestre, puis fixez le programme. Les autorisations, l’assurance et les droits musicaux doivent être traités avant d’ouvrir la billetterie. Ensuite, coordonnez la communication, les inscriptions et la technique. La dernière semaine sert surtout à vérifier les participants, le matériel, la scène, les programmes imprimés et l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Confirmer l'ensemble et le chef d'orchestre
3
Définir le programme et le répertoire
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir la billetterie
8
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Faire les réservations
12
Gérer les droits musicaux
13
Coordonner la technique
2 personnes
14
Déterminer l'agencement de la salle
2 personnes
15
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Imprimer les programmes
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
19
Vérifier la liste des participants
20
Commander le catering
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler la musique et le matériel
2 personnes
23
Vérifier les instruments
3 personnes
24
Préparer le service traiteur
2 personnes
25
Refroidir les boissons
26
Vérifier le parcours et la signalisation

Événement

27
Ouvrir la salle
2 personnes
28
Monter la scène
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les tables
2 personnes
31
Suspendre la décoration
2 personnes
32
Raccorder le matériel audio
2 personnes
33
Installer l'éclairage
2 personnes
34
Installer les pupitres
3 personnes
35
Installer les instruments
3 personnes
36
Effectuer la vérification du son
3 personnes
37
Déposer les programmes
2 personnes
38
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
39
Aménager l’entrée et la caisse
2 personnes
40
Accueillir l’ensemble
2 personnes
41
Aménager le vestiaire
42
Accueillir le public
3 personnes
43
Contrôler les billets
2 personnes
44
Gérer le vestiaire
2 personnes
45
Servir les boissons
2 personnes
46
Annoncer le concert
47
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir les en-cas de pause
2 personnes
50
Encadrer la pause
3 personnes
51
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
52
Animer le moment des applaudissements
53
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
54
Finaliser le catering
2 personnes
55
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
56
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
57
Vider le vestiaire
2 personnes

Suivi

58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Ranger la salle
4 personnes
61
Démonter la scène
4 personnes
62
Nettoyer le lieu
3 personnes
63
Vérifier l'équipement
2 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Ranger la nourriture restante du catering
67
Rassembler les frais
68
Traiter les objets trouvés
69
Envoyer un message de remerciement
70
Archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tables pliantesqté 8
Éléments de podiumqté 6
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Tasses à caféqté 80
Sous-tassesqté 80
Assiettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 6
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones de musiqueqté 4
Micro de présentation
Table de mixage
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Pupitres de musiqueqté 30
Tabouret de piano
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Piles de rechangeqté 12
Clé USBqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Bannière de concert
Présentoirs à menusqté 8
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 20

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Plateauxqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, la salle, l’ensemble et le chef d’orchestre. Faites valider le répertoire avant l’impression des programmes et prévoyez une marge pour les changements de dernière minute.
Traitez les autorisations, l’assurance et les droits musicaux avant de lancer la billetterie. À défaut, une formalité manquante peut retarder l’ouverture ou limiter le programme annoncé.
Planifiez la technique après avoir défini la scène et la disposition de la salle. Vérifiez le nombre de microphones, pupitres, haut-parleurs, rallonges et multiprises, puis testez-les sur place au moins une fois.
Fermez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires quelques jours avant la commande du catering. Refroidissez les boissons à l’avance et prévoyez des carafes d’eau, des tasses et de la vaisselle adaptées au service.
Préparez le déroulé, les badges, la liste des participants et les programmes imprimés avant le jour du concert. Le jour même, gardez une clé USB, des piles de rechange et du ruban gaffer dans un point technique facilement accessible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’ensemble ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer la salle, l’ensemble, le répertoire, les autorisations et les droits musicaux. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications, les impressions et la coordination finale.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert d’ensemble ?: Ouvrez-la lorsque la date, le lieu, le programme et les conditions d’accès sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Attendez d’avoir réglé les principales autorisations avant de communiquer largement.
Quand faire le test technique avant le concert ?: Organisez un test dans la salle au moins 7 jours avant, puis une vérification rapide le jour même. Contrôlez notamment la table de mixage, les microphones, les haut-parleurs, les projecteurs, les rallonges et les multiprises.
Quand commander le catering pour un concert d’ensemble ?: Commandez-le 3 à 5 jours avant, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Achetez ou faites livrer les produits frais assez tard pour conserver leur qualité, puis mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil.

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