Cómo organizar un concierto de conjunto sin perder el control
Organizar un concierto de conjunto exige coordinar música, sala, público y técnica en un orden claro. Empieza por confirmar la fecha, el lugar, el ensemble y el director; después cierra el repertorio, los permisos y la venta de entradas. La parte que más suele retrasarse es la técnica: distribución del escenario, micrófonos, iluminación, atriles y pruebas deben quedar coordinados antes del montaje. También conviene reservar con tiempo el catering y recoger las preferencias dietéticas de los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Confirmar el ensemble y el director
- 3
Fijar el programa y el repertorio
2 personas
- 4
Comprobar permisos
- 5
Comprobar el seguro
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Abrir la venta de entradas
- 8
Distribuir material promocional
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Hacer reservas
- 12
Gestionar los derechos musicales
- 13
Coordinar la técnica
2 personas
- 14
Determinar la disposición de la sala
2 personas
- 15
Definir la distribución del escenario
2 personas
- 16
Imprimir el plan de trabajo
- 17
Imprimir programas
2 personas
- 18
Preparar tarjetas de nombre
- 19
Comprobar la lista de asistentes
- 20
Pedir el catering
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Reunir la música y los materiales
2 personas
- 23
Comprobar instrumentos
3 personas
- 24
Preparar el catering
2 personas
- 25
Enfriar bebidas
- 26
Comprobar la ruta y la señalización
Evento
- 27
Abrir la sala
2 personas
- 28
Montar el escenario
4 personas
- 29
Colocar las sillas
4 personas
- 30
Montar mesas
2 personas
- 31
Colgar la decoración
2 personas
- 32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 33
Instalar la iluminación
2 personas
- 34
Colocar los atriles
3 personas
- 35
Preparar los instrumentos
3 personas
- 36
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 37
Colocar los programas
2 personas
- 38
Preparar la restauración
2 personas
- 39
Montar la entrada y la caja
2 personas
- 40
Recibir al ensemble
2 personas
- 41
Preparar el vestuario
- 42
Recibir al público
3 personas
- 43
Comprobar los mapas
2 personas
- 44
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 45
Servir las bebidas
2 personas
- 46
Anunciar el concierto
- 47
Coordinar la primera parte del concierto
2 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 50
Gestionar la pausa
3 personas
- 51
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
- 52
Coordinar el momento de aplausos
- 53
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 54
Cerrar el catering
2 personas
- 55
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
- 56
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 57
Vaciar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Lavar la vajilla
2 personas
- 60
Recoger la sala
4 personas
- 61
Desmontar el escenario
4 personas
- 62
Limpiar el lugar
3 personas
- 63
Comprobar el equipo
2 personas
- 64
Inventariar materiales
2 personas
- 65
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 66
Recoger el catering sobrante
- 67
Recopilar gastos
- 68
Gestionar los objetos perdidos
- 69
Enviar mensaje de agradecimiento
- 70
Archivar fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 100
- Mesas plegablescant. 8
- Piezas de escenariocant. 6
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 2
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platilloscant. 80
- Platos para postrecant. 100
- Cucharillascant. 80
- Cucharonescant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Termoscant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonos para músicacant. 4
- Micrófono de presentación
- Mesa de mezclas
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Atriles de músicacant. 30
- Taburete de piano
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Baterías de repuestocant. 12
- Memoria USBcant. 2
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Decoración
- Banner del concierto
- Portamenúscant. 8
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 20
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
- Abrebotellascant. 3
- Bandejascant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y el repertorio antes de imprimir programas o abrir la comunicación pública. Así evitas anunciar obras que todavía no están confirmadas y das al conjunto tiempo para preparar el material musical.
- Comprueba permisos, seguro y derechos musicales con varias semanas de margen. No los dejes para la semana del concierto: cualquier incidencia puede impedir la actuación o retrasar la apertura de puertas.
- Haz un plano de la sala y del escenario antes de alquilar o mover mobiliario. Cuenta las sillas, mesas, piezas de escenario, atriles y taburetes necesarios, y reserva espacio para cables, altavoces y circulación del público.
- Programa la coordinación técnica como una tarea propia, no como parte del montaje. Comprueba mesa de mezclas, micrófonos, soportes, focos, alargadores, regletas, cinta gaffer y baterías de repuesto antes de que llegue el ensemble.
- Encarga el catering y enfría las bebidas con antelación, especialmente si habrá recepción después del concierto. Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y comprueba la lista de asistentes antes de preparar platos, vasos, tazas y jarras de agua.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de conjunto?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En ese periodo puedes confirmar fecha, lugar, ensemble y repertorio, tramitar permisos y derechos, abrir la venta de entradas y coordinar la técnica sin concentrarlo todo en los últimos días.
- ¿Cuándo hay que cerrar el repertorio de un concierto?
- Procura cerrarlo al menos 6 semanas antes. Necesitarás tiempo para reunir las partituras, preparar el programa impreso, comunicar la duración del concierto y organizar la disposición del escenario según los instrumentos.
- ¿Cuándo se hace la prueba de sonido?
- Reserva como mínimo 60 minutos para la prueba técnica antes de la apertura de puertas. Comprueba cada micrófono, altavoz, soporte, cable y foco, y deja otros 15 minutos de margen para corregir problemas imprevistos.
- ¿Cuánto catering necesito para un concierto de conjunto?
- Calcula las cantidades según la lista final de asistentes y añade aproximadamente un 10 % de margen. Confirma las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y prepara bebidas, café y vajilla antes de que termine la actuación.
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