Zo organiseer je een energiecongres zonder losse eindjes

Begin met het programma en de datum, en werk daarna pas de locatie, sprekers en uitnodigingen uit. Voor een energiecongres komen registratie, presentaties en techniek vroeg samen: een ontbrekende adapter of late presentatie werkt direct door in de dagplanning. Leg daarom per onderdeel een uiterste datum vast en houd één overzicht bij voor aanmeldingen, dieetwensen en sprekersinformatie. Plan de laatste controle op locatie niet op de congresdag zelf, maar uiterlijk de dag ervoor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekerscontracten bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingstekst schrijven
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Sprekersinformatie verzamelen
11
Presentaties opvragen
12
Techniekleverancier bevestigen
13
Cateringmenu samenstellen
2 personen
14
Cateringhoeveelheden bestellen
15
Parkeerinformatie verzamelen
16
Route- en bewegwijzering maken
2 personen
17
Badges en aanwezigheidslijst maken
2 personen
18
Programmafolders printen
2 personen
19
Naamkaartjes printen
2 personen
20
Presentaties controleren
2 personen
21
Technische draaiboek maken
2 personen
22
Sprekersbriefing versturen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Techniek en materialen ophalen
3 personen
25
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

26
Zaal openen
2 personen
27
Ontvangstbalie plaatsen
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
30
Projectiescherm opstellen
2 personen
31
Beamer aansluiten
2 personen
32
Microfoons installeren
2 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Presentaties op laptop zetten
35
Techniek volledig testen
2 personen
36
Licht en ventilatie instellen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Badges klaarleggen
2 personen
39
Registratietafel bemannen
3 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Waterpunten vullen
2 personen
42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Sprekers naar zaal begeleiden
44
Deelnemers verwelkomen
3 personen
45
Opening aankondigen
46
Presentaties technisch begeleiden
2 personen
47
Tijd en programma bewaken
48
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
49
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Gebruikt servies afruimen
2 personen
52
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
53
Borrelhapjes uitzetten
3 personen
54
Buffet opbouwen
4 personen
55
Dinerbuffet openen
2 personen
56
Buffet en dranken serveren
4 personen
57
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
58
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
59
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
60
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Cateringrestanten koelen
2 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
65
Zaaltafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Locatie schoonmaken
3 personen
67
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Techniek terugbrengen
2 personen
71
Sprekers bedanken
72
Deelnemers bedankmail sturen
73
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Congrestafelsaantal 18
Ontvangsttafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Statafelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Klikkeraantal 2
Laptopladersaantal 3

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 140
Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 140
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Keukentangenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 140
Bloemstukkenaantal 12
Balpennenaantal 160
Programmafoldersaantal 140
Naamkaartjesaantal 140
Notitieblokkenaantal 140
Tafelnummersaantal 18
Pijlbordenaantal 12
Registratiebord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Zet eerst de congresstructuur vast: noteer per sessie de starttijd, eindtijd, spreker en benodigde techniek. Pas daarna kun je de zaalindeling, ontvangst en cateringhoeveelheden betrouwbaar bepalen.
Benader sprekers vroeg en vraag naast hun bevestiging ook hun presentatie en technische wensen op. Stuur een briefing met een vaste inlevertermijn, zodat je presentaties nog kunt controleren en op één presentatielaptop kunt verzamelen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie vaststaan. Verzamel dieetwensen niet mondeling bij de ontvangst, maar leg ze vooraf vast zodat de catering op aantallen kan bestellen.
Maak voor de techniek een aparte controlelijst met beamer, projectiescherm, microfoons, geluidsmixer, HDMI-kabels, USB-C-adapters en verlengkabels. Test elke aansluiting met de presentatielaptop voordat de eerste spreker binnenkomt.
Regel de publieksstroom als onderdeel van de voorbereiding: druk badges, aanwezigheidslijsten, programmafolders en naamkaartjes op basis van de actuele aanmeldingen. Controleer parkeerinformatie en bewegwijzering uiterlijk één week vooraf en leg materialen en techniek uiterlijk de dag ervoor op locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een energiecongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en het benaderen van sprekers. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, presentaties, cateringafstemming en technische controles.
Wanneer moet ik de sprekers voor een energiecongres vastleggen?: Benader sprekers zodra datum en programmaopzet bekend zijn, bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Bevestig contracten en vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op.
Wanneer bestel je de catering voor een energiecongres?: Verzamel dieetwensen tot ongeveer 7 dagen vooraf en bestel daarna de hoeveelheden. Houd de actuele deelnemerslijst nog tot 2 werkdagen voor het congres bij voor een laatste correctie.
Wanneer test je de techniek voor een energiecongres?: Test de volledige opstelling uiterlijk 1 dag vooraf op locatie, inclusief beamer, microfoons, geluid, presentatielaptop en aansluitkabels. Controleer op de congresdag zelf nog 60 minuten voor ontvangst of alles werkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.